Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Procurement succesvol – toepassing stimuleren door middel van gebruikerservaringen

Een van de belangrijkste sleutels tot het succes van een inkoopsysteem is het vermogen om iedereen binnen de organisatie mee te krijgen, omdat het voor medewerkers eenvoudiger is om te bestellen wat ze nodig hebben, managers die aanvragen eenvoudiger kunnen beoordelen en goedkeuren, en afdelingshoofden de impact van de uitgaven op hun budgetten kunnen inzien.

Dit is waar best-in-class Procurement de ouderwetse ERP-inkoopmodules overtreft. ERP-systemen bieden vele verschillende functies en zijn ontworpen voor financieel specialisten, niet voor reguliere gebruikers. De systemen dringen starre, zakelijke inkooprichtlijnen, enorm complexe aanvraag- en goedkeuringsprocessen op die weken in beslag kunnen nemen. En dat via een systeem dat moeilijk te begrijpen en te navigeren is. Zoals u wel zult verwachten, ontbreekt de 'buy-in' vaak.

Het goede nieuws is dat nieuwere, cloud-based inkoopapplicaties, zoals de tools van Proactis, zich richten op het stimuleren van toepassing door middel van een gebruikerservaring. Voor procurement betekent dit het creëren van een winkelervaring en een interface die de gebruiker vraagt: "Wat heeft u nodig?" en die zorgen dat bestellingen met slechts enkele klikken kunnen worden afgerond. Medewerkers hoeven niet langer te zoeken naar wat ze nodig hebben in offline catalogi, rond te lopen met de aanvraag en achter goedkeuringen aan te gaan. Het relevante inkoopbeleid, catalogusitems van voorkeursleveranciers, andere relevante punch-outleveranciers en toegang tot deskundig inkoopsupport zijn online beschikbaar.

Een succesvol inkoopsysteem creëert een echte winkelervaring waarmee medewerkers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden zonder dat dit ten koste gaat van de inzichtelijkheid en de behoefte van het management om de uitgaven effectief te beheren. Het heeft een gebruiksvriendelijk design dat een culturele verschuiving mogelijk maakt, zodat medewerkers alledaagse artikelen zelf kunnen inkopen binnen de gevestigde organisatorische controles. De allerbeste inkoopapplicaties zijn enorm productief en gemakkelijk in de vingers te krijgen door afdelingsmanagers, inkopers en zelfs leveranciers.

Voor medewerkers:
  • Een intuïtief gebruikersinterface met overzichtelijke schermen en minimale invoervereisten. Dit maakt het een gebruiksvriendelijk systeem, zelfs voor iemand die het slechts sporadisch gebruikt. 
  • Inductief inkopen begeleidt medewerkers snel naar potentiële leveranciers, catalogi en websites, zodat ze eenvoudig precies datgene kunnen vinden wat ze nodig hebben bij een geautoriseerde bron.
  • Als de aanvragen gedurende het gehele proces inzichtelijk zijn, krijgen medewerkers een gevoel van eigenaarschap.
Voor afdelingsmanagers:
  • Geautomatiseerde accountcodering en budgetcontrole zorgen ervoor dat informatie opzoeken en verifiëren niet meer zo tijdrovend is.
  • Een flexibele workflow en goedkeuringshiërarchieën maken goedkeuringsgroepen, tijdelijke opdrachten, vakanties, etc. mogelijk.
  • Timemanagement en het elimineren van vertragingen worden een fluitje van een cent dankzij e-mailnotificaties voor inkoopaanvragen waarvoor goedkeuring vereist is, met persoonlijke voorkeuren voor groepering en timing.
  • Een snel en eenvoudig autorisatieproces dankzij goedkeuringen met één klik of terugsturen naar de aanvrager met opmerkingen.
  • Volledig inzicht in de kostenpijplijn geeft managers alle informatie die ze nodig hebben om de uitgaven en cashflow van de afdeling effectief te beheren.
Voor inkopers:
  • Doordat medewerkers zelf alledaagse goederen en -diensten kunnen inkopen, komt er meer tijd vrij voor activiteiten met echte toegevoegde waarde, zoals strategische sourcing en leveranciersmanagement.
  • Dankzij aanvragen via formulieren met vrije tekst en templates, in combinatie met digitale catalogi, kan de aanvrager behoeften sneller communiceren naar de inkoper.
  • Aan de hand van e-mailnotificaties voor vereiste acties, zoals contractbeoordeling en stappen op het gebied van sourcing, kunnen inkopers werken op basis van uitzonderingen, zonder dat er iets door de mazen van het net glipt.
  • Support bij de onboarding van leveranciers, geautomatiseerde sourcing events, digitale RFx-vragenlijsten en gecentraliseerd contractbeheer bieden structuur en verminderen de administratieve rompslomp voor veel van de activiteiten waarmee u alles uit leveranciers en contracten kunt halen.
Voor Finance professionals:
  • Door in te kopen op basis van PO's ontvangt Accounts Payable minder onverwachte facturen.
  • Voorgecodeerde orderregels verwijderen de cyclus van "wie heeft dit gekocht en waarvoor?" die het proces van kostentoerekening en betaling vertraagt.
  • Door middel van budgetcontroles voorafgaand aan de bestelling wordt er gewaarborgd dat de middelen daadwerkelijk beschikbaar zijn voordat aankopen worden goedgekeurd.
  • Geautomatiseerde matching van facturen en het oplossen van afwijkingen via een digitale workflow vereenvoudigen de aanvaarding van facturen.
  • Inzicht in de kostenpijplijn voorkomt onaangename verrassingen door onverwachte verplichtingen.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X