Randstad realiseert een efficiënter P2P-proces en meer controle over uitgaven met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
Zakelijke dienstverlening

Aantal medewerkers
Meer dan 38.000 wereldwijd, Nederland circa 5.500

Aantal verwerkte facturen
80.000 in Nederland

Klant sinds
2017

Actief in
Nederland

Doelstellingen

  • Optimale sturing op kosten.
  • Volledige transparantie in de keten van bestelproces en factuurafhandeling.
  • Bestellen zonder sores: gebruiksgemak en duidelijke processen.

Wat biedt de oplossing

  • Oplossing voor contract-, categorie-, leverancier- en performancemanagement.
  • Goedkeuring op de bestelling in plaats van de factuur, in één digitaal proces.
  • Gebruiksgemak door een intuïtief systeem met eenvoudige procesflows.

Resultaten

  • Een efficiënt purchase to pay-proces, met meer controle over de uitgaven.
  • Overgang naar spend management: bewustzijn over kosten in de hele keten.
  • Verwerking facturen met minder fte.
Bekijk PDF

Profiel

Randstad Groep groeide in 55 jaar uit van een pionierend uitzendbedrijf tot een grote Nederlandse multinational actief in de wereld van mens(en)werk. Iedere dag helpt Randstad mensen aan een baan. Ook helpen zij bedrijven om hun beschikbare capaciteit beter en efficiënter in te zetten. Dankzij de inzet van de beste mensen en de meest innovatieve maatwerkoplossingen. Het concern heeft meer dan 38.000 eigen medewerkers in dienst en dagelijks zijn er ruim 650.000 mensen via Randstad aan het werk bij opdrachtgevers. Hiermee is Randstad de grootste HR-dienstverlener in de wereld.

Randstad Groep Nederland kwam is 2015 tot stand door een samenvoeging van verschillende organisatieonderdelen in de groep. Daarmee kwamen de inkoop en crediteurenadministratie centraal onder de verantwoordelijkheid van Business Services (het SSC). Vanuit de historie werkte Randstad Groep Nederland met meerdere losse systemen om artikelen en diensten te bestellen en om facturen te verwerken. Elk met eigen inrichting en proces. Door het versnipperde bestel- en factuurproces liep de organisatie tegen problemen aan. Er was onvoldoende controle op aankopen en goedkeuring van bestellingen vond vaak achteraf plaats, na ontvangst van de factuur. Daarmee had de organisatie maar beperkt inzicht in openstaande verplichtingen en uitgaven. Ook was er geen compleet en actueel beeld van lopende leverancierscontracten (onder 100.00 euro), waardoor afspraken niet optimaal werden benut.

Doelstellingen

Kortom, de organisatie kon niet efficiënt genoeg inkopen en er werden onnodig hoge kosten gemaakt. Om beter te kunnen sturen op kosten en een volledig inzicht te krijgen in de hele keten, wilde Randstad Groep Nederland één nieuw bestel- en betaalproces realiseren voor de hele organisatie. Daarbij wilde men bestaande tooling vervangen door één geïntegreerd systeem (Software as a Service ) waarbinnen zowel contractbeheer als de verwerking van orders en facturen kon plaatsvinden. Door alles in één systeem te verwerken kon men meer grip op en transparantie over de uitgaven krijgen. Daarnaast was gebruikersgemak - bestellen zonder sores - ook een belangrijke doelstelling.

Het moest de gebruiker zo makkelijk mogelijk worden gemaakt. Het nieuwe proces moet het mogelijk maken voor afdelingen en medewerkers om decentraal zelfstandig inkopen en bestellingen te doen. Tevens moest de nieuwe oplossing flexibel en schaalbaar zijn. Om mee te kunnen groeien met de organisatie, zowel in Nederland als internationaal.

Wat biedt de oplossing

In Proactis vond Randstad de juiste oplossing en de juiste implementatiepartner. Om medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe manier van werken koos Randstad voor een gefaseerde uitrol per afdeling, geeft Rogier Wijnands, Principal stafmanager Business Services, aan. Met de nieuwe oplossing kunnen medewerkers onder andere hun bestellingen zelf direct plaatsen in webshops van preferred suppliers. Deze zijn gekoppeld aan het platform.

Dit zorgt niet alleen voor bestelgemak, maar geeft de organisatie ook een beter en actueel inzicht in uitgaven en openstaande verplichtingen. Een automatische autorisatieflow zorgt voor goedkeuring van elke order. Inkomende (XML-)facturen worden automatisch gematched met de orders en ontvangsten die vooraf in het systeem zijn geboekt. Daarnaast maakt één centrale en actuele contractendatabase het mogelijk voor Inkoop om nieuwe contractafspraken met leveranciers via het platform binnen de organisatie te delen. Medewerkers beschikken dus over actuele en juiste informatie over prijzen en leveranciers.

Resultaten

Doordat alles wordt verwerkt in één systeem is het makkelijker geworden om inzicht te verkrijgen in de grootste inkoopcategorieën en welke leveranciers er verantwoordelijk zijn voor de meeste spend. De manier van autoriseren van orders en facturen is dusdanig duidelijk dat er nauwelijks nog maverick buying plaatsvindt. Kortom,  Randstad Groep Nederland heeft ook daadwerkelijk controle over het purchase to pay-proces. Van begin tot eind. Inkoop vergelijkt per kwartaal de spend bij leveranciers en gaat zo nodig het gesprek met hen aan over voorwaarden, kortingen en het benutten van contracten.

De grootste winst is volgens Wijnands dat Randstad een veel efficiënter P2P-proces heeft. Er is inzicht en controle over de uitgaven- en verplichtingenadministratie. Het aantal uren dat wordt besteed aan factuurverwerking is drastisch verlaagd (met 3 fte). Dat komt omdat Finance zich alleen nog met de uitzonderingen hoeft te bemoeien. Eén derde van de 80.000 facturen wordt volledig elektronisch afgehandeld. Op dat vlak zet Randstad nog elke dag stappen. De stroom aan fysieke facturen is naar nul gegaan. Naast deze concrete besparingen ziet Wijnands ook als een belangrijk winstpunt dat de organisatie op elk moment een helder en actueel beeld heeft van de uitgaven. Een beter kostenbewustzijn helpt Randstad om euro’s effectiever te besteden, controle te houden over budgetten en geen kostbare tijd en geld te verspillen.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X