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Achats

Rationalisez vos opérations, obtenez le meilleur rapport qualité-prix et gagnez un contrôle total sur vos achats

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Nous comprenons
vos enjeux en matière d’achats

  • Vous devez vous assurer que votre budget est alloué et utilisé aussi intelligemment que possible.
  • Les procédures d'approvisionnement sont complexes et varient d'un service à l'autre.
  • Les employés font souvent des achats sans autorisation appropriée.
  • De nombreux achats sont effectués auprès de sources non recommandées.
  • Il n'y a aucune visibilité sur les engagements de dépense avant l'arrivée des factures.
  • Le système actuel (ERP) n’est pas suffisamment simple à utiliser.
  • Les employés sont hésitants face à la mise en place de nouveaux logiciels.


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Casestudie

Nous avons
la solution

Avec Proactis Procurement, vous pouvez contrôler l'ensemble du processus achat de tous les produits et services - de la demande d’achats et approbation des commandes à la saisie et la réception des commandes - dans un seul système. Vous pouvez garantir que vos employés commandent selon les procédures, politiques et budgets définis. Quel que soit le formulaire de commande que vous décidez d'utiliser, l'ensemble du processus achat est couvert.
 
Le tableau de bord Proactis Procurement Dashboard est le point central où chaque employé peut commander des produits et services - ou même demander l'embauche de personnel temporaire. La solution permet aux utilisateurs d’aller plus loin en matière d'achat en ligne, avec des fonctions telles que des fonctions de recherche intelligente qui les aident à trouver plus facilement les produits et services dans les catalogues. Le système affiche les étapes appropriées tout au long du processus (Guided Bying), de sorte que même les utilisateurs occasionnels peuvent naviguer facilement, tandis que la procédure de demande d'achat garantit que les commandes sont passées auprès de fournisseurs sous-traitants (privilégiés) et selon les conditions correctes (conformité)

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Ce que vous pouvez faire
Imputation automatique des coûts

Proactis Procurement organise automatiquement l'allocation des coûts pour les budgets et le traitement des factures, dès la création de la demande d'achat. Vous pouvez ensuite affecter les centres de coûts à un utilisateur individuel (par exemple, la personne qui passe la commande, l'assistant ou le responsable du budget) ou à un service. Les comptes de coûts peuvent être affectés à des produits individuels et/ou à des catégories au sein d'un catalogue d'achats, de sorte que lorsque la personne qui passe commande sélectionne un produit ou un catalogue, la catégorie de coûts est automatiquement saisie.


Approuver les demandes rapidement et avec précision

Vous maîtrisez la gestion des autorisations de commande, des stocks et des budgets et pouvez vous assurer que les employés commandent dans le respect des procédures définies - en supprimant les accords non autorisés. Vous pouvez définir la procédure d'approbation dans le système en fonction du type de produit, du centre de coûts et du montant de la commande et un workflow flexible garantit que les commandes sont toujours approuvées conformément aux règles internes d'approvisionnement. Le système garantit que tous les utilisateurs ont une vue d'ensemble du statut de leur demande de commande.


Créer et passer commandes simplement

Une fois que la demande a été approuvée, elle est automatiquement convertie en commande. La flexibilité de la solution permet de séparer une demande en plusieurs commandes, en fonction du nombre de fournisseurs dans la demande. Chaque commande reçoit un numéro d'ordre unique qui correspond à la demande d'ordre et peut être relié à votre système financier. Toutes les commandes seront saisies automatiquement sur le bon compte et au bon centre de coûts.


Évaluation systématique des livraisons

Vous pouvez saisir les livraisons (partielles) et les entrées (partielles) dans le système, mais vous pouvez également enregistrer la condition de la livraison. Cela vous permettra de savoir quelles livraisons ne sont pas exactes ou ne correspondent pas à l'usage auquel elles sont destinées. En indiquant ces données de manière systématique et exhaustive, vous disposerez d'informations de gestion essentielles pour améliorer encore la gestion de vos achats opérationnels.

Simplifier le processus d'achat quotidien tout en assurant la conformité et le contrôle 

Avec Proactis, 
vous pourrez :

  • Maîtriser l'ensemble de votre processus d’achat opérationnel.
  • Garantir que tous les membres de votre organisation peuvent passer commandes, grâce à une configuration conviviale, à partir de catalogues ou de sites Web de fournisseurs approuvés.
  • Bénéficier de procédures d'approbation plus rapides et toujours conformes aux règles et politiques en vigueur.
  • Disposer d’une organisation de travail et de procédures transparentes.
  • Améliorer vos relations fournisseurs.
  • Éviter les achats inutiles.
  • Utiliser vos contrats négociées avec les fournisseurs
  • Réduire les risques de non-conformité et de non-conformité des fournisseurs.
  • Acceptation par l'ensemble de l'organisation grâce à des fonctionnalités conviviales.
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