Menzis tilt het purchase to pay-proces op een hoger plan samen met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
Zorgverzekeraar

Aantal medewerkers
Ongeveer 1.700

Klant sinds
2007

Actief in
Nederland

Doelstellingen

  • Meer controle over spend door goedkeuring vooraf in het bestelproces en inzicht in verplichtingen.
  • Uniform en transparant purchase to pay-proces voor alle niet aan zorg gerelateerde inkoop.
  • Vanuit de contracten beter sturing geven aan hoeveel er bij welke leverancier wordt besteld, en onder welke voorwaarden.

Wat biedt de oplossing

  • Alle contracten inzichtelijk op één plaats met meldingen wanneer contracten aflopen.
  • Volledig automatiseren en integreren van de bedrijfsbrede inkoop- en factuurverwerkingsprocessen, met één compleet platform voor contract- en leveranciersmanagement, bestellen (waaronder inhuur van extern personeel) en factuurverwerking.
  • Toegang tot waardevolle managementinformatie met overzichtelijke dashboards.

Resultaten

  • Van 20.000 facturen in 2009 kent de verzekeraar er nu nog maar 8.000.
  • Het aantal leveranciers ging van 2.800 naar 1.600.
  • Van 6 fte naar 1,5 fte voor factuurverwerking.
Bekijk PDF

Profiel

Een groep Arnhemse artsen, apothekers en tandartsen nam rond 1836 een vooruitstrevend initiatief. Ze richtten een ziekenfonds op: de Maatschappij van Voorzorg. Uit die eerste initiatieven ontstaat uiteindelijk Menzis. Vandaag de dag zoekt de zorgverzekeraar naar slimme antwoorden op de uitdagingen van deze tijd.

“We maken ons samen met klanten, gemeenten, zorgaanbieders, patiëntenverenigingen en andere partners hard voor betaalbare en toegankelijke zorg”, stelt Vollaers-Schepers, Manager Inkoop bij Menzis. “Waarbij we ons extra inspannen in de vijf regio’s waar de meeste verzekerden van ons wonen.” Het bedrijf kent twee labels: Menzis en Anderzorg. “Daarmee bieden we in heel Nederland basisverzekeringen en aanvullende verzekeringen.” Dit doet Menzis voor 2,3 miljoen klanten. Zo'n 1.700 medewerkers maken zich sterk voor hen vanaf locaties in Enschede, Groningen en Wageningen.

Doelstellingen

In 2007, voordat Janneke Vollaers-Schepers in dienst trad, had Menzis al de contractmanagementoplossing van Proactis aangeschaft.

“De aanleiding daarvoor was, de wens om op een centrale plaats bestaande contracten op te slaan. Dat maakt dat je ook meldingen in kunt stellen als contracten aflopen. Je wilt bijvoorbeeld niet dat een huurcontract doorloopt omdat de termijn is verstreken.” Vollaers-Schepers: “Toen ik binnenkwam bij Menzis hadden we als inkoop nog lang niet alle inkoopstromen onder controle. Het eerste wat ik heb gedaan is vanuit het boekhoudsysteem alle inkoop in kaart brengen. Dat was monnikenwerk. Met het opbouwen van de inkooporganisatie kwam ook de behoefte om het bestel- en factuurproces onder controle te krijgen. Om zo vanuit de contracten sturing te kunnen geven aan hoeveel er bij welke leverancier en onder welke voorwaarden wordt besteld. Daarnaast om de bijbehorende factuur soepel door een goedkeuringsproces te laten lopen.”

Wat biedt de oplossing

Daar ging Menzis in 2012 mee aan de slag. De inkooporganisatie werd vergroot en inkoop werd gecentraliseerd. “Tot die tijd hadden we heel veel mensen die bestelden. Ze pakten de telefoon en belden hun eigen relaties. Dat was onwenselijk, want daarmee hadden we geen besparingsvoordelen, geen zicht op wat er werd ingekocht en verliep het factureringsproces vaak niet efficënt.” De afdelingen inkoop en financiën staken de koppen bij elkaar. Hoe zou het purchase to pay-proces eruit moeten komen te zien? “We zagen wel dat implementatie van Proactis de hele organisatie zou raken. Dus moet je mensen meenemen in het verhaal om de initiële weerstand het hoofd te bieden.” Bestellers moesten vooraf de bestelaanvraag in het systeem vastleggen zodat deze goedgekeurd kon worden. “De voordelen daarvan zitten later in het proces. Bij de factuur die je dan met de purchase order (PO) kunt matchen. Daar moet je dus helder over zijn. Bijvoorbeeld in overleggen met de kerngebruikersgroepen en managers in het proces.”

Ook kunnen nieuwe leveranciers alleen met goedkeuring van Inkoop in het systeem worden ingevoerd. “Ook dat bespreken we in overleggen met gebruikers. Kunnen we leveranciers bundelen? Hebben we andere leveranciers nodig? Dat soort zaken.” Als goedgekeurde purchase orders matchen met facturen, kunnen deze automatisch door voor betaling. Inkoop en finance hebben daarmee overzicht over de niet aan zorg gerelateerde inkoop. “Met de nieuwe werkwijze hebben we toegang tot waardevolle managementinformatie die we inzichtelijk maken met dashboards. Hiermee sturen we op basis van kwartaalrapportages en key performance indicatoren die we hebben afgesproken. In beginsel accepteren we niet dat er een purchase order ontbreekt bij een factuur. In sommige gevallen kun je dat niet voorkomen, maar als er geen PO bij zit, gaan we het gesprek aan met de business.”

Resultaten

De cijfers spreken voor zich. Menzis spendeert meer dan honderd miljoen euro aan niet zorg gerelateerde inkoop per jaar. Van 20.000 facturen in 2009 kent de verzekeraar er nu nog maar iets meer dan 8.000. Het aantal leveranciers ging van 2.800 naar 1.600. Het percentage van de bestellingen dat geen PO kent, is met acht procent erg laag te noemen. Waar voorheen 6 fte met factuurverwerking bezig was, is dat nu nog maar 1,5 fte. Meer dan 95 procent van de spend valt binnen contracten met vooraf geselecteerde leveranciers die centraal zijn vastgelegd. “Ik ben trots op wat we op dit terrein samen met finance en met Proactis hebben bereikt”, zegt Vollaers-Schepers.
 
Ook de inhuur van flexibele krachten is ondergebracht bij het Proactis-platform. “Die inzet wordt in een contract vooraf goedgekeurd door de budgethouder binnen Menzis en de leverancier. Tijdelijke krachten vullen bij ons zelf wekelijks elektronisch hun urenstaat en onkosten in, die vervolgens worden goedgekeurd door een manager. Doordat dit proces volledig automatisch gaat, scheelt dit een hoop administratief werk. Op basis van goedgekeurde urenstaten sturen wij zelf een factuurvoorstel naar de leverancier.  Waarna na goedkeuring de factuur automatisch voor betaling het verdere proces in kan. Daarmee passen wij het principe van self billing toe.”
 
Vollaers-Schepers is voorzitter van de onafhankelijke adviesraad van klanten die Proactis voorziet van input over verdere ontwikkeling van het platform. “Daarin kijken we ook wat we kunnen om digitale facturering in Nederland te versnellen. Daar hebben we namelijk allemaal baat bij. We proberen daar van elkaar te leren.” Tot slot zegt ze blij te zijn met het systeem van Proactis. “We zijn eigenlijk samen met Proactis in de loop van de jaren gegroeid naar een professioneler bestel- en factuurverwerkingsproces. Dat neemt niet weg dat optimalisatie en borging van het purchase to pay-proces continu aandacht vraagt. Je moet er bovenop blijven zitten.”
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X