Mears Group verbetert Accounts Payable (AP) efficiency met 500% met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
huisvesting

Aantal medewerkers
meer dan 16.000

Aantal facturen
meer dan 100.000 per maand

Actief in
Verenigd Koninkrijk

Klant sinds
2005

Doelstellingen

  • Opzetten van een proces en systeem passend bij de snelle groei van het bedrijf en de hiermee gepaard gaande toename van het aantal facturen.
  • Een platform implementeren waarmee zowel papieren als elektronische facturen door één enkele oplossing kunnen worden verwerkt, inclusief de afhandeling van algemene fouten.

Wat biedt de oplossing

  • Bij het scannen en importeren van inkoopfacturen, inclusief facturen in PDF- en XML-formaat, wordt nu automatisch de benodigde informatie verzameld.
  • Proactis heeft geadviseerd en ondersteuning geboden bij de implementatie van best practices binnen de gehele organisatie, ter verbetering van de kostenbeheersing, de zichtbaarheid van uitgaven en compliance.
  • Naadloze integratie met interne inkoop- en financiële systemen.

Resultaten

  • Met 500% verbeterde AP-efficiëntie door een drastische verhoging van het aantal verwerkte facturen, met een team van dezelfde omvang.
  • Betere controle, zichtbaarheid en compliance binnen de Group.
  • Een schaalbaar platform voor factuurautomatisering sluit aan bij de onmiddellijke behoeften rondom papieren facturen en ondersteunt tegelijkertijd een programma voor de overstap naar elektronische facturatie.

Profiel

Mears Group is verantwoordelijk voor het onderhoud, de reparatie en verbetering van de woningen van honderdduizenden mensen. Dit gebeurt in samenwerking met sociale woningbouwcorporaties en Mears Group biedt werk aan meer dan 16.000 mensen.

De snelle groei van de Mears Group heeft ertoe geleid dat de organisatie de bestaande systemen en processen is ontgroeid. De handmatige, op papier gebaseerde processen waren arbeidsintensief en als hier niets aan werd gedaan, zou Mears een flink aantal nieuwe Accounts Payable (AP)-medewerkers hebben moeten aanstellen om de snelle groei op te vangen .

Doelstellingen

Mears had een sterke bedrijfsstrategie van groei, zowel autonoom als door middel van acquisities. Opzetten van een proces en systeem passend bij de groei van het bedrijf en de hiermee gepaard gaande toename van het aantal facturen. Een betere zichtbaarheid en efficiency van de facturen binnen de hele Group waren eveneens van groot belang.

De organisatie heeft gekozen voor Proactis als de perfecte oplossing ter vervanging van de arbeidsintensieve, foutgevoelige, op papier gebaseerde processen. Een oplossing die naadloos integreert met het eigen inkoop- en SunSystems finance systeem.

Wat biedt de oplossing

Na een grondige evaluatie van de eisen van de Mears Group, heeft Proactis in twee fasen een oplossing geïmplementeerd conform de PRINCE2 Project Management-methodiek. Daarnaast zijn er diverse nieuwe best practices-technieken geïntroduceerd voor de volledige automatisering van de factuurverwerking.

De oplossing, een systeem voor het scannen en vastleggen van gegevens, zorgt ervoor dat binnenkomende inkoopfacturen onmiddellijk worden gescand, waarbij de benodigde informatie automatisch wordt uitgefilterd en er slechts weinig handmatige invoer nodig is. Proactis ondersteunt tevens elektronische facturen in XML- en PDF-formaat en biedt een naadloze integratie met de inkoop- en financiële systemen van de Group.

Resultaten

Mears is als bedrijf gegroeid zonder dat het factuurverwerkingssysteem omvangrijker is geworden. De organisatie kan de extra werklast aan zonder dat het team moet worden uitgebreid. Vóór Proactis werden maandelijks 20.000 facturen verwerkt door een team van acht personen. Dit aantal is nu 100.000 per maand, met hetzelfde aantal medewerkers, voor een efficiency-besparing van 500%.

De Proactis-oplossing is een aanvulling op de proces- en technologie-initiatieven en verbetert de nauwkeurigheid en de rapportage. De toegenomen controle en transparantie van de factuurverwerking binnen de hele organisatie door middel van best practice-methoden staan garant voor een ongekend goede compliance.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X