Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering

Waar staat uw organisatie nu met factuurverwerking? En hoe komt u tot een geautomatiseerd proces? Een belangrijke verandering die u gelukkig in stappen kunt uitvoeren. En over het algemeen kan dat zonder grote impact op uw bestaande systemen.

Om de eerste stappen te zetten zijn geen nieuwe systemen nodig en elke stap brengt al een verbetering met zich mee. Pas als het fundament voor beleid en procedures is gelegd, komt er technologie bij kijken. U kunt kiezen voor de volgende aanpak:

1. Analyseer uw huidige processen
Inventariseer hoe facturen zich op dit moment door uw organisatie bewegen. Waar komen facturen binnen? Hoe komen ze bij Accounts Payable (AP)? Hoe worden ze gevalideerd en gecodeerd? Welk percentage wordt digitaal ontvangen en welk percentage op papier? Hoeveel tijd kost het gemiddeld om een factuur te verwerken? Hoeveel facturen worden er per jaar verwerkt per AP FTE? Wat zijn de AP-kosten per transactie (als een ruwe indicatie kunt u het totaal aantal facturen/kosten AP-afdeling aanhouden)?

Uw doel is om inzicht te krijgen hoe u op dit moment facturen verwerkt, waar de knelpunten en vertragingen zitten en wat het u kost. De kans is groot dat u mogelijkheden ziet om uw huidige procedures al op korte termijn te verbeteren.

2. Eén centraal punt voor factuurverwerking
Overweeg om één centraal punt of ‘shared service’ op te zetten voor factuurverwerking. Informeer uw leveranciers dat zij alle facturen naar Account Payable sturen en handhaaf het beleid (In een benchmarkonderzoek van de International Accounts Payable Professionals Association (IAPP) heeft meer dan 64,7% van de leden aangegeven dat centraliseren van het grootste belang is, door het een belang van 5 op een schaal van 1 tot 5 te geven).

Implementeer een standaardprocedure om facturen digitaal vast te leggen. U kunt daarmee beginnen door documenten eenvoudig te scannen en indexeren. Als u facturen op meerdere locaties moet vastleggen, gebruik dan een standaardprocedure en een centrale en digitale database die helpt om uw handmatige goedkeuringsproces te stroomlijnen.

Uw belangrijkste doel bij deze stap is om facturen zo snel mogelijk digitaal vast te leggen en de basis te leggen voor verdere automatisering van het proces op een later moment.

3. Standaardiseer beleid en procedures
Stel een standaard beleid en procedures op voor het verwerken van facturen met en zonder PO, en leg dit vast. Denk hierbij aan controles op dubbele facturen en optellingen, het vaststellen van criteria voor ‘matching’ inclusief zelf te bepalen toleranties, conflict-oplossing van probleemfacturen, goed- en afkeuringsworkflows, etc. Leg ook uw beleid vast voor het optimaliseren van werkkapitaal. Hierbij kunt u denken aan wanneer u wel en geen kortingen moet toepassen voor vroege betaling.

Uw belangrijkste doel is hier om aan uw organisatie duidelijk te maken hoe facturen precies moeten worden verwerkt. Dit zal uw huidige handmatige processen beter stroomlijnen en u voorbereiden op automatisering van uw beleid en procedures.

4. Automatiseer
Zodra u uw beleid, procedures en controles hebt vastgesteld, bent u klaar om te beginnen met automatiseren. Op dat moment kunt u een keuze maken voor een oplossing die ondersteuning biedt voor automatisering zoals hierboven is beschreven. Deze oplossing kan vervolgens worden geïmplementeerd.

Het belangrijkste om mee te beginnen is één enkele 'processing engine' waarmee u uw beleid en procedures voor validatie en codering, matching, het oplossen van afwijkingen, betalingsautorisatie en rapportage & analyse kunt automatiseren. U wilt een eenduidig, consistent factuurautomatiseringsproces, ongeacht het aantal manieren waarop u facturen aanvankelijk vastlegt. Aan de voorkant kunt u alle mogelijkheden voor digitaal factureren inzetten die u nu al gebruikt. Papieren facturen legt u vast door middel van een combinatie van scannen, OCR en handmatige invoer.

Uw doel is om zoveel mogelijk facturen te verwerken met weinig of geen menselijke interactie en om het proces voor het oplossen van afwijkingen zo veel mogelijk te stroomlijnen ('straight-through processing'). Als deze mogelijkheid er eenmaal is, dan kunt u werken aan een stapsgewijze verbetering van het proces dat hieraan vooraf gaat. Hier komen we later nog op terug.

5. Maak selfservice door leveranciers mogelijk
Nu alle facturen op een consistente manier digitaal worden verwerkt, is het een eenvoudige stap om de status inzichtelijk te maken voor leveranciers via een beveiligde online selfserviceportal. 

Uw doel hier is om ervoor te zorgen dat AP-medewerkers zo weinig mogelijk tijd doorbrengen aan de telefoon om vragen van leveranciers te beantwoorden over de status van hun factuur en wanneer zij betaald zullen worden.

6. Vraag proactief om kortingen voor vroege betalingen
Nu u facturen veel sneller kunt verwerken, kunt u profiteren van eventuele kortingen die uw leveranciers geven bij snellere betalingen. Naast de huidige mogelijkheden, kunt u misschien ook vragen om dergelijke kortingen bij het onderhandelen van nieuwe contracten. Als u eenmaal echt grip heeft op de factuurverwerking, kunt u op termijn aanzienlijk besparen.

7. Zet informatie in voor betere sourcing
Het automatiseren van uw factuurverwerking kan uw inkoopafdeling op een aantal manieren de activiteiten rondom sourcing helpen verbeteren. Nu al uw betalingsactiviteiten digitaal worden vastgelegd, hebben uw medewerkers betere informatie voor spend analyse met als doel om de leveranciersdatabase te consolideren en andere activiteiten rondom sourcing te optimaliseren. Geniet u bij leveranciers een reputatie dat u tijdig betaalt en het makkelijk maakt om hun debiteurenadministratie vlot af te handelen, dan zijn leveranciers ook vaker bereid om uw organisatie voorkeursprijzen en voorwaarden te bieden.

Uw uiteindelijke doel hier is om op tijd te betalen en uw inkopers toegang te geven tot informatie waarmee ze op termijn nog meer waarde kunnen realiseren bij leveranciers.

8. Automatiseer factuurregistratie stap voor stap
Zodra u uw factuurverwerking aan de achterkant heeft geautomatiseerd, kunt u zich richten op nog efficiëntere manieren om facturen aan de voorkant vast te leggen. Dit kan stap voor stap door bijvoorbeeld digitale facturen te implementeren voor uw grotere klanten of via transactienetwerken. Een andere optie is het toevoegen van mogelijkheden aan uw leveranciersportaal, zoals het uploaden van facturen of de mogelijkheid van een "PO-flip". Met elke stap die u implementeert bent u dichterbij geautomatiseerde factuurverwerking.

Uw doel is hier om kosten en tijd te blijven besparen op het vastleggen van facturen, zelfs nadat u grote besparingen heeft gerealiseerd met automatisering van de factuurverwerking.

Elk van deze stappen is goed te realiseren en geleidelijk aan zult u steeds meer voordelen ervaren. Zoals gezegd aan het begin van dit artikel, zijn de directe en indirecte kosten van traditionele, handmatige factuurverwerking eenvoudigweg niet meer aan de orde. De technologie om het overgrote deel van de papieren factuurverwerking te voorkomen is beschikbaar, betaalbaar en eenvoudig te implementeren zonder dat dit impact heeft op uw bestaande financiële systemen. En de voordelen gaan verder dan het verlagen van kosten alleen. Dankzij betere grip op kosten en inzicht in informatie, kunt u de concurrentiepositie van uw bedrijf de komende jaren verder versterken.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X