Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Een agile P2P-systeem: simpelweg onmisbaar

Door Robert-Jan van der Pouw

In deel één van deze reeks gaf mijn collega Jerry Graman een mooie aftrap over wat de waarde kan zijn van een agile P2P-systeem. Een geïntegreerde P2P-oplossing biedt real-time stuurinformatie en daarmee procesoptimalisatie binnen Inkoop & Finance.

Naast het strategisch belang van Business Spend Management, ga ik in dit deel in op de impact van een Agile-P2P oplossing op de Accounts Payable afdeling. Hierbij is het mogelijk om waarde te creëren in het proces en aaneengesloten keten van bestellen-tot-betalen. Dit is mogelijk op twee belangrijke manieren: door procesefficiëntie te creëren en door fraudepreventie.

Besparen vs. waarde creatie
Een gemeenschappelijk doel en vraagstuk die ik vaak tegenkom is: Hoe kan de crediteurenadministratie zelf bijdragen aan structurele verbetering i.p.v. procesfouten reactief corrigeren? Het is gewoon zonde dat een factuur onnodig lang blijft liggen, handmatig moet worden geboekt of gecorrigeerd. Wanneer dit te vaak gebeurt, werkt het demotiverend voor de AP-afdeling en bovendien kosten elke extra handeling tijd (en geld).

Wat maakt factuurafhandeling efficiënter? Het antwoord ligt in het proces, want waarom is er onduidelijkheid over een factuur, bestelling en/of levering? Als een order op de juiste boekingscombinatie wordt geregistreerd, goedgekeurd conform procuratiebeleid en verstuurd aan een bekend leverancier, dan scheelt concreet al 3 handelingen voor de crediteurenmedeweker. Kortom, een P2P-proces gecombineerd met gebruiksvriendelijke technologie ondersteunt de AP-afdeling bij het efficiënt verwerken van de factuur. De technologie herkent de factuur voor matching, de route voor eventuele vragen of goedkeuring.

Welke waarde hangt u aan een efficiënt proces? Stel dat de factuur (papier, PDF of XML) in één flow kan worden gekoppeld aan een goedgekeurde inkooporder, de prestatieverklaring of ontvangstregistratie en ter betaling wordt verstuurd naar het financiële systeem. Hands-off accounting of ‘straight-through-processing’ klinkt wellicht futuristisch maar de technologie is beschikbaar, het is nu een kwestie van doen. De AP-afdeling kan op deze manier hun talent benutten om zich te richten op de ‘uitzonderingen’ in het proces en dit structureel te optimaliseren. Efficiënt en motiverend voor uw team – dat is waar de echte waarde uit voort gaat komen.

Voorkom betaling van frauduleuze of dubbele facturen
Het valideren van een factuur vraagt aandacht. Is de leverancier bekend (en erkend), verwachten we ook een factuur (is het besteld?) en hebben we deze factuur niet eerder gezien? Dit is slechts een fractie van de controlepunten waar de crediteurenadministratie zich op richt om te voorkomen dat spookfacturen of inkoopfacturen dubbel worden betaald.

P2P-technologie biedt uitkomst. Het valideren van facturen op o.a. KvK, BTW en/of IBAN biedt de zekerheid dat de leverancier bekend bij uw organisatie. Vervolgens wordt er gecontroleerd of er een openstaande verplichting bekend is en of deze niet al gesloten is vanwege eerder betaalden facturen. Zodra een factuur op één van deze punten ‘uitvalt’, ziet uw team dit met de reden van uitval. Voorkom onnodige betalingen en signaleer en reageer snel op risico’s.

Lees gerust verder over de winstkansen van P2P in onze gids: Next Generation Purchase-to-Pay - Transforming P2P into a strategic spend management linchpin.

Over de auteur:
 
Robert-Jan van der Pouw is al jaren een vertrouwd gezicht in de wereld van Source-2-Pay. ‘Het is de uitdaging (en mijn drive) om de verschillende belangen en verwachtingen vanuit inkoop, financiën en de business samen te brengen”. Het proces van bestellen tot betalen is altijd in beweging. Benieuwd wat wij doen om u naar een hoger P2P-niveau te tillen? Neem gerust contact met ons op.