Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

De belangrijkste aspecten van factuurautomatisering

Hoe ziet geautomatiseerde factuurverwerking er nu eigenlijk uit? Waar begint het en waar eindigt het? Wat zijn de te automatiseren stappen in het proces?

De basis is eenvoudig. Alle facturen op een uniforme, digitale manier verwerken, zodat zo veel mogelijk facturen direct door kunnen, zonder of met weinig menselijke tussenkomst. Daarnaast is het doel de communicatie die nodig is voor de afhandeling van uitzonderingen zo snel en duidelijk mogelijk laten verlopen.

De belangrijkste aspecten van automatisering zijn als volgt:

Facturen digitaliseren
De eerste stap is om alle ontvangen facturen om te zetten in een standaard elektronisch bestand voor gebruik in alle andere stappen van het automatiseringsproces. Eventueel kunnen papieren facturen handmatig worden ingevoerd, maar ook dat proces kan worden gestroomlijnd met behulp van direct beschikbare scan- en OCR-technologie. Digitale facturen van handelsnetwerken, een leveranciersportal en andere supportsystemen hoeven alleen maar te worden omgezet naar uw standaardformaat.

Realistisch gezien zult u facturen waarschijnlijk op verschillende manieren vastleggen, met als doel na verloop van tijd zo min mogelijk facturen handmatig in te voeren. Maar een kanttekening: in tegenstelling tot wat sommige mensen denken, levert het stroomlijnen van het vastleggen van facturen minder op dan de manier waarop u ze verwerkt wanneer ze eenmaal zijn vastgelegd. Scannen en eInvoicing zijn slechts voorbereidende stappen en doen op zichzelf weinig om de kosten te drukken. Echt besparen doet u zodra de volgende stappen zijn geautomatiseerd.

Valideren en coderen van facturen
Het verwerken van facturen kan zeer arbeidsintensief en tijdrovend zijn wanneer dit handmatig wordt gedaan. Daarnaast is het foutgevoelig en kunnen die fouten na verloop van tijd een vertekend beeld geven van de financiële en inkoopgegevens. In een geautomatiseerd proces kan het systeem factuurgegevens zoals het leveranciers-ID, PO-nummer, contract-ID, artikelcodes, et cetera gebruiken om inkoopcategorieën en grootboekrekeningen automatisch te bepalen. Geavanceerde systemen kunnen na verloop van tijd zelfs 'leren' om facturen te coderen en de menselijke interactie die nodig is voortdurend verminderen. Zo kan een systeem bijvoorbeeld leren aan welke afdeling iets moet worden doorberekend op basis van telefoonnummers op een complexe telefoonrekening.

In een geautomatiseerd systeem, moet deze stap ook duidelijke en minder voor de hand liggende dubbele facturen herkennen en signaleren.

Matching en automatische goedkeuring van facturen
Dit kan een grote klus zijn bij het handmatig verwerken van facturen. Deze stap wordt dan ook wel eens overgeslagen wanneer de medewerkers van Accounts Payable (AP) het bijzonder druk hebben of geen directe toegang hebben tot de juiste informatie. In een geautomatiseerd proces worden PO-facturen digitaal vergeleken met de PO's en ontvangstbewijzen in uw inkoopsysteem. Facturen die niet zijn gebaseerd op een PO kunnen vaak worden gematcht met contracten. Facturen die overeenkomen kunnen automatisch worden goedgekeurd voor betaling.

Natuurlijk kunnen factuurgegevens als vrachtkosten en belastingen dit lastiger maken dan het op het eerste gezicht lijkt, maar een goed systeem maakt gebruik van geavanceerde logica en door de gebruiker ingestelde tolerantiemarges, zodat een zeer groot percentage geldige facturen automatisch kan worden goedgekeurd.

Goedkeuring en het oplossen van afwijkingen
Er zullen altijd twijfelachtige facturen zijn of facturen waarvoor goedkeuring nodig is van een bepaalde manager. Zelfs met geautomatiseerde matching zullen er altijd facturen zijn die moeten worden gecontroleerd of waarover een dispuut is met de leverancier. Deze zullen uiteindelijk moeten worden aangepast en/of goedgekeurd.

De belangrijkste technologie in dit geval is de digitale workflow. Met een geautomatiseerd proces kunnen AP-medewerkers facturen snel via e-mail naar de juiste personen sturen. In veel gevallen zal het systeem dat zelfs automatiseren. In tegenstelling tot het verzenden van papier, zijn de factuur en alle bijbehorende gegevens direct beschikbaar voor de beoordelaar. Eenvoudige goedkeuringen kunnen meestal worden gedaan met slechts een klik. De hele cyclus duurt zo slechts enkele minuten of uren, in plaats van dagen of weken.

Goedkeuren van betalingen
Zodra facturen in een geautomatiseerd systeem zijn goedgekeurd voor betaling, worden ze direct doorgezet naar het financiële systeem voor betalingsschema's op basis van de gebruikelijke factoren, zoals vervaldatum en kortingsdatum. Het goede nieuws is dat facturen dat punt veel eerder bereiken dan bij handmatige factuurverwerking. Dat betekent dat het beleid voor cash management kan worden uitgevoerd volgens plan en u kunt besparen aan de hand van beschikbare kortingen. Fouten die mogelijk worden geïntroduceerd door het opnieuw invoeren van de gegevens kunnen zo worden voorkomen.

Communicatie met leveranciers
In een geautomatiseerd systeem is de status van facturen altijd bekend en digitaal toegankelijk. Zo kunnen leveranciers selfservice-informatie opvragen via een beveiligd leveranciersportaal. Dit vermindert niet alleen het aantal vragen dat Accounts Payable krijgt, maar het stelt leveranciers ook gerust en geeft ze het gevoel dat het met uw organisatie gemakkelijk is om zaken te doen. In combinatie met de tijd die u de afdeling bespaart, omdat er geen achterstallige betalingen nagejaagd hoeven te worden, is dit een goede insteek voor onderhandelingen over toekomstige inkopen of contracten.

Onderschat vooral niet hoeveel procenten u uiteindelijk kunt afhalen van uw totale inkoopkosten.

Rapportage en analyse
Tot slot kunt u met een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem allerlei rapportages en analyses maken die bij handmatige factuurverwerking eenvoudigweg geen optie zijn. Facturen worden digitaal geregistreerd, gevalideerd en gecodeerd. Omdat het proces sneller verloopt, hebben financieel managers veel meer inzicht in de kasbehoeften op de korte termijn, zodat het werkkapitaal beter kan worden beheerd. Omdat de verwerking grondiger en nauwkeuriger is gedaan, beschikt de inkoopafdeling over betere gegevens voor spend analyse, contractonderhandelingen en relatiebeheer met leveranciers.

Naast deze belangrijke aspecten van automatisering zijn er een aantal belangrijke onderliggende aspecten die onmisbaar zijn in een effectief factuurverwerkingssysteem:
  • Een flexibele database
Factuurdossiers en bijbehorende gegevens, zoals gescande documenten, moeten gedurende hun gehele levenscyclus op vele verschillende manieren worden bekeken en verwerkt. De sleutel tot meer productiviteit is het vermogen om deze gegevens op te zoeken, te organiseren, te sorteren en te filteren op basis van de criteria die belangrijk zijn voor uw organisatie.
  • Een open architectuur
Om de hierboven beschreven 'invoice processing engine' in te voeren zonder dat bestaande financiële en inkoopsystemen hoeven worden vervangen, moet de software zo worden ontworpen dat informatie eenvoudig kan worden geïmporteerd vanuit uw bestaande systemen.
  • Een intuïtieve gebruikersinterface
Hoewel uw factuurautomatisering achter de schermen behoorlijk geavanceerd kan zijn, is het belangrijk dat het systeem eenvoudig te begrijpen is en gebruikt kan worden door de medewerkers van Accounts Payable en anderen. 3-wegmatching bestaat bijvoorbeeld misschien wel uit 20-30 verschillende tests. Het systeem moet ervoor zorgen dat afwijkingen eenvoudig te interpreteren zijn en de juiste maatregelen moeten kunnen worden getroffen met één of twee muisklikken. Een intuïtieve gebruikersinterface is onmisbaar voor de productiviteit.

Download de whitepaper: Accounts Payable: bespaar kosten en maak uw factuurverwerking efficiënter
 
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X