Proactis levert PostNL de functionaliteit om het inkoopproces te simplificeren in een enkel online platform

Overzicht

Profiel

Sector
Business services

Aantal medewerkers
30.000+

Klant sinds
2014

Actief in
Benelux, Duitsland, Italië, Verenigd Koninkrijk

Doelstellingen

  • Een nieuwe inkoopoplossing om sourcingprojecten te ondersteunen.
  • Het beheer van contracten en leveranciers centraliseren.
  • Het maximale voordeel halen uit de inkoopkracht van PostNL.

Wat biedt de oplossing

  • Eén uniform en integraal inkoopproces voor alle landenorganisaties.
  • Toegang tot volledige, real-time informatie.
  • Een systeem dat goed aangesloten is op de dagelijkse praktijk van PostNL.

Resultaten

  • Een geïntegreerd en gebruikersvriendelijk sourcing systeem.
  • Complete transparantie en het gemakkelijk ophalen van financiële informatie en rapportages.
Bekijk PDF

Profiel

Royal PostNL is een post, pakket en e-commerce bedrijf, actief in Nederland, Duitsland, Italië, België en het Verenigd Koninkrijk. ‘Vandaag inspelen op veranderingen van morgen om het beste post- en pakkettenbedrijf van Europa te kunnen zijn’, daar staat PostNL voor.

Group Procurement is verantwoordelijk voor het optimaliseren en professionaliseren van het inkoopproces en de inkooporganisatie binnen PostNL. Het team van professionals voert de tactische inkoopactiviteiten uit en heeft als voornaamste doelstelling om het maximale voordeel te halen uit de inkoopkracht van PostNL.

Doelstellingen

Tot voor kort was er onvoldoende inzicht in de voortgang van inkooptrajecten. De inkopers werkten ieder met eigen informatiebronnen en er draaiden verschillende systemen van waaruit inkooprapportages werden samengesteld. Group Procurement wist dat dit efficiënter kon en besloot de overstap te maken naar één nieuwe inkoopoplossing om sourcingprojecten te ondersteunen en het beheer van contracten en leveranciers te centraliseren. Het doel was om te komen tot één uniform en integraal inkoopproces voor alle landenorganisaties, zodat de organisatie altijd toegang heeft tot volledige, real-time informatie en kan sturen op actuele feiten.

Wanneer ook kostenbesparingen druk leggen op de organisatie, dan worden efficiëntie en transparantie een belangrijke drijfveer. Zo ook voor het team van Group Procurement, dat de inkoop coördineert voor PostNL in Nederland, Duitsland, Italië en België.

Wat biedt de oplossing

Voordat Proactis in beeld kwam hadden de inkopers ieder een eigen werkwijze en maakten zij gebruik van eigen bronbestanden. Er waren diverse applicaties in gebruik, zoals voor het vastleggen van inkooptrajecten, het registreren van contracten en het vastleggen van leveranciersevaluaties. Wat er miste was transparantie en standaardisatie in het inkoopproces; de mogelijkheid om informatie op een eenduidige en gestructureerde manier vast te kunnen leggen en ook zaken beter te kunnen overdragen. Dat wil niet zeggen dat informatie voorheen niet beschikbaar was. Maar als er efficiënt gewerkt wilt worden met een beperkt aantal mensen, dan moet er gekeken worden naar hoe het slimmer kan, om zo tijd en ruimte vrij te kunnen maken voor nieuwe inkoopactiviteiten, aldus PostNL.

Na een gedegen selectietraject heeft PostNL de keuze gemaakt voor Proactis. Niet alleen de voordelen van een geïntegreerd e-sourcing systeem, maar ook de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie waren punten die uiteindelijk de doorslag gaven. PostNL vond in Proactis de juiste functionaliteit om het inkoopproces te vereenvoudigen en te standaardiseren op één online platform (Source to Contract).

Resultaten

In de pilotfase hebben PostNL en Proactis samen gekeken hoe het platform de behoeften van het postbedrijf optimaal kan ondersteunen. Door in samenspraak het platform verder te ontwikkelen sluit het systeem goed aan op de dagelijkse praktijk van PostNL. Zo was het voorheen niet mogelijk om tijdens de biedfase in een tender de reeds ingediende biedingen in te kunnen zien. Deze flexibiliteit is nu wel ingebouwd en kan, indien gewenst, als optie worden gebruikt.

Ook beschikt de organisatie nu over de mogelijkheid om financiële rapportages uit Proactis te halen die aansluiten bij de methodiek die ontwikkeld is binnen Group Procurement. De rapportages op inkoopresultaten zijn van vitaal belang voor inkoop om intern haar toegevoegde waarde aan te kunnen tonen en leveren een wezenlijke bijdrage aan de besparingsdoelstellingen die PostNL als bedrijf heeft. De organisatie geeft aan zeer positief te zijn aan de flexibiliteit waarmee Proactis in samenspraak met klanten werkt aan doorontwikkeling van het platform.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X