Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

De verbindende schakel tussen financiën en inkoop

Organisaties helpen om inzicht en controle te krijgen over 100 procent van de uitgaven. Dat is waar Proactis voor staat. En dat kan alleen maar worden bereikt als inkoop en financiën met elkaar samenwerken. Business spend management is de schakel die inkoop en financiën met elkaar verbindt. En het mogelijk maakt voor organisaties om kosten te verlagen, compliancy te verbeteren, efficiëncy te verhogen en cashflow te optimaliseren.
 
“De moderne financial zet zwaar in op de digitalisering van het factuurproces. Maar als het op de bestelprocedure aankomt, dan ligt de bal meestal bij inkoop” vertelt managing director Tim Schaefers. Het verbinden van inkoop en financiën is geen overbodige luxe. Want beide disciplines willen nog wel eens naast elkaar bestaan, zonder het contact met elkaar op te zoeken. “En dat is zonde. Want wie grip wil krijgen op de uitgaven van een onderneming, zal niet alleen moeten beginnen bij het stroomlijnen en automatiseren van de factuurstroom, maar ook moeten kijken naar het hele traject dat daar aan vooraf gaat, waaronder het selecteren van de juiste leveranciers en het bestelproces. Eigenlijk het gehele proces van source to pay.”
CTO Paul van Rietschoten vult aan: “Zorg voor voldoende kwaliteit in zowel het strategische- als operationele inkoopproces. Dat betekent ook dat bestellingen volgens contractafspraken worden geplaatst bij vooraf geselecteerde leveranciers en dat daarnaast autorisatie en budgetcontrole vooraf plaatsvinden. Zo heb je inzicht in al je uitgaven en verplichtingen en kun je bijvoorbeeld fraude beter tegengaan.”

Allerbelangrijkste
Finance-afdelingen willen nog wel eens beginnen met het digitaliseren van alleen de factuur. Schaefers: “Dat is logisch. Facturen kunnen volautomatisch worden verwerkt omdat elektronisch factureren via UBL steeds meer als nieuwe standaard wordt geaccepteerd. E-factureren scheelt administratiekosten en zorgt ervoor dat facturen sneller worden verwerkt en sneller worden betaald. Klant en leverancier krijgen beter inzicht in het facturatieproces. Wie inzicht heeft in al zijn uitgaven, kan besparingen behalen. Jammer genoeg zien wij in de praktijk dat nog te veel financieel professionals zich onvoldoende bewust zijn van de besparingen die zij kunnen realiseren door de integratie van het source to pay-proces. Wil een organisatie echt in control zijn en besparingspotentieel ontwikkelen, dan moet de focus worden verlegd van het digitaliseren van papieren processen naar procesintegratie tussen inkoop en financiën. Tussen CPO en CFO. De besparingen die zo worden gerealiseerd hebben namelijk direct invloed op het bottom line-resultaat van de organisatie. Dat terwijl via de top line enorme investeringen en inspanningen moeten worden geleverd om hetzelfde resultaat te bereiken.”

In dienst van de business  
Inkoop en finance staan beiden in dienst van de business. Van Rietschoten: “Ik vind ook dat we het niet meer moeten hebben over factuurverwerking of e-procurement. Nee, het is één geheel. En dat geheel noemen wij business spend management. Daarmee hopen we beide disciplines te mogen verwelkomen aan tafel. Het is essentieel voor implementatie van dergelijke oplossingen dat we beide bloedgroepen bereiken. Daarmee staat of valt het succes dat voor beide disciplines voor het grijpen ligt.”

Krachtenbundeling
In 1999 introduceerde Esize een nieuwe generatie inkoopsoftware die volledig werd gebouwd op cloudtechnologie. In 20 jaar is het platform uitgegroeid tot een end-to-end source to pay-oplossing, ontwikkeld vanuit de visie dat business spend management de verbindende factor is tussen inkoop en financiën. Door in 2018 de krachten te bundelen met Proactis, een wereldwijde leverancier van spend management-oplossingen, maken Tim Schaefers en Paul van Rietschoten hun internationale ambities waar.  

Internationaal
In de inkoopwereld is Esize een bekende naam. Deze is nu veranderd naar Proactis, maar daarmee sneeuwt het inkoopplatform allerminst onder. Van Rietschoten: “Onze oplossingen integreren alle processen rondom inkoop en factuurafhandeling op één cloudplatform. Van sourcingtrajecten, contractbeheer en inkooptransacties tot samenwerking met leveranciers en automatische afhandeling van facturen. Daarin schuilt de kracht van ons platform en die toegevoegde waarde brengen wij binnen de groep. Dat betekent dat we als leidend product deel uitmaken van de kernactiviteit van Proactis. We sluiten ons aan bij een internationale partij met kantoren in Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Azië. Dit geeft ons een internationaal bereik waarbij wij klanten lokaal van dienst zijn met regionale centers of excellence.  Onze marktfocus lag tot voor kort hoofdzakelijk in de Benelux, maar we bedienen ook veel klanten die op internationale schaal werken. Die kunnen we nu dus wereldwijd van ondersteuning voorzien. Ons platform wordt zodoende alleen maar sterker. En kunnen wij ook internationaal meegroeien met onze klanten. Kortom, deze krachtenbundeling is niet zomaar ontstaan.” 

Best of breed
Er is volgens Schaefers nog een voordeel. “Veel andere aanbieders van inkoopsoftware zijn tegenwoordig overgenomen of onderdeel van een leverancier van boekhoudsoftware, een financieel pakket of een ERP-pakket. Zij hebben die afslag genomen. Daardoor zit je als klant vast aan een dergelijke omgeving. De huidige markt vraagt om oplossingen die communicatie hoog in het vaandel hebben en de eindgebruiker centraal stellen, het outside in-principe. Traditionele ERP-systemen hebben daar van huis uit veel moeite mee. Wij hebben met Proactis bewust gekozen voor onafhankelijkheid en een specialisme in business spend management. Wij zijn best of breed, geen best of suite. Specialisten. Waarbij we natuurlijk kunnen koppelen met de gangbare boekhoud-, financiële en ERP-pakketten. Daardoor zijn en blijven we breed een interessante partij om mee samen te werken.”    

Innovatiekracht
De voordelen van werken in de cloud zijn evident. Van Rietschoten: “Alle gebruikers ontvangen automatisch updates en innovaties van de software en werken altijd met de laatste versie. De cloud stelt ons in staat snel nieuwe functionaliteiten naar onze klanten te brengen.” De CTO noemt een aantal innovaties. “We zijn officieel gecertificeerd als een PEPPOL Access Point-provider. Dit betekent dat we zelf klanten kunnen aansluiten op het Europese e-facturatie netwerk PEPPOL. Daarmee kunnen klanten onder meer digitaal facturen uitwisselen met leden van OpenPEPPOL in verschillende elektronische formats. Een voorbeeld van zo'n format is de UBL-factuur.”

Chatbots
Als tweede innovatie noemt Van Rietschoten een toepassing van kunstmatige intelligentie. “In de toekomst praat je in Proactis met een chatbot als je antwoorden wilt krijgen op jouw specifieke vragen. Deze digitale assistent praat en begrijpt jouw natuurlijke taal en is de user interface die alle aanwezige informatie in Proactis met elkaar verbindt. Deze herkent patronen en gedrag om routinetaken te automatiseren, zodat je je als gebruiker kunt focussen op kerntaken. Met dat soort ontwikkelingen waren we al bezig, maar door onze positie in de groep krijgt dat een versnelling.” Als derde noemt de CTO innovatie van meer technische aard. “Applicaties evolueren steeds sneller, waardoor datastructuren veranderen en steeds complexer worden. Vanuit steeds meer bronnen willen we data met elkaar verbinden. De gangbare relationele technologie is niet daarvoor gebouwd. Zo zie je dat bijvoorbeeld de grote social media-bedrijven kiezen voor een andere benadering van dataopslag, met een zogeheten graph-database. Dat wil zeggen dat je beter in staat bent om verbanden te leggen tussen objecten, zoals bij Linkedin gebeurt. Het is de graph database die betekenis geeft aan big data en ervoor zorgt dat er steeds meer gegevens steeds sneller aan elkaar worden gelinkt. Om van daaruit data om te zetten in waardevolle informatie.”
Benieuwd wat business spend management voor uw organisatie kan betekenen? En hoe u in uw organisatie kosten kunt verlagen, compliancy kunt verbeteren, efficiëncy kunt verhogen en cashflow kunt optimaliseren? Wij komen graag met u in gesprek over een juiste oplossing die aansluit bij uw unieke wensen.

Neem contact op
X
Case study
a.s.r. realiseert volledige controle over uitgaven, met bedrijfsbreed inzicht in bestedingen en contracten
Lees meer
Oplossingen
Meer inzicht en controle over uw bedrijfsuitgaven
Lees meer
Succesverhalen van klanten
Roll Group krijgt 100% grip op uitgaven met ‘straight-through processing’ van facturen
Lees meer