VolkerRail heeft beter grip
op out of pocket-spend,
leveranciers en de indirecte
kosten van het inkoop en
bestelproces met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
Bouw en infrastructuur

Aantal medewerkers
1.200

Klant sinds
2014

Actief in
Nederland en Duitsland

Doelstellingen

  • Standaardiseren van het volledige bestelproces tot aan de factuurafhandeling.
  • Transparantie in verplichtingen en out-of-pocket spend.
  • Aansluiten op bestaande ERP-systemen.

Wat biedt de oplossing

  • Decentrale autonomie: Medewerkers kunnen zelf bestellen bij vooraf goedgekeurde leveranciers.
  • Met overzichtelijk dashboard inzicht in het hele proces tot op detailniveau.
  • Bestellingen worden gedaan volgens juiste richtlijnen en procedures, dankzij een geautomatiseerde autorisatieflow. Iedere bestelling wordt door minimaal één persoon goedgekeurd.

Resultaten

  • Drastische verlaging van het administratieve werk met vier fte.
  • Besparing van vijf procent op de totale indirecte spend.
  • De inkoop- en uitgavenstroom is volledig geautomatiseerd, waardoor inkoop nu kan sturen op basis van verkregen data.
Bekijk PDF

Profiel

Van een nieuwe energieneutrale woning in één dag tot de aanleg van de grootste zeesluis ter wereld. De 120 ondernemingen van VolkerWessels hebben alles in huis. Van oudsher is het een familiebedrijf dat uitgroeide tot een internationaal en beursgenoteerd bouwconcern dat met 16.000 medewerkers voornamelijk actief is in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Noord-Amerika en Duitsland.

Think global, act local. Decentrale autonomie heeft bij VolkerWessels veel ondernemerschap gebracht. Daardoor kon het concern groeien tot een organisatie met 120 lokale werkmaatschappijen, die functioneren als zelfstandige ondernemingen. De VolkerWessels-ondernemingen hebben ieder een eigen winst- en marktverantwoordelijkheid, maar ze zijn ook onderdeel van een hecht, intern netwerk. VolkerRail, onderdeel van de divisie Infrastructuur Nederland, bouwt aan de beschikbaarheid van de Nederlandse infrastructuur. Van oorsprong was dat vooral spoor, maar nu werkt de onderneming ook aan sluizen, bruggen en luchthavens. In totaal werken er ongeveer 1.200 medewerkers. 

Doelstellingen

Kostenbesparingen en efficiëntere bedrijfsprocessen zijn actuele thema’s in de bouw- en infrasector. Zo ook voor VolkerRail. Daarbij is sinds de beursnotering in 2017 de noodzaak van transparantie alleen maar groter geworden. Dit was onder meer aanleiding om meer synergie in inkoop te creëren tussen de werkmaatschappijen. Een missie die Lucas ten Brinke, nu Manager Inkoop bij VolkerRail VolkerWessels Infra-ICT, Asset.Insight én Divisie Inkoopcoördinator op het lijf was geschreven. Onder het motto “Transparantie leidt tot grip. Grip leidt tot kostenbewustzijn. En kostenbewustzijn leidt tot kostenbesparing.” Van daaruit begon hij aan de zoektocht naar een optimaal inkoopproces. Ten Brinke: “Toen ik in de organisatie binnenkwam, wilde ik de spend in kaart brengen. Maar de eerlijkheid gebiedt dat we pas wisten wat we hadden ingekocht, als we een factuur binnenkregen.” Er was onvoldoende inzicht in het hele traject dat daaraan voorafging. Van de bestelaanvraag en goedkeuring tot aan de inkooporder en levering.

Dat moest anders. Door deze processen te harmoniseren en efficiënter in te richten moest er een betere controle komen over de totale stroom van bestellingen en uitgaven die door de medewerkers werden gedaan. Standaardisatie in processen moest de deur openen tot betere stuurinformatie en ook meer transparantie opleveren in onder meer openstaande verplichtingen en out-of-pocket spend. De doelstelling was om het volledige bestelproces tot aan de factuurafhandeling organisatiebreed te automatiseren en alle aankopen via één bestelsysteem te laten lopen. De focus lag hier meer op de zogeheten non product related inkoop (NPR). Denk aan kantoormeubilair of beschermende kleding voor monteurs. Voor de projectgerelateerde inkoop werkte VolkerRail met bestaande ERP-systemen. De wens was echter om de goedkeuring voor deze bestellingen wel via het nieuwe systeem te laten lopen.

Wat biedt de oplossing

Na een gedegen selectie kwam Proactis als beste oplossing uit de bus. Ten Brinke: “Dat zat vooral in de ervaring, het meedenken over onze specifieke situatie en het feit dat het platform aansloot op ons applicatielandschap. De volwassenheid van de oplossing gaf ons het nodige vertrouwen.” Proactis moest aansluiten op de bestaande ERP-systemen.  Vanuit deze twee applicaties bestellen medewerkers van VolkerRail de artikelen en diensten specifiek voor projecten. Uit het HR-systeem moest de autorisatie voor bestellingen komen. ‘’Dit alles maakte de implementatie complex, maar we zijn op dit moment dik tevreden over de oplossing’’.
 
De nieuwe werkwijze, ondersteund door het Proactis platform, maakt het mogelijk voor medewerkers om vanaf iedere device online hun bestellingen te plaatsen. Dat vanuit catalogi met standaard assortimenten. De bestellingen worden vervolgens doorgezet naar geselecteerde leveranciers. Er zijn daardoor minder schakels nodig in het proces. Naast bestelgemak levert dit tijdwinst op, maar is het ook mogelijk om te besparen op proceskosten. Omdat het systeem goedkeuring afdwingt met een autorisatieflow heeft de afdeling Inkoop zekerheid dat aankopen worden gedaan volgens de juiste richtlijnen en procedures. Daardoor behoort maverick buying tot het verleden. Bovendien is direct inzichtelijk wat de status is van budgetten en hoeveel bestedingsruimte er nog is. Dit helpt niet alleen om budgetten beter te bewaken, maar medewerkers zien ook direct de kosten die ze hebben gemaakt. Dat draagt bij aan meer kostenbewustzijn in de organisatie.

Resultaten

‘’Als team hebben wij grote stappen gezet in de professionalisering van het inkoopproces”, vertelt Ten Brinke. “We zijn niet voor niets al vier jaar de meest in het oog springende inkoopafdeling in het concern. Daar ben ik best trots op.” De nieuwe werkwijze begint duidelijk zijn vruchten af te werpen. Inzichtelijk is nu onder meer hoeveel producten van een productgroep worden besteld bij VolkerRail, maar ook hoe de uitgaven ten opzichte van het budget verlopen. Ook kan de afdeling inkoop met de spreekwoordelijke druk op de knop er bijvoorbeeld achter komen hoeveel specifieke producten, van bouwproducten tot veiligheidsschoenen, er per jaar worden aangeschaft. Maar ook of een afdeling gebruikmaakt van relatief duurdere spoedbestellingen. Ten Brinke: “Of we maken een overzicht van medewerkers die gebruikmaken van kortingsafspraken die wij met leveranciers hebben. Het bijzondere is: als je dat inzichtelijk maakt, gaan medewerkers daar als vanzelf op sturen.”  

Ten Brinke vindt het nog te vroeg om over concrete cijfers te praten, maar hij schat in dat VolkerRail nu al zeker vijf procent van de totale indirecte spend heeft kunnen besparen. Daarnaast is het aantal uren dat wordt besteed aan administratief werk drastisch verlaagd (met vier fte). Zoals bij elke verandering, moesten medewerkers wennen aan de nieuwe werkwijze. Maar door de juiste aandacht en informatie van het projectteam en de klankbordgroep kregen de gebruikers vertrouwen in het systeem. Het grootste voordeel is volgens Ten Brinke dat het systeem waardevolle stuurinformatie verschaft om tot op detailniveau inzicht te krijgen in de uitgavenstroom. “En we kunnen nu meten of we in onze processen en contracten compliant zijn.”

Dat alles wordt overzichtelijk gepresenteerd in dashboards. Dit helpt om processen verder te optimaliseren en de contracten met leveranciers beter af te stemmen op de behoefte van de medewerkers. Ten Brinke: “Door dit alles zijn we bij inkoop meer bezig met het onderhandelen van mantelovereenkomsten en contract- en leveranciersmanagement. Dat brengt al met al inkoop op een meer strategisch niveau. We kunnen nu om tafel met leveranciers om te bespreken hoe zij meerwaarde aan ons kunnen bieden. Bijvoorbeeld op terreinen als innovatie, duurzaamheid en bijzondere technieken die we in huis willen halen.”
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X