Dura Vermeer digitaliseert factuurverwerking voor betere controle over het P2P-proces

Overzicht

Profiel

Sector
Bouw en infra

Aantal medewerkers
2.750 (heel Dura Vermeer)

Aantal verwerkte facturen
120.000 (divisie Bouw en Vastgoed)

Klant sinds
2011

Actief in
Nederland

Doelstellingen

  • Eén uniform proces voor digitale factuurverwerking.
  • Aansluiten op onafhankelijke berichtenstandaard S@les in de Bouw voor digitaal dataverkeer met leveranciers.
  • Een efficiënter proces voor factuurverwerking en betere samenwerking met ketenpartners.

Wat biedt de oplossing

  • Digitale workflow voor de verwerking van inkoopfacturen.
  • Automatische matching van de digitale facturen met de termijnstaten.
  • Veelbelovende pilot voor het automatiseren van de inhuur van tijdelijk personeel, waarbij reversed billing wordt ingezet.

Resultaten

  • Een uniform en kwalitatief hoogstaand proces.
  • Een vermindering van het aantal fte dat zich bezighoudt met factuurverwerking van 50%.
  • 30% van de inkomende facturen is volledig digitaal.
  • Inzicht in de inkoopstromen in de bouwprojecten waar de divisie Bouw en Vastgoed mee bezig is.

Profiel

Dura Vermeer is actief in bouw, infrastructuur, engineering en dienstverlening. Projecten worden daarbij in opdracht van derden en voor eigen risico ontwikkeld, gerealiseerd en geëxploiteerd. Het bouwconcern biedt toonaangevende, integrale en duurzame oplossingen voor uiteenlopende bouwopdrachten.

Bijvoorbeeld voor comfortabel en prettig leven en wonen. Voor een fijne plek om te werken. Voor oplossingen om snel en veilig van A naar B te komen. Dat zijn de belangrijkste vraagstukken die Dura Vermeer dagelijks bezighouden en uitdagen tot vernieuwing, versnelling en verbetering. Al 165 jaar

Doelstellingen

Binnen Dura Vermeer is de divisie Bouw en Vastgoed actief in de woningbouw en utiliteits- en industriebouw.
 
In 2011 kende de divisie nog een papieren factuurverwerking met de daarbij horende rompslomp. “Als je een factuur goedgekeurd wilde hebben, moest je het kantoorgebouw door met de factuur in de hand om die fysiek te laten aftekenen”, aldus Ter Hark. “Met tien decentrale werkmaatschappijen die allemaal hun eigen crediteurenafdelingen hadden, was dat heel veel werk.” Dat was ook de tijd waarin digitale factuurverwerking een vlucht nam. “Daarbij speelden bij ons twee belangrijke wensen. Eén was om de factuurverwerking van decentraal naar centraal niveau te tillen. Twee was om het proces efficiënter te maken door dit geautomatiseerd af te handelen.” De divisie Bouw en Vastgoed van Dura Vermeer wilde daarvoor van tien decentrale eenheden, naar één Shared Service Center en naar één uniform proces. “Kortom, we wilden een efficiëntieslag maken”, aldus Ter Hark.

Wat biedt de oplossing

Ter Hark kwam in contact met Proactis voor de digitale factuurverwerking en was onder de indruk. “Waar andere aanbieders zich richten op alleen de digitale factuurverwerking, was Proactis al veel verder. In digitaal bestellen, in het matchen van de order met de factuur en in analyses van de inkoopstromen. Dus het hele traject dat voorafgaat aan de ontvangst van de factuur. Na de automatisering van de factuurverwerking zouden we dan dus meer stappen kunnen zetten in inkoopprofessionalisering. Die bredere propositie was een duidelijke pré.” Daarbij kwam dat Proactis een visie had op het aansluiten op het destijds volledig nieuwe S@les in de bouw, de onafhankelijke berichtenstandaard voor elektronische informatie-uitwisseling met aannemers, groothandels, fabrikanten en dienstverleners in de sector. “De standaard maakt digitale communicatie mogelijk. Partijen in de bouw kunnen daardoor elektronische orders uitwisselen, goederen als afgeleverd afmelden en prijzenbestanden delen.”

Eerst het proces van factuurverwerking standaardiseren, dan automatiseren. Ter Hark: “Dus hebben we eerst in kaart gebracht hoe het proces moest verlopen. Daar hebben consultants van Proactis ons goed bij geholpen. Toen hebben we een roadmap opgesteld, waarin de stappen van de uitrol van het proces en de automatisering stonden.” Waar voorheen achttien medewerkers decentraal met factuurverwerking bezig waren, waren dat er centraal nog maar negen. “Dat was ook onze businesscase.” De overgang van papier naar digitaal was destijds wennen, constateert Ter Hark er achteraan. “Projectleiders zaten bij wijze van spreken thuis op de bank nog de papieren facturen goed te keuren. Er was destijds nog gevoel bij de papieren factuur. Nu zijn medewerkers veel meer gewend om digitaal te werken. Maar in die periode hadden we wel wat uit te leggen

Resultaten

Facturen komen als digitaal bestand in het Proactis-systeem of worden via scan- en herkensoftware ingelezen. Ter Hark: “S@les in de Bouw was een compleet nieuwe oplossing en nog niet uitontwikkeld. Het was technisch complex om daarop aan te sluiten en dat heeft dan ook flink wat tijd gekost. Maar het heeft zijn vruchten afgeworpen. 30 procent van de facturen, vooral van grotere onderaannemers, komt nu binnen via dat proces. Dat is pure winst. We lezen nu de inkooporders via termijnstaten in in Proactis en daarmee matchen we de facturen.” De digitale factuurverwerking heeft mooie voordelen. “We zijn een projectenorganisatie. We brengen specialisten in de bouw bij elkaar. 70 procent van het werk kopen we in. Voor een gemiddelde nieuwbouwwoning werken 40 onderaannemers samen. Om een beeld te schetsen: Dat gaat van heipaal tot badrand. Als we een deel van ons grootste proces kunnen automatiseren, scheelt dat direct in de kosten. Het proces voor purchase to pay dat we nu hebben is efficiënter, we hebben beter inzicht in de kosten die we voor een project maken en we hebben controle over de inkomende factuurstromen.”

In samenwerking met Proactis wil de divisie Bouw en Vastgoed van Dura Vermeer de volgende stap zetten: Het automatiseren van de inhuur van flexibele krachten die bij het bouwproces actief zijn. “Wij hebben dagelijks honderden flexwerkers aan het werk, die we wekelijks factureren en verlonen. Dit een handmatig, tijdrovend en foutgevoelig proces. Onder meer door onduidelijkheid over urendeclaraties. Om dit proces efficiënter te laten verlopen, willen we dit ook volledig automatiseren in het systeem. Zodat we urenbriefjes digitaal kunnen aftekenen. En ik zag dat de module meer biedt: De manager kan zelf op basis van goedgekeurde urenstaten een factuurvoorstel naar de leverancier sturen. Dat heet reversed billing. Zo willen we bereiken dat facturen foutloos de deur uitgaan en netjes op tijd worden betaald. Daar doen we momenteel een veelbelovende pilot voor. Als dat goed werkt, rollen we die oplossing breed uit.”

Ook plukken medewerkers dagelijks de vruchten van de rapportagemogelijkheden. “We kunnen nu ook zien waar een factuur stokt in het proces. Als dat vaak gebeurt, kun je als finance-medewerker ingrijpen in het proces.” Ter Hark is blij met de oplossing van Proactis. “Om het op te sommen, kun je stellen dat we hiermee de basis op orde hebben. Dat we tevreden zijn, is ook af te leiden uit het feit dat we regelmatig andere partijen ontvangen die eens willen zien hoe wij werken met het Proactis-platform. Daarnaast zit ik in de onafhankelijke adviesraad die met Proactis meedenkt over verdere ontwikkeling van hun software. Dat zegt genoeg.”
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X