Police Authority realiseert compliance voor inkopen en implementeert essentiële financiële controles

Overzicht

Profiel

Aantal afdelingen
35

Aantal medewerkers
meer dan 10.000

Jaarlijkse uitgaven
€ 110 miljoen per jaar

Aantal bestellingen
80.000 per jaar

Sector
openbare sector

Actief in
Verenigd Koninkrijk

Doelstellingen

  • Het Purchase-to-Pay (P2P)-proces automatiseren en transformeren.
  • Realiseren van realtime inzicht, een effectief goedkeuringsproces en complete audit trail voor alle uitgaven.
  • Verminderen van de tijd en kosten die gepaard gaan met het bestellen van goederen en diensten.

Wat biedt de oplossing

  • Realisatie van een oplossingsgerichte inkoopervaring voor 10.000 dagelijkse gebruikers verspreid over 35 afdelingen.
  • Op maat gemaakte bestelsjablonen en goedkeuringsworkflows.
  • Gecentraliseerd factuurbeheer.
  • Levering van een compleet end-to-end Purchase-to-Pay platform met integratie van Infor SunSystems.

Resultaten

  • Voorkomen van inkopen buiten contracten om ('maverick buying') met 100% inzichtelijkheid en controle over zakelijke uitgaven
  • Aanzienlijke vermindering van de hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn voor het Purchase-to-Pay proces.
  • Ondersteuning bij organisatie- en procesveranderingen met zeer goed configureerbare, gebruiksvriendelijke software.

Profiel

De Police Authority is een van de grootste politiediensten in Engeland en Wales, met ongeveer 10.000 medewerkers. Deze politiedienst bestaat uit acht divisies en 35 interne afdelingen, waarbij elke divisie en afdeling hun eigen budget beheren.

De Police Authority besteedt jaarlijks ongeveer € 110 miljoen aan een breed scala aan indirecte goederen en diensten. Van tolken tot kantoorbenodigdheden, en van uniformen tot miljoenencontracten. En dit alles zonder geautomatiseerd aanvraagproces, wat resulteert in inefficiëntie en onvoldoende controleerbaarheid.

Doelstellingen

De Police Authority had behoefte aan end-to-end visie voor het beheer van uitgaven binnen de organisatie: Het inkoop- en factuurverwerkingsproces moest worden gestroomlijnd. Uitgaven moesten strenger worden gecontroleerd, de kostenbasis inzichtelijk gemaakt en inefficiënte processen geautomatiseerd om zo te profiteren van besparingen door efficiëntere processen en schaalvoordelene.

Dit omvatte een compleet Purchase-to-Pay (P2P) proces van bestelaanvraag tot aan matching van facturen, het afhandelen van verschillen en integratie met hun Infor SunSystems finance systeem. Andere vereisten waren: een interne, gecategoriseerde lijst met goederen/diensten, scannen van documenten voor het stroomlijnen van de gegevensstroom, invoeren en verwerken van onkostendeclaraties achteraf, en bedrijfswinkels voor uniformen.

Wat biedt de oplossing

Na een proefimplementatie binnen een van de divisies is Proactis Purchase-to-Pay binnen de gehele Police Authority geïmplementeerd. Binnen 12 maanden maakte 80% van de medewerkers gebruik van het systeem.

Dankzij de zeer goed configureerbare oplossing zien alle 10.000 medewerkers nu duidelijk wat er nodig is voor een bestelaanvraag, en is het proces sneller en eenvoudiger. Interne leverancierscatalogi en doorverwijzingen naar websites van leveranciers zorgen voor goed toegankelijke content. Bedrijfswinkels voor artikelen zoals uniformen worden allemaal beheerd in een virtueel multi-locatiemagazijn.

Workflow leidt de inkooptransactie naar de juiste autorisatietrajecten conform de regels binnen de organisatie. Zodra goederen en diensten zijn geleverd, worden ze in Proactis gemarkeerd als ontvangen om een automatische factuurmatching mogelijk te maken. In combinatie met de elektronische verwerking van declaraties van medewerkers, zorgt dit voor een aanzienlijke vermindering van de administratieve werkzaamheden binnen Accounts Payable.

Resultaten

In samenwerking met Proactis heeft de Police Authority een zakelijk controlekader opgezet, inclusief inkooprichtlijnen en -processen. Het resultaat is 100% zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven, verbeterde schaalvoordelen en inkopen binnen bestaande contracten om risico's en fraude tot een minimum te beperken.

De impact hiervan is binnen de gehele organisatie merkbaar. Budgetten worden beter benut, er wordt efficiënter gewerkt en er is meer inzicht in risico's en verplichtingen.

De inkoopafdeling profiteert tevens van de mogelijkheid om uitgaven verspreid over verschillende categorieën en leveranciers te analyseren. Hierdoor kunnen uitgaven worden geconsolideerd met minder leveranciers en kunnen er betere processen worden onderhandeld voor onder contract geleverde items.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X