Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

FAQ: Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking biedt besparingen, inzicht in uw uitgaven en efficiëntievoordelen. Een project waar dus veel winst te behalen valt. Wij begrijpen dat hierbij veel vragen naar boven komen. In dit artikel beantwoorden wij de meest gestelde vragen over digitale factuurverwerking. 

Q: Wat zijn de uitdagingen in digitale factuurverwerking?
Om te weten wat de grootste uitdagingen zijn in factuurverwerking is het goed om het proces te kaderen en activiteiten te definiëren. In het kort: digitale factuurverwerking is het digitaal ontvangen, coderen, valideren en goedkeuren van facturen. In dit proces lopen organisaties tegen o.a. de volgende uitdagingen aan: het versnellen van trage doorlooptijd van facturen, repetitieve handmatige handelingen van de crediteurenmedewerker en beperkt tot geen overzicht van factuur statussen en verwachte kosten.

Q: Hoe begin ik met het automatiseren van factuurverwerking?
De eerste stap zit in het proces. Begin met het inzichtelijk maken van de huidige werkprocessen. Wie zijn uw voorkeursleveranciers en welke facturen zijn arbeidsintensief? Worden de facturen centraal of decentraal ontvangen en verwerkt? De volgende stap is om in overleg met Finance, Control en Inkoop het geldende beleid, de procedures en controlemechanismes scherp te hebben. Dat biedt het kader voor het te automatiseren proces, ongeacht welke applicatie u wenst te selecteren. Dit is het moment dat u de keuze kunt maken voor oplossing die volledige ondersteuning biedt voor automatisering.

Q: Wat is het verschil tussen facturen digitaliseren en automatiseren?
De termen worden nog wel eens door elkaar gehaald en dat heeft invloed op de doelstellingen van een project. Beide zijn met elkaar verweven, maar het is goed om de verwachtingen duidelijk te hebben. Een digitale factuur is meer dan een ‘PDF’, het gaat om de factuurdata die vanuit een UBL-factuur of na OCR-technologie uit de PDF is geëxtraheerd en beschikbaar is voor verdere verwerking.

Digitaliseren is slechts één stap naar effectieve factuurverwerking. Het houdt namelijk in dat u als eerste stap alle papieren facturen converteert naar digitale bestanden en deze ook digitaal verwerkt. Het automatiseren van factuurverwerking gaat een stapje verder. Uw facturen worden hier namelijk automatisch goedgekeurd en ‘touchless’ of ‘straight-through’ verwerkt op basis van vooraf vastgestelde autorisaties en via 2- of 3-way matching. U kunt het proces het werk laten doen en u hoeft zich alleen nog te focussen op de uitzonderingen en facturen die uitvallen.

Q: Wat is de toegevoegde waarde van digitale factuurverwerking?
Ten eerste is handmatige factuurverwerking vaak een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. De inkomende factuur dient te worden gevalideerd (is de leverancier wel of niet bekend?) en de factuurdata moet handmatig worden ingevoerd. Digitale factuurverwerking maakt tijd vrij om de factuur daadwerkelijk te behandelen en na te gaan of deze werkelijk klopt. Digitale factuurverwerking helpt om de werkvoorraad inzichtelijk te maken en de tijd effectief te benutten en fouten te voorkomen. Ten tweede kunt u middels OCR-technologie order- en leveranciersgegevens overzichtelijk en makkelijk terugvinden op één plek. Door het overzicht dat u heeft, in vergelijking met handmatige factuurverwerking, kunt u ook besparingen realiseren. En omdat het proces sneller verloopt kunt u sneller leveranciers terugbetalen tegen een kleine korting. Dit geeft u de kans om nog meer inkoopvoordeel te behalen, terwijl u de cashflow van uw leveranciers stimuleert. Daarbij, kunt ook gemakkelijk de probleemfacturen identificeren en afhandelen en ten slot creëert u een heldere audit trail voor rapportage van uw financiële gegevens.

Q: Hoe begin ik met het automatiseren van factuurverwerking?
Dat hangt er vooral van af hoe het proces in uw organisatie momenteel verloopt. Bijvoorbeeld: werkt u al met OCR-technologie, worden inkooporders of verplichtingen vastgelegd en gecommuniceerd aan leveranciers? Wat is uw doelstellig van het automatiseren?

Stap 1: Bepaal eerst het nulpunt. Hoe? Open een Excel en verzamel wat basis informatie om de omvang te bepalen.  Hoeveel facturen worden er verwerkt met en zonder inkooporder? Hoeveel facturen zijn er gemiddeld per crediteur? Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een factuur, een autorisatie en worden facturen op tijd betaald? Vanuit hier zullen er verdiepingsvragen ontstaan. Bijvoorbeeld: U ziet dat slechts 20% van facturen een inkooporder heeft. Hoe komt dat? Ligt dat aan het bestelproces? Maken wij (te) veel gebruik van eenmalige leveranciers? Of hebben wij een zeer decentraal, autonoom opererende organisatie. Lang verhaal kort: begin met het verzamelen van data die vervolgens in context geplaatst kan worden.

Stap 2: Borg draagvlak binnen uw organisatie. Identificeer de stakeholders en de personen die dit proces tot een succes kunnen maken. Bedenk wat de top 5 frustraties kunnen zijn binnen uw team, management en de business.

Stap 3: Stel korte termijn doelen op (+/- 6 maanden). Indien nodig kunt u de nodige procesverbeteringen vastleggen aan de hand van een interne of externe audit van de KPI’s die u heeft vastgelegd in stap 1. Kortom: Stel doelen en stel u voor welke weg u heeft te gaan aan de hand van de huidige resultaten.

Stap 4: Nodig minimaal 2 leveranciers uit voor een demo op basis van een user-script of de doelstellingen die u in stap 1 en 3 heeft bepaald. Stel uzelf hierbij open voor de best practises van de leveranciers en bespreek de impact van een implementatie voor uw organisatie.

Q: Ik krijg verschillende soorten facturen binnen. Hoe verwerk ik deze?
De verwerking van verschillende facturen begint al de ontvangst. De diversiteit aan formaten en manieren waarop leveranciers facturen versturen, maakt het uitdagend om één proces te hanteren voor het verwerken. De inkoopfacturen komen binnen per post, in mail met PDF en/of XML, via PEPPOL of via een webservice van de leverancier. Door één centraal ontvangstportaal te positioneren, ziet uw crediteurenadministratie alle inkomende facturen op één plek binnen komen. Ongeacht of deze via de OCR zijn verwerkt or rechtstreeks via PEPPOL komen. Dit ‘voorportaal’ van facturen voert direct een aantal validaties om de kwaliteit van de data te borgen. Zo is er een validatie op Kop KVK-, IBAN- en BTW nummer of de leverancier bekend is of dat het een dubbelfactuur betreft voordat deze het proces vervolgt. Dit voorkomt uitval verderop in het proces en crediteurenmedewerkers kunnen o.b.v. filters gericht kijken naar de oorzaak van uitval, zoals ‘onbekende leverancier’.

Q: Wat is 3-way matching?
3-way matching is een proces waarbij de inkoopfactuur wordt vergeleken met de inkooporder en prestatie of ontvangst. Als de gegevens van deze 3 documenten met elkaar matchen kan de factuur zonder dat deze opnieuw moet worden goedgekeurd worden doorgezet ter betaling.  Dit levert niet alleen proceswinst op, maar als organisatie krijg je grip op kosten voordat de factuur binnenkomt. Zodra er een factuurverschil wordt geconstateerd (automatisch), krijgt de betreffende besteller, collega van inkoop of de budgethouder hier gericht melding van.

Q: Moeten alle inkomende facturen op via 3-way match?
Nee, dat is geheel afhankelijk van de doelstellingen, het beleid binnen uw organisatie en bovendien niet voor elke inkoopcategorie efficiënt. Een praktisch voorbeeld is een boeket voor een jarige medewerker. U vraagt uw collega natuurlijk niet om de ontvangst te registeren zodat de factuur automatisch kan worden verwerkt. Per inkoopcategorie, leverancier maar ook het volume facturen of de waarde van de diensten of goederen kunnen bepalen of 3-way matching wenselijk is.  

Q: Hoe stap ik over vanuit mijn huidig factuurverwerkingsproces?
Het overstappen naar een nieuw factuurverwerkingsproces lijkt heel ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Uw P2P-partner kan u hierbij ondersteunen zodat u pragmatisch in slechts enkele stappen een naadloze omschakeling realiseren.

Fase 1: Hoe ziet de huidige situatie eruit? Wie zijn er betrokken en zien de meerwaarde in het project? Welke applicatie (ERP/Financieel systeem) wordt nu binnen de organisatie gebruikt? Dit zijn vragen die u intern vast kunt uitzetten, waarna 1 van onze deskundigen met u in gesprek gaat om een compleet beeld te krijgen van de kansen, risico's en verwachtingen. Tijdens een sessie van 90 minuten verzamelen we 90% van de uitgangspunten.

Fase 2: De volgende fase is een verdiepingsslag om tot een inrichting te komen die herkenbaar is voor uw huidige of gewenste proces. Beschrijf de type facturen en leveranciers en wat is uw huidige procuratiebeleid voor facturen en/of orders? Op basis van best-practice inrichtingen bij vergelijkbare organisaties, wordt een test-omgeving (sand-box) ingericht.

Fase 3: Wij maken een begin aan de digitalisering van facturen door het inrichten van de Scan en Herken software. Daarnaast kijken we ook direct naar de leveranciers die al eFacturen sturen om een ware optimalisatie te bereiken.

Fase 4: Samen testen wij de inrichting van de software en wordt de organisatie actief geïnformeerd. Als de migratie en testwerkzaamheden volgens plan lopen, wordt het oude factuurverwerkingssysteem geleidelijk uitgefaseerd.

Fase 5: Wij helpen u met het trainen van de crediteurenadministratie.

Fase 6: Binnen 3 maanden kunt u live met uw nieuwe applicatie voor factuurautomatisering.

Q: Wat heb ik nodig voor een goede integratie tussen mijn financiële pakket en mijn P2P-oplossing?
Als eerste moet u uw data op orde hebben. Als voorbeeld: om een leverancier correct te kunnen valideren, is het essentieel dat de masterdata op orde is. Als er geen order bekend is, wordt de factuur als 'standalone’ of ‘kostenfactuur’ geboekt op een combinatie van o.a. grootboek en kostenplaats. Ook hiervoor is het mogelijk om deze data via een interface uit te wisselen. Zonder integratie is een volledig automatisch en gebruiksvriendelijke factuuroplossing niet mogelijk. We adviseren u graag over de minimale koppelingen die benodigd zijn en wat de impact of risico's zijn. In de afgelopen 25 jaar hebben wij niet 1 implementatie verzorgd zonder interfaces.

Q: Hoe ga ik om met periodieke verplichtingen?
Als uw contracten en orderproces goed zijn ingericht, kunt u hier relatief snel winst behalen. Hierbij is ook de samenwerking tussen inkoop en financiën van belang. Als een contractverplichting is goedgekeurd is deze eenvoudig (en automatisch) te verwerken. Repeterende facturen komen elke maand binnen. Het is dan ook onnodig om deze elke keer goed te keuren. Als er een contractreferentie of ordernummer staat vermeld op de factuur, is dit niet meer nodig en kunt u deze facturen straight-through of ‘hands-off’ verwerken.

Wij begrijpen de uitdagingen van digitale factuurverwerking. Ontdek hier hoe de factuurverwerking software van Proactis u aan een efficiënter en effectiever proces helpt.