Een succesvol inkoopplatform door de beste gebruikerservaring

Eén van de belangrijkste sleutels tot het succes van een inkoopsysteem is om draagvlak te krijgen binnen de organisatie. Maak het eenvoudiger voor medewerkers om te bestellen wat zij nodig hebben, voor managers om deze aanvragen te kunnen beoordelen en goedkeuren, en voor afdelingshoofden om de impact van de uitgaven op hun budgetten te kunnen inzien.

Dit is waar een best-in-class inkoopplatform de ouderwetse ERP-inkoopmodules overtreft. ERP-systemen bieden vele verschillende functies en zijn ontworpen voor financieel specialisten, niet voor reguliere gebruikers. De systemen dwingen starre, zakelijke inkoopprocedures en complexe aanvraag- en goedkeuringsprocessen af die weken in beslag kunnen nemen. En dat met een systeem dat moeilijk te begrijpen is. Zoals u wel zult verwachten, ontbreekt 'buy-in' vaak.

Het goede nieuws is dat nieuwere, cloudgebaseerde inkoopapplicaties, zoals de tools van Proactis, zich richten op het stimuleren van acceptatie door een optimale gebruikerservaring. Voor Inkoop betekent dit het creëren van een interface die de gebruiker vraagt: "Wat heeft u nodig?" en zorgt dat bestellingen met slechts enkele klikken kunnen worden afgerond. Medewerkers hoeven niet langer te zoeken naar wat ze nodig hebben in offline catalogi, rond te lopen met de aanvraag en achter goedkeuringen aan te gaan. Het relevante inkoopbeleid, catalogusitems van voorkeurleveranciers, en toegang tot deskundig inkoopsupport zijn online beschikbaar.

Een succesvol inkoopsysteem creëert een echte winkelervaring waarmee medewerkers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden zonder dat dit ten koste gaat van het inzichten de controle van het management over de uitgaven. Het heeft een gebruiksvriendelijk design dat een ‘mindshift mogelijk maakt, zodat medewerkers alledaagse artikelen zelf kunnen inkopen volgens de juiste procedures en autorisaties. De beste inkoopapplicaties zijn zeer productief en gemakkelijk in gebruik voor afdelingsmanagers, inkopers en zelfs leveranciers.

Voor medewerkers:
  • Een intuïtieve gebruikersinterface met overzichtelijke schermen en eenvoudige data invoer maken het systeem gebruiksvriendelijk, zelfs voor iemand die het slechts incidenteel gebruikt.
  • Het systeem begeleid medewerkers op een logische manier naar potentiële leveranciers, catalogi en websites, zodat ze eenvoudig precies kunnen vinden wat zij nodig hebben, bij een vooraf geselecteerde leverancier.
  • Als de status van bestelaanvragen gedurende het gehele proces inzichtelijk is, dan krijgen medewerkers een gevoel van betrokkenheid.
Voor afdelingsmanagers:
  • Geautomatiseerde accountcodering en budgetcontrole zorgen ervoor dat informatie opzoeken en controleren niet meer zo tijdrovend is.
  • Een flexibele workflow en goedkeuring op basis van rollen.
  • E-mailnotificaties voor bestelaanvragen waarvoor goedkeuring vereist is, waarbij het mogelijk is om persoonlijke voorkeuren in te stellen voor bijvoorbeeld groepen en tijdsplanning.
  • Een snel en eenvoudig autorisatieproces, waarbij goedkeuring met één muisklik kan worden gegeven of met opmerkingen naar de aanvrager wordt teruggestuurd.
  • Volledig inzicht in de verwachte kosten geeft managers alle informatie die ze nodig hebben om de uitgaven en cashflow van de afdeling effectief te managen.
Voor inkopers:
  • Doordat medewerkers zelf alledaagse producten en diensten kunnen inkopen, komt er meer tijd vrij voor activiteiten die echt waarde toevoegen, zoals strategische sourcing en leveranciersmanagement.
  • Bestelaanvragen via formulieren en vrije tekst templates, in combinatie met digitale catalogi, zorgen voor snellere communicatie van de vraag naar de inkoper.
  • Aan de hand van e-mailnotificaties voor vereiste acties - zoals contractbeoordeling of specifieke acties rondom sourcing -, kunnen inkopers zich richten op uitzonderingen, zonder dat zij iets over het hoofd zien.
  • Ondersteuning bij de onboarding van leveranciers, geautomatiseerde sourcingprojecten, digitale RFx-vragenlijsten en centraal beheer van contracten bieden structuur en verminderen de administratieve rompslomp voor veel van de activiteiten. Hiermee kunt u alles uit leveranciers en contracten halen.
Voor Finance-professionals:
  • Door in te kopen op basis van PO's ontvangt Accounts Payable minder onverwachte facturen.
  • Vooraf gecodeerde orderregels voorkomen de vraag "wie heeft dit gekocht en waarvoor?" die het proces van kostentoewijzing en betaling vertraagt.
  • Doordat budgetcontroles voorafgaand aan de bestelling plaatsvinden wordt gewaarborgd dat de middelen daadwerkelijk beschikbaar zijn voordat aankopen worden goedgekeurd.
  • Geautomatiseerde matching van facturen en het oplossen van afwijkingen via een digitale workflow vereenvoudigen de goedkeuring van facturen.
  • Inzicht in de verwachte kosten voorkomt onaangename verrassingen door onverwachte verplichtingen.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X