Zorgorganisatie Careyn ondersteunt ‘zorg dichterbij’ met het inkoopplatform van Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
Gezondheidszorg

Aantal locaties
200

Aantal medewerkers
ruim 8.000

Actief in
Nederland

Doelstellingen

  • Organisatiebreed harmoniseren van het bestelproces én de factuurafhandeling.
  • Digitaal bestellen vanuit lopende contracten via één centraal platform.
  • Terugdringen van inkoopkosten.
  • De zorgteams zo snel mogelijk van de benodigde producten en diensten voorzien.

Wat biedt de oplossing

  • Bestelgemak voor de medewerkers.
  • Transparantie en efficiency in inkoopprocessen.
  • Beter inzicht in de verplichtingenadministratie en uitgaven.

Resultaten

  • Meer grip op uitgaven en leveranciersprestaties.
  • Meer bestelgemak op de werkvloer.
  • Betere afstemming tussen leveranciers en de behoeften van medewerkers.
Bekijk PDF

Profiel

Hoe maken we het voor ruim 300 zorgteams, verdeeld over ongeveer 200 locaties, zo eenvoudig mogelijk om snel de juiste producten te vinden en te bestellen, om daarmee de beste zorg te kunnen bieden aan onze klanten? Dat is de uitdaging waar zorgorganisatie Careyn voor staat.

Careyn is met ruim 8.000 medewerkers één van de grootste zorgaanbieders in Nederland op het gebied van wonen, zorg, en welzijn. De zorggroep biedt ‘zorg dichtbij’ aan klanten op locaties in Zuid-Holland, Noord-Brabant en Utrecht. De huidige organisatie is ontstaan uit een fusie van meerdere zorgaanbieders. Vanuit deze achtergrond werkten zij met meerdere losse systemen om bestellingen te doen en facturen te verwerken. Daarbij had elk systeem een eigen inrichting en proces. Hierdoor raakte het inkoopproces versnipperd en liep de organisatie tegen problemen aan. Zo kon het gebeuren dat medewerkers op eigen houtje afspraken maakten met leveranciers en bestellingen plaatsten. Of gebruikers moesten in meerdere systemen werken om bestellingen of facturen te kunnen goedkeuren. Het resultaat was, dat er niet efficiënt werd ingekocht en er onnodig hoge kosten gemaakt werden. Uit het oogpunt van efficiëntie en kostenverlaging, zag Careyn de noodzaak om een uniform inkoopproces te realiseren voor alle bedrijfsonderdelen.

Doelstellingen

De verander(en)de vraag naar zorg en ondersteuning dwingt tot forse bezuinigingen en ingrijpende vernieuwing van het zorgstelsel. Dit heeft grote impact op de activiteiten en bedrijfsvoering van zorgaanbieders. Ook Careyn moest met deze veranderingen meebewegen en maatregelen nemen om efficiency te verbeteren en kosten terug de dringen. Bij Careyn staan de klanten centraal; wat hebben zij nodig om de best mogelijke zorg de krijgen? Hierom zijn de organisatie’s zorgprofessionals georganiseerd in zelfsturende zorgteams, die de kern van de organisatie vormen. Hierbij is het doel om het team zo snel mogelijk te voorzien van de producten en diensten die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan voeding, incontinentiemateriaal, schoonmaakdiensten, maar ook revalidatie hulpmiddelen.

De doelstelling was om het bestelproces én de factuurafhandeling organisatiebreed te harmoniseren en alle aankopen vanuit lopende contracten en via één bestelsysteem te laten lopen. Het antwoord vond de zorgorganisatie in een nieuw inkoopplatform dat digitaal bestellen bij centraal gecontracteerde leveranciers ondersteunt. Het project werd gerealiseerd in nauwe samenwerking met Proactis. Met de nieuwe aanpak heeft Careyn stappen kunnen zetten in verdere inkoopprofessionalisering en meer grip kunnen krijgen op uitgaven en leveranciers-prestaties.

Daarnaast was het harmoniseren van processen en assortimenten, samen met het terugdringen van inkoopkosten een grote doelstelling. Hierbij stond de organisatie voor een keuze: of we optimaliseren de bestaande applicaties óf we maken een stap vooruit door één inkoopapplicatie te kiezen die het hele inkoopproces integraal ondersteunt. Hierbij is de keuze op Proactis gevallen.

Wat biedt de oplossing

Met Proactis hebben de medewerkers vanaf hun eigen werkplek online toegang tot de bestelapplicatie en kunnen zij direct hun bestellingen plaatsen vanuit catalogi met standaard assortimenten, die vervolgens worden doorgezet naar centraal geselecteerde leveranciers.

Martijn Moerman, Manager Inkoop bij Careyn, ziet transparantie en efficiëntie in de processen als belangrijke voordelen van de nieuwe werkwijze. De oplossing zorgt voor meer bestelgemak op de werkvloer en helpt bovendien om beter inzicht te krijgen in de verplichtingenadministratie en uitgaven. Facturen kunnen sneller en eenvoudiger worden afgehandeld, doordat deze automatisch worden gematched met de orders, die vooraf in het systeem zijn geboekt. Dit verkleint de kans op foutieve bestellingen en facturen achteraf, en wordt onnodige administratie en papierwerk voorkomen. Bovendien maakt het platform het mogelijk voor inkoop om nieuwe contractafspraken met leveranciers te delen binnen de organisatie via catalogi.

Resultaten

Medewerkers beschikken met de oplossing over de juiste informatie over prijzen en leveranciers. Het is een uitdaging om controle te houden over de totale stroom van bestellingen en uitgaven die de medewerkers doen. Door standaardisatie in de processen door te voeren wordt de deur geopend tot waardevolle managementrapportages. Zo kan er bijvoorbeeld op detailniveau bekeken worden of er binnen een specifiek inkooppakket buiten contracten om wordt ingekocht. Het systeem verschaft belangrijke stuurinformatie en helpt bij het meten van de proces- en contractcompliancy. Dit helpt om processen verder te optimaliseren en de contracten met leveranciers beter af te stemmen op de behoefte van de medewerkers. Martijn Moerman is tevreden over de eerste resultaten van het project: “Met de nieuwe werkwijze, ondersteund door het Proactis platform, levert inkoop een wezenlijke bijdrage aan de bredere doelstellingen die we als organisatie hebben”.
 
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X