Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Wetterskip Fryslân digitaliseert het volledige proces van bestellen tot betalen met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
Waterschap

Aantal medewerkers
634

Klant sinds
2014

Actief in
Nederland (Friesland en Groningen)

Doelstellingen

  • Het standaardiseren en digitaliseren van het inkoopproces.
  • Het vastleggen van een audit trail om alle uitgaven te kunnen verantwoorden.
  • Beter inzicht en controle over inkoopstromen.

Wat biedt de oplossing

  • Digitaal bestellen vanuit lopende contracten via één centraal platform.
  • Transparantie en efficiency in het operationele inkoopproces.
  • Beter inzicht in de verplichtingenadministratie en uitgaven.

Resultaten

  • De inkooporganisatie heeft direct inzicht in de status van bestellingen, orders, contracten en facturen.
  • Beter grip op budgetten.
  • Bedrijfsbrede transparantie van het hele proces.
  • Een snel en efficiënt autorisatieproces.
Bekijk PDF

Profiel

Met ruim 600 medewerkers waakt Wetterskip Fryslân over 200 kilometer zeedijken, 5.600 stuwen en 1.000 poldergemalen. En het waterschap zuivert afvalwater in 27 rioolwaterzuiveringen.
 
Kortom, Wetterskip Fryslân verzekert de inwoners van de provincie Friesland en het Groninger Westerkwartier van voldoende en schoon water en van veiligheid achter de dijken. ‘’Als publieke organisatie gaan wij zorgvuldig om met de beschikbare middelen”, vertelt Wilma Winands, functioneel applicatiebeheerder bij Wetterskip Fryslân. “Daarom maken we transparant waaraan we het belastinggeld van burgers en bedrijven besteden.”

Doelstellingen

De organisatie van Wetterskip Fryslân ging in 2014 over tot een proces gestuurde manier van werken, waarbij ook het operationele inkoopproces, van het plaatsen van bestellingen tot en met de factuurafhandeling, onder de loep werd genomen. Het waterschap kwam tot de conclusie dat veel medewerkers naar eigen inzicht hun bestellingen deden. Dat gebeurde vaak zonder goedkeuring vooraf. En medewerkers hadden ieder hun eigen werkwijze. Hierdoor kon het gebeuren dat medewerkers of afdelingen bestellingen deden buiten lopende contracten om. Dit maakte het lastig om een duidelijk beeld te krijgen van gemaakte afspraken en de actuele status van bestellingen en verplichtingen. Maar ook was niet duidelijk wat en hoeveel bij welke leveranciers werd besteld. Dit, naast de behoefte om het volledige inkoopproces te digitaliseren, was de aanleiding om het proces volledig te herzien. Daarbij bundelden inkopers, bestellers en andere belanghebbenden de krachten om tot een gezamenlijke blauwdruk te komen.
 
De doelstelling was om te komen tot één uniforme manier van bestellen en factuurafhandeling (purchase to pay) voor de hele organisatie. Door het operationele bestelproces te standaardiseren en alle aankopen vanuit lopende raamovereenkomsten via één centraal systeem te laten lopen, verwachtte de afdeling Inkoop meer efficiëntie en transparantie te realiseren in het inkoopproces. Om zo uiteindelijk kosten te besparen. De nieuwe werkwijze moest worden ondersteund door één geïntegreerd systeem waarbinnen zowel contractbeheer als het plaatsen van bestellingen, de goedkeuringen, de bewaking van de budgetten en de verwerking van orders en inkoopfacturen kon plaatsvinden. Voor de oplossing wilde Wetterskip Fryslân niet de complexiteit van een ERP-systeem, maar de flexibiliteit van een best-of-breed-oplossing die naadloos kon communiceren met het bestaande financiële systeem. Op basis van deze eisen werd een aanbesteding in de markt gezet, waarbij uiteindelijk de keuze viel op Proactis.

Wat biedt de oplossing

In samenwerking met Proactis formuleerde Wetterskip Fryslân een implementatieplan en werd de oplossing gefaseerd in de organisatie uitgerold. De koppelingen met de bestaande systemen vereisten extra aandacht, maar deze lopen inmiddels naar tevredenheid. Kende de organisatie voorheen ruim 180 bestellers, met de nieuwe werkwijze in dit aantal drastisch teruggebracht tot zo’n 35 bestellers. Zij verrichten – binnen hun bevoegdheid – inkopen voor de hele organisatie. Deze medewerkers kunnen zelf direct bestellingen plaatsen vanuit catalogi van vooraf geselecteerde leveranciers, die zijn gekoppeld aan het platform. Een autorisatieflow zorgt voor goedkeuring van elke order. Bestellingen, orders en leveringen worden zo automatisch verwerkt en gekoppeld aan de juiste factuur.

Door dit naadloos aan te sluiten op het financiële systeem is het proces van bestellen tot betalen enorm versneld en efficiënter geworden. Zo’n 30 procent van de inkomende facturen wordt ingelezen met scan- en herkensoftware. Het overgrote deel ontvangt Wetterskip Fryslân digitaal. Dit alles zorgt niet alleen voor bestelgemak, maar verkleint de kans op foutieve bestellingen en foute facturen achteraf. Ook voorkomt dit onnodige administratie en papierwerk. Naast tijdwinst levert dit ook besparingen op in proceskosten.

Resultaten

Kristian de Jong, Inkoopadviseur bij Wetterskip Fryslân ziet transparantie en efficiëntie in de processen als belangrijke voordelen van de nieuwe werkwijze. “Het platform geeft ons direct een volledig overzicht van onze bestellingen, betalingsverplichtingen en uitgaven. Dat compleet met een audit trail. We hebben nu meer controle over budgetten en kunnen de status van al dan niet openstaande facturen veel strakker bewaken. Ook zijn we beter in staat om afwijkingen te signaleren. Onlangs kwamen we erachter dat een leverancier per ongeluk in een bepaalde periode te veel had gefactureerd en dat dat niet overeenkwam met de afgesproken tarieven. Daardoor konden we een behoorlijk bedrag terugvorderen.”
 
Naar schatting gaan er ruim 10.000 orders en 20.000 facturen op jaarbasis door het systeem en worden meer dan 300 contracten centraal vastgelegd. ‘’Door standaardisatie in onze processen door te voeren krijgen we ook toegang tot strategische managementinformatie. Deze helpt ons om processen verder te optimaliseren. Met de waardevolle inzichten die het systeem ons verschaft kunnen wij beter voorbereid een aanbesteding ingaan”, vertelt De Jong. “Hebben we de mogelijkheden van een contract goed benut? Of kunnen we specifieke inkoopstromen bundelen? Met de antwoorden uit het systeem sta ik als inkoopadviseur sterker in onderhandelingen met de interne klant. Op deze manier leveren wij als Inkoop een wezenlijke bijdrage aan de bredere doelstellingen die we als organisatie hebben.”
 
Winands tot slot: “In de afgelopen jaren zijn wij erin geslaagd om een beduidende professionalisering door te voeren in onze operationele inkoop. We zien dat Wetterskip Fryslân hiermee een voorbeeld is voor andere publieke organisaties. Die zijn onder de indruk van de resultaten die we hebben bereikt. Wat wij altijd meegeven: de implementatie van een dergelijk proces raakt veel mensen in de organisatie. Zorg dat je het breed in je organisatie bespreekt om draagvlak te creëren. Alleen dan heeft het project kans om succesvol te zijn.”
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X