Bauer Media realiseert automatische factuurverwerking en -betaling met Proactis

Overzicht

Profiel

Sector
media en publishing

Medewerkers
2,000+

Klant sindse
2010

Actief in
Verenigd Koninkrijk

Doelstellingen

  • Introduceren van een gestroomlijnd proces voor inkooporders en online uitgaven.
  • Inkoopfacturen zo efficiënt en nauwkeurig mogelijk centraal beheren.
  • Verbeteren van de controle op het facturatieproces en de transparantie binnen de groep.

Wat biedt de oplossing

  • Gestroomlijnde factuurverwerking en autorisatie van betalingen met naadloze integratie met het SAP Finance-systeem.
  • Bieden van volledig inzicht in zowel gedane als geplande uitgaven.
  • Verminderen van het aantal handmatige en foutgevoelige taken die gepaard gaan met de factuurverwerking.

Resultaten

  • Koppeling van inkoop en finance door het stimuleren van automatische verwerking.'
  • Inkoopfacturen kunnen nu met één druk op de knop worden bekeken en betaald vanuit SAP.
  • Accounts Payable (AP)-medewerkers kunnen zich concentreren op taken met meer toegevoegde waarde.

Profiel

Bauer Media, onderdeel van de Bauer Media Group, is Europa's grootste particuliere media- en uitgeversgroep. De Bauer Media Group bereikt miljoenen mensen over de hele wereld met hun media, met meer dan 600 tijdschriften wereldwijd, meer dan 400 digitale mediakanalen en meer dan 100 radio- en televisiestations. Hun locaties zijn verspreid over het Verenigd Koninkrijk, van Noord-Schotland tot Zuid-Engeland.

Hoewel het Verenigd Koninkrijk uit verschillende juridische gebieden bestaat, is besloten de Accounts Payable (AP)-functie te centraliseren, zodat alle facturen naar een centrale locatie worden gemaild voor verwerking. Dit komt ten goede van de controleerbaarheid, zichtbaarheid en efficiëntie.

Doelstellingen

Het in het Verenigd Koninkrijk gevestigde deel van het bedrijf wilde het inkooporder- (PO), factuur- en betalingsproces vereenvoudigen. Voorheen waren er, verspreid over de diverse locaties in het Verenigd Koninkrijk, vele pakken papier nodig. Er was slechts beperkt inzicht in de kosten, en de Accounts Payable-afdeling kon leveranciers niet vertellen wanneer ze zouden worden betaald.

En ook de uitgavenkant was arbeidsintensief. Uitgaven werden handmatig beheerd, op spreadsheets, met per post verstuurde ontvangstbewijzen. Dit was zowel inefficiënt, doordat ontvangstbewijzen regelmatig kwijtraakten, als zeer moeilijk te controleren.

Bauer Media maakte al gebruik van Proactis Invoice Capture en besloot daarom deze oplossing uit te breiden naar een automatisch factuurverwerkings- en betalingssysteem met direct overzicht en inzicht in uitgaven.
 

Wat biedt de oplossing

Proactis biedt een gestroomlijnd verwerkingssysteem voor inkooporders en online uitgaven. Met Invoice Capture scant en importeert Bauer Media elektronische facturen. Wanneer er nu facturen binnenkomen, wordt het inkoopordernummer op de factuur vermeld voor een geheel geautomatiseerde verwerking. En omdat Proactis naadloos integreert met SAP, verlopen betalingen sneller en nauwkeuriger.

Bij afwijkingen of fouten worden deze automatisch via Proactis doorgestuurd naar het betreffende bedrijf. Vroeger werd dit handmatig gedaan. Tegenwoordig is dit proces niet alleen sneller, maar zijn ook de controleerbaarheid en traceerbaarheid enorm verbeterd.

Bauer Media heeft bovendien een 'geen PO, geen betaling'-beleid kunnen invoeren. Wanneer er een factuur zonder inkoopordernummer wordt ontvangen, wordt deze automatisch teruggestuurd naar de leverancier voor validatie. Dit doordachte proces zorgt ervoor dat de Accounts Payable-afdeling weet hoeveel er wordt uitgegeven en welke uitgaven er gepland zijn. Alle uitgavengegevens zijn actueel en accuraat en geven inzicht in de totale gecombineerde uitgaven van het bedrijf, inclusief alle AP-transacties.

Resultaten

Met Proactis zijn alle facturen zichtbaar, alle kosten bekend en worden alle inkooporders vooraf opgesteld, zodat het finance team in staat is om alle kosten te evalueren. Binnen het Accounts Payable-team zijn enorme kostenbesparingen gerealiseerd, doordat de automatisering van het facturatieproces AP-medewerkers in staat stelt zich te concentreren op taken met meer toegevoegde waarde.

Het kosten- en batenmanagement is nu snel en robuust, en de AP-afdeling weet exact wat er is uitgegeven. Bauer Media heeft een self-billing proces geïmplementeerd zodat het bedrijf facturen kan opstellen voor alle freelancers en externe medewerkers. Dankzij de integratie met SAP worden alle facturen nu conform de bepalingen betaald. Proactis leverde de sjablonen om het proces te automatiseren en veel tijd te besparen.

Bauer Media heeft tevens samen met Proactis papieren declaratieprocessen vervangen door een volledig elektronisch systeem. Het is nu mogelijk om elektronisch ontvangstbewijzen bij te voegen voor snellere uitbetalingen en meer tevreden medewerkers dankzij snellere goedkeuringen. Dit heeft geleid tot een verlaging van de kosten voor het verwerken van onkostendeclaraties.

Daarnaast heeft het werken met Proactis geresulteerd in verbeterde relaties met leveranciers dankzij een goed gestroomlijnde ervaring. Bauer Media krijgt nu nog maar weinig vragen van leveranciers (minder telefoontjes).
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X