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Gestion des contrats

Garantir la conformité et maximiser la valeur de chaque contrat fournisseur

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Nous comprenons vos enjeux en matière de gestion de contrats

  • Vous devez vous assurer que, dans toute l’entreprise, les dépenses sont gérées sur contrat et que vos salariés font appel à des fournisseurs approuvés.
  • Les acheteurs n'ont aucune visibilité sur les contrats, ce qui engendre des achats hors contrat.
  • Les dates de revues de contrats sont souvent oubliées, ce qui entraîne des échéances manquées et des renouvellements automatiques non souhaités.
  • La revue des contrats est chronophage et consommatrice en ressources.
  • Il est difficile de mesurer la non-performance des fournisseurs, la conformité aux contrats et les risques.


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Casestudie

Nous avons
la solution

Avec Proactis, vous pouvez augmenter la part des dépenses gérées et sur contrat en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie et en vous assurant que l'organisation les utilise de manière cohérente lors de ses achats de biens et services.
 
Tous les contrats peuvent être enregistrés et stockés de manière centralisée, ce qui vous permet d'avoir une visibilité complète de toutes les informations requises dans les contrats. De plus, vous aurez toujours un aperçu en temps réel de vos engagements financiers et vous disposerez d'un moyen fiable de gérer votre portefeuille de contrats. 

 

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Ce que vous pouvez faire
Tout voir, instantanément

Gérer des centaines ou des milliers de contrats devient plus facile. Vous pouvez surveiller les dates des contrats et autres informations importantes, en fonction de critères définis (indicateurs de performance clés) et des périodes de préavis, alerter votre équipe chaque fois qu'une action est nécessaire. Les activités d'achat sont automatiquement regroupées afin que vous puissiez suivre et analyser facilement les performances des fournisseurs et les engagements des acheteurs.


Planifiez les événements clés - et ne les manquez jamais

Ne laissez plus passer les dates de renouvellement de contrat, de vérification de conformité et autres événements importants. L’outil mémorise pour vous et vous avertit automatiquement, de sorte que chaque événement est traité au moment souhaité.


Processus et procédures transparents

La solution permet de s'assurer que chacun utilise la version la plus récente d'un contrat et qu'il respecte les termes et conditions à jour. Les catalogues de produits peuvent être liés aux données du contrat pour une meilleure efficacité. La solution est encore plus puissante lorsqu'elle est combinée avec la solution de gestion des achats Proactis.


Contrôler chaque contrat

La solution prend en charge toutes les formes de contrats, du nouveau au récurrent. Les obligations contractuelles récurrentes (telles que les baux et les frais de téléphone ou d'entretien) peuvent être facilement définies et contrôlées, ce qui donne un aperçu clair des engagements financiers et permet un traitement plus intelligent et plus rapide des factures. Le système intégré de gestion des documents vous permet de stocker toutes les informations enregistrées dans n'importe quel type de document et de les récupérer facilement.

Visibilité et maîtrise de l'ensemble du cycle de
vie du contrat 

Avec Proactis,
vous pouvez :

  • Simplifier la diffusion des informations contractuelles au sein de votre organisation
  • Gérer de manière efficace et transparente les contrats de travail et les processus.
  • Recevoir des alertes automatiques pour éviter les renouvellements de contrat non souhaités.
  • Surveiller et évaluer efficacement les accords contractuels.
  • Avoir un aperçu en temps réel de vos engagements d’achats.
  • Partager simplement l'information, sur la base de règles d'autorisation.
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