Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Is het tijd voor samenwerking tussen Financiën en Inkoop om spend management projecten te stimuleren?

De samenwerking tussen Financiën en Inkoop die de ontwikkeling van effectief spend management heeft gedefinieerd als een brede organisatiedoelstelling had een natuurlijk proces moeten zijn: een samenkomst van gelijkgestemden en gedeelde doelstellingen. In de praktijk bleek het eerder een botsing, waardoor het veelbelovende, maar zelden volbrachte besef is ontstaan dat een betere afstemming van de agenda’s van de functies aanzienlijke voordelen kan opleveren voor het bottom line resultaat.

Strategische afstemming tussen functies
Het gebrek aan consistente strategische afstemming tussen deze belangrijke functies betekent dat de potentiële rol van Inkoop om kosten te besparen vaak wordt onderschat door Financiën en wordt ondergewaardeerd door budgethouders binnen de hele organisatie. Veel CPO's rapporteren nu rechtstreeks aan CFO's, maar de relatie laat nog steeds te wensen over.

CPO's zijn al snel geneigd om te denken dat in elke strategie om controle te krijgen over indirecte kosten de focus zou moeten liggen op de duurdere aankopen. Ze realiseren zich echter niet dat een efficiëntere alledaagse spend – met behulp van automatisering, een spend management beleid dat op organisatiebreed wordt toegepast en betere prestaties van de leveranciers, de sleutel is tot directe en substantiële besparingen op het bottom line resultaat.

Tegelijkertijd zijn CFO's zo gefocust op de directe impact van opvallende kostenbesparingsprojecten dat zij niet inzien wat de mogelijkheden zijn om met Inkoop continue, terugkerende besparingen te realiseren door een geïntegreerde, geautomatiseerde spend management strategie.

Het gebeurt regelmatig dat de agenda's langs elkaar heen lopen. De CFO wil op korte termijn risico's en aansprakelijkheid verlagen door een inzichtelijker en beter gestroomlijnd inkoop- en leveringsproces. En de CPO wil zich richten op de langetermijnvoordelen en de details van best practices en het beleid rond leveranciersmanagement. Daardoor realiseren ze zich vaak niet dat ze in feite een vergelijkbaar, zo niet hetzelfde, doel nastreven.

Zo missen beide partijen een grote kans. Financiënkomt niet verder dan de noodzakelijke obsessie met harde cijfers, wat meer inzicht in Inkoop in de weg staat. Daardoor ziet Financiën vaak niet wat de mogelijkheden zijn om besparingen te realiseren via Inkoop. Inkoop komt onder steeds grotere druk te staan vanwege processen die niet goed zijn afgestemd, slechtdoordacht beleid en diepgewortelde beleidsontduiking.

Nauwere samenwerking tussen CPO's en CFO's
In theorie is de oplossing zelf eenvoudig genoeg. Het is belangrijk dat CFO's zich niet meer puur richten op het vinden van snelle, kostenbesparende maatregelen en zich realiseren wat de voordelen zijn van het stimuleren van doorlopende kostenbeheersingsprojecten. En het is belangrijk dat CPO's nauwer samenwerken met CFO's om zichtbaarder te worden binnen de organisatie. Ze moeten eigenaar worden van hun eigen bijdrage aan de winstgevendheid van de organisatie, waarbij ze verder kijken dan hun eigen afdeling naar hoe hun initiatieven een directe impact kunnen hebben op het bedrijfsresultaat en hoe ze door middel van automatisering nauwer kunnen samenwerken met de budgethouders. Daarnaast is het belangrijk dat ze beter vinger aan de pols houden bij wat er speelt binnen de organisatie.

Dit zou kunnen betekenen dat zij de kwaliteit van hun interactie omtrent een aantal bedrijfsprocessen - bijvoorbeeld op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, verpakking en logistiek, HR, warehousing en Accounts Payable - vertalen in financieel meetbare voordelen. Bijvoorbeeld op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, verpakking en logistiek, HR, opslag en Accounts Payable.

Als dit een prijs heeft die kan worden verlaagd door ondersteunende processen te verbeteren - denk hierbij aan rationalisering van het leveranciersbestand of benchmarks genereren die helpen 'maverick buying' binnen de perken te houden - dan zal het management al snel inzien wat de toegevoegde waarde is voor het bedrijfsresultaat. De CPO zou de rechterhand van de CFO moeten zijn, met een gouden kans om deze nieuwe en relatief onbenutte invloedssfeer in te zetten.

In de praktijk is het beeld natuurlijk complexer en om deze belofte waar te kunnen maken, zal de oplossing vrijwel zeker vragen om een creatievere en meer gecoördineerde samenwerking tussen de twee functies.

Om te beginnen is het belangrijk dat de CPO ervoor zorgt dat de KPI's voor inkoop gekoppeld zijn aan specifieke financiële doelstellingen en dat de nadruk ligt op KPI's die binnen de hele organisatie worden begrepen. Denk hierbij aan leveranciersprestaties onderhandelde kostenbesparingen, volumes van PO's en factuurtransacties.

Dit is de meest voor de hand liggende manier voor een CPO om een meer subtiele, procesgestuurde, best practice aanpak af te stemmen op de agenda van de CFO die snel financieel voordeel en kostenbesparingen wil realiseren. Door Finance te helpen bij het stimuleren van spend management-projecten, wordt de deur geopend voor een productieve samenwerking met meer wederzijds vertrouwen. De CFO zal een manier vinden om het gebrek aan spend management te verbeteren en inefficiënte administratiekosten te elimineren. De CPO kan hieraan bijdragen terwijl hij zich richt op zijn aanvullende agenda om leveranciersrisico’s te verlagen, inkoopovereenkomsten goed te onderhandelen en betere informatie te verstrekken aan leveranciers.

Daarnaast kan de CPO voor budgethouders de aangewezen tussenpersoon zijn, die met hen onderhandelt om ervoor te zorgen dat hun belangen worden behartigd bij het opstellen van het inkoopbeleid.

Naarmate de relatie zich verder ontwikkelt, zal de CFO de CPO langzaamaan minder gaan zien als een poortwachter voor transacties, maar als een belangrijk aanspreekpunt voor kostenbesparingen, zowel op de korte als op de lange termijn. U zult hier direct de vruchten van plukken.

De kosten van leveranciersmanagement
Voordat rationalisering een feit is, zijn leveranciersgegevens over het algemeen een mijnenveld van dubbele en inconsistente gegevens, wat bijdraagt aan onnodige administratiekosten en inefficiëntie. Met iets eenvoudigs als het creëren van een leveranciersportal kunt u tot 80% besparen op de kosten van leveranciersmanagement, alleen al door de processen voor het opschonen van afspraken en lijsten te automatiseren.

Voor de CPO is dit de basis voor leverancierscontrole en prestatiebewaking, het creëren van data over risico's en een audit trail van de naleving van het leveranciersbeleid van het bedrijf. Voor de CFO biedt het de mogelijkheid om besparingen te realiseren door efficiëntere en geautomatiseerde relaties met leveranciers. Denk hierbij aan het invoeren van digitale facturering en daarmee de kosten en inefficiëntie van handmatige processen praktisch te elimineren.

Er zullen nog talrijke voordelen volgen waarmee u snelle besparingen kunt realiseren. Niet in de laatste plaats het realiseren van spend management binnen de hele organisatie, met de mogelijkheid om papieren processen uit te bannen, zodat de hele organisatie realtime inzicht heeft in de status van uitgaven en afwijkingen en inefficiënties direct kunnen worden herkend.

Met een geautomatiseerd beleid kan de CFO specialistische sourcing aansturen met een lijst van voorkeursleveranciers en vooraf onderhandelde voorwaarden. Zo wordt de Gouden Gids uitgebannen en hoort 'maverick buying' tot het verleden, doordat een nieuwe pc niet meer gekocht kan worden van het budget voor kantoorartikelen.

Contractoverschrijdingen worden algemeen geaccepteerd en als vanzelfsprekend beschouwd. Maar ook dit kan worden aangepakt wanneer de CFO zich bewust wordt van de voordelen van betere afstemming met Inkoop. Automatisering genereert tijdlijnrapporten en triggert meldingen die contractmanagers ertoe aanzetten om de voortgang te beoordelen voordat onnodige en kostbare verlengingen plaatsvinden.

Technologie maakt het allemaal mogelijk
Het is duidelijk dat vooruitstrevende technologie de belangrijkste factor is die deze verschuivingen in strategie en invloed mogelijk maakt. En ook hier kan het nodig zijn dat de CFO zijn houding bijstelt ten opzichte van Inkoop.

Wie al eens betrokken zijn geweest bij omvangrijke ERP-implementatieprojecten, zien zichzelf wellicht als goed thuis in inkooptechnologie. Maar de inkoopmodule die verborgen zit in het bestaande ERP-systeem is misschien niet de optimale keuze.

De status-quo is waarschijnlijk zelfs een versnipperd IT-landschap van systemen voor de verschillende domeinen binnen de organisatie, in plaats van een specifiek platform dat daarvoor het meest geschikt is. Wat nodig is, is een systeem dat verder gaat dan versnipperde toepassingen voor het beheer van leveranciersrelaties en dat uitgebreide spend analyses kan verzorgen die zijn afgeleid van een nauwe integratie met relevante financiële en ERP-pakketten en de source-to-settle cyclus ondersteunt.

Een dergelijk systeem voldoet zowel aan de behoefte van de CFO aan een mechanisme dat direct kostenbesparingen, een aantoonbaar rendement op investeringen en ruimte voor verdere verfijning biedt, als aan de wens van de CPO om een manier te ontwikkelen die evolutionaire veranderingen teweeg kan brengen. Ook hier zal het voldoen aan hun gemeenschappelijke doelstellingen.

En de nodige verschuivingen in mentaliteit mogelijk maken. Gewapend met de managementinformatie die het systeem genereert, zal de CFO de strategische waarde van Inkoop voor spend management projecten gaan waarderen, terwijl de CPO meer open kan staan voor de voordelen van pragmatische ondersteuning van de zoektocht van de CFO naar efficiëntieslagen op zowel de korte als de lange termijn.

Wanneer zij de krachten bundelen kunnen zij ervoor zorgen dat de voordelen van spend management projecten rechtstreeks bijdragen aan het bottom-line resultaat.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X