Belangrijke vragen voor verbetering van het Source-to-Contract proces

Heeft u het vermoeden dat uw organisatie tijd, geld en talent verliest door de procedures voor sourcing, leveranciersmanagement en het afsluiten van contracten? Als dat zo is, dan kunt u eenvoudig controleren of uw gevoel juist is en de gevolgen ervan herkennen.

Het Source-to-Contract proces combineert sourcing, leveranciersmanagement, contentmanagement en contractmanagement en is een nauwgezet evenwichtsspel.

Aan de ene kant moet u ervoor zorgen dat uw bedrijf de beste waarde haalt uit de goederen en diensten die u koopt van vooraf geselecteerde leveranciers en vanuit goedgekeurde contracten die u heeft verkregen via de beste sourcing projecten.

Aan de andere kant moeten beslissingen worden afgewogen tegen een aantal belangrijke factoren, zoals de vraag of de leverancier compliant is, voldoet aan de prestatienormen en of hij over de meest actuele referenties beschikt. Tenzij het antwoord op deze vragen ja is, bestaat er een risico op vertraging, kosten en reputatieschade.

Het Source-to-Contract proces is echter complexer dan dat, en loopt continu door. Inkoopteams moeten hun leveranciersbestand rationaliseren om uitgaven beter te kunnen benutten (bijvoorbeeld door nieuwe leveranciers aan te trekken wanneer het aanbod beperkt is), de markt routinematig opnieuw te testen en gekwalificeerde leveranciers snel te identificeren wanneer er nieuwe vragen zijn. Leverancierscontracten moeten voortdurend worden gecontroleerd. En tegelijkertijd moeten de relaties met belangrijke leveranciers worden ontwikkeld, onderhouden en versterkt.

In wezen hebben inkoopteams zo veel verantwoordelijkheden en focuspunten met Source-to-Contract, dat er vrijwel altijd wel ergens iets over het hoofd wordt gezien. Als er iets misgaat, is dat een verspilling van tijd, geld en talent. Daarnaast zijn er vaak extra kosten om dit weer recht te zetten.

Waar beginnen met zoeken?
Een goede manier om het succes van uw huidige Source-to-Contract strategie te beoordelen, is door uw processen te benchmarken op basis van 'volwassenheid'. Er zijn uitersten op het gebied van Source-to-Contract, net als verschillende niveaus van volwassenheid.

Hieronder vindt u drie voorbeelden:
  • Binnen de sourcing zijn lopende trajecten een goede indicator voor de volwassenheid. Sommige organisaties behandelen deze ad hoc. Afdelingen kunnen hierin het voortouw nemen, met weinig betrokkenheid vanuit Inkoop. Maar de bijbehorende processen zijn mogelijk inconsistent en weinig transparant. Voor een hoge mate van volwassenheid is een transparant proces voor sourcing trajecten daarentegen noodzakelijk. Hierin moeten gestandaardiseerde digitale processen worden gevolgd en moeten de verschillende teams nauw samenwerken.
  • Bij leveranciersmanagement kunnen enorm veel resources gaan zitten in communicatie. Er is een groot verschil in volwassenheid tussen organisaties die dagelijks worstelen met post, e-mail en de telefoon en organisaties die gebruikmaken van een Business Network.
  • Bij contractmanagement kan de volwassenheid van de integratie van contracten met Purchase-to-Pay (P2P) processen behoorlijk variëren. Wanneer organisaties op dit vlak tegen uitdagingen aanlopen, hebben inkopers weinig inzicht in de goedgekeurde contracten. Wanneer de P2P-integratie echter is voltooid, zullen de inkopers gebruikmaken van vooraf onderhandelde overeenkomsten die in het kader van besparingen zijn opgezet door Inkoopt.
Pijnpunten en hun oorzaken
De mate van volwassenheid op deze en vele andere vlakken binnen uw Source-to-Contract processen zal een grote invloed hebben op het resultaat.

Denk hierbij aan het antwoord op vragen, als: waarom gekochte artikelen niet voldoen aan de daadwerkelijke vraag, hoe inkoop buiten contracten om een duur probleem wordt en waarom ongewenste contracten automatisch zijn verlengd wanneer ze hadden moeten worden beëindigd of heronderhandeld.

In de praktijk zal handmatig en ad hoc Source-to-Contract management behoorlijk kostbaar zijn als tijd, geld en talent wordt verspild. Maar met de juiste aanpak kan de situatie worden omgedraaid: enkele eenvoudige verbeteringen zullen een groot verschil maken. Alleen een gestructureerde aanpak maakt al verschil en een geïntegreerde en sterk geautomatiseerde strategie zullen prestaties radicaal verbeteren.

Door diepgewortelde problemen binnen Source-to-Contract aan te pakken, kunt u een snellere, meer gestroomlijnde en slimmere organisatie creëren. Met de juiste tools, processen en expertise kunt u uw prestaties en resultaat aanzienlijk verbeteren. 

Doe de test zelf
Herkennen wanneer u tijd, geld en talent verliest binnen Source-to-Contract is een goed begin. En zodra u zich realiseert waar dit gebeurt, kunt u actie ondernemen – en voorkomen dat schaarse middelen wegvloeien.

Bepalen wat de huidige stand van zaken is, hoeft geen langzaam, duur of verstorend proces te zijn. Uw kunt uw huidige situatie eenvoudig beoordelen met behulp van onze gids Denk na over uw Source-to-Contract proces.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X