Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Hoe Financiën en Inkoop in vier stappen samen kunnen besparen

Hoe CFO's de rol van Procurement in spend management beter kunnen begrijpen en benutten.

Als CFO besteedt u ongetwijfeld veel tijd aan het verlagen van de kosten waar dat maar mogelijk is. En dat probeert u te doen op een manier die uw organisatie sterker maakt in plaats van zwakker. Misschien werkt u wel aan kostenbesparingen binnen Financiën door Accounts Payable (AP) te automatiseren. En zoals veel CFO's tegenwoordig, kunt u zich volledig richten op spend management, eventueel met behulp van tools zoals eProcurement.

Grip en inzicht creëren in uw Purchase-to-Pay (P2P) proces brengt u een belangrijke stap dichter bij de voordelen van Spend Control.

Denk hierbij aan beter budgetmanagement en consistente naleving van beleid voor inkoopautorisatie.

Maar het grootste voordeel is dat u de kosten van de producten en diensten die uw organisatie inkoopt daadwerkelijk kunt verlagen door een hoger percentage van de inkoop te doen bij voorkeursleveranciers en op basis van contracten. Zo koopt u in voor de beste prijs met de meeste waarde.

De vier stappen die wij hieronder beschrijven zijn - met het juiste commitment - te realiseren binnen een tijdsbestek van enkele maanden en zullen binnen veel bedrijven belangrijke en waardevolle 'quick wins' opleveren:

1. Implementeer één centrale leveranciersdatabase:
Leg de basis om vrijwel elke inkoopactiviteit te verbeteren door met een inkoopsysteem een centrale leveranciersdatabase op te zetten en processen te implementeren die deze data volledig en up-to-date houden. Zo heeft u een enkel overzicht van al uw leveranciers (zoals u dat waarschijnlijk ook voor klanten heeft), maar kunt u ook: 
  • Onnodig en tijdrovend administratief werk verminderen;
  • De productiviteit van Inkoop en Accounts Payable verhogen;
  • Het leveranciersbestand indelen in categorieën voor een betere spend analyse;
  • De efficiency van bestaande financiële systemen verbeteren dankzij betere leveranciersgegevens;
  • De eerste stap zetten naar een online selfservicefunctie voor leveranciers.
 2. Verbeter de processen voor leverancierskwalificatie en contractbeoordeling:
De processen voor kwalificatie van leveranciers en beoordeling van contracten zijn essentieel om een sterk leveranciersbestand te houden en onverantwoorde risico’s te vermijden. Maar ze zijn vaak tijdrovend en arbeidsintensief. Een goed inkoopsysteem ondersteunt het stroomlijnen van deze processen en kan activiteiten versnellen: processen aan de hand waarvan verscheidene dingen sneller kunnen worden uitgevoerd: 
  • Leveranciersrisico identificeren, zodat stappen kunnen worden ondernomen om dit te beperken of zelfs te vermijden.
  • Risico - en de kosten die dit met zich meebrengt - verlagen voor de toekomst.
  • De productiviteit van het inkoopteam verhogen door beoordelingen van leveranciers en -prestaties te automatiseren, net als beoordeling van contracten.
3. Rationaliseer uw leveranciersbestand:
Op het moment dat uw organisatie beschikt over  één centrale leveranciersdatabase,  , uw leveranciers zijn gecategoriseerd voor een effectieve spend- en risicoanalyse en een gedegen proces voor kwalificatie en beoordeling is ingericht, dan bent u klaar om waarschijnlijk uw grootste 'quick win' te realiseren: het rationaliseren van uw leveranciersbestand.

Als uw organisatie is zoals de meeste andere, dan zult u zien dat u in veel van de inkoopcategorieën veel meer leveranciers heeft dan dat u daadwerkelijk nodig heeft. In andere categorieën heeft u mogelijk te weinig leveranciers. Door uw uitgaven te spreiden over meer leveranciers dan nodig is, verliest u aan inkoopkracht. In belangrijke categorieën heeft u mogelijk slechts één leverancier. En dit brengt een groot risico met zich mee als die leverancier niet zou presteren.

Als u de informatie in uw leveranciersdatabase combineert met de historie van  van uw uitgaven en andere informatie uit uw financiële systemen, dan kunt u uw leveranciersbestand rationaliseren en: 
  • Uw uitgaven beperken tot slechts één of enkele goede leveranciers per categorie en door de beste prijs met de meeste waarde te onderhandelen de totale kosten van ingekochte producten en diensten verlagen.;
  • Leg besparingen vast door contracten af te sluiten met voorkeursleveranciers;
  • In categorieën waar u afhankelijk bent van slechts één enkele leverancier de risico’s die dit met zich meebrengt verlagen door  ééeen of meer aanvullende leveranciers te kiezen.
4. Zet een Business Network in
Eén van de beste manieren om de administratieve kosten op zowel de korte als de lange termijn te verlagen, is een Business Network inzetten, die de communicatie met leveranciers drastisch kan stroomlijnen. U kunt een dergelijk netwerk inzetten om: 
  • Tijd te besparen door potentiële leveranciers zelf online een aanvraag in te laten dienen voor goedkeuring.;
  • Onboarding van leveranciers te optimaliseren, door leveranciers de mogelijkheid te bieden zelf profiel- en catalogusgegevens in te voeren of te uploaden;
  • Minder tijd te besteden aan sourcingprojecten door de juiste leveranciers de mogelijkheid te bieden om te bladeren door aanbestedingen, RFx-documenten te downloaden, reacties te uploaden en de toekenningsstatus te bekijken;
  • De werkdruk van Accounts Payable te verminderen door leveranciers zelf toegang te geven tot hun accountgegevens;
  • Het beheer van leveranciersgegevens te optimaliseren, door leveranciers in staat te stellen zelf wijzigingen aan te brengen in hun profiel- en catalogusgegevens.
Als u deze mogelijkheden al heeft, kunt u wellicht snel besparen door beter contractbeheer of beter stroomlijnen van sourcingprocessen. Met het juiste inkoopsysteem kunt u beginnen waar uw grootste kansen liggen ende volgende stappen nemen naar de uiteindelijke voordelen van een geïntegreerde aanpak, in een tempo dat het beste past bij uw organisatie.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X