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Logiciel de gestion des achats

Simplifiez l'approvisionnement, optimisez le rapport qualité-prix et maitrisez 100% de vos achats

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Nous comprenons vos enjeux en matière d’achats

  • Vous devez vous assurer que votre budget est alloué et bien utilisé.
  • Les procédures d'approvisionnement sont complexes et varient d'un service à l'autre.
  • Les employés font des achats sans autorisation.
  • Des achats sont effectués auprès de sources non validées.
  • Vous n’avez pas de visibilité sur les engagements de dépense avant l'arrivée des factures.
  • Le système actuel (par ex. ERP) est trop complexe à utiliser.
  • Les employés sont réticents à la mise en place de nouveaux logiciels.
  • Vous avez besoin de laisser plus de flexibilité à vos employés pour effectuer leurs achats.


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Casestudie

Nous avons
la solution

Avec Proactis Procurement, vous pouvez contrôler l'ensemble du processus d’achat de produits et services - de la demande d’achats à l’approbation, la saisie et la réception des commandes - dans un seul outil e-procurement. Vous pouvez vous assurer que vos employés respectent les procédures d’achat, les politiques et les budgets.
 
Le tableau de bord achat est le point central où chaque employé peut commander des produits et des services - ou même des prestations intellectuelles ou ressources temporaires. Le logiciel Proactis va plus loin en proposant des fonctions de recherche intelligente qui aident employés à trouver plus facilement les produits et services dans les catalogues. Le système e-procurement affiche chaque étape du processus (Guided Bying), de sorte que même les utilisateurs occasionnels l’utilisent facilement, et garantit que les commandes sont passées auprès de fournisseurs recommandés et dans les bonnes conditions (conformité).

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Ce que vous pouvez faire
Imputer la dépense automatiquement
Le logiciel de gestion des achats Proactis alloue automatiquement les coûts pour le suivi des budgets et le traitement des factures, dès la demande d'achat. Vous pouvez affecter les centres de coûts à un utilisateur (par exemple, la personne qui passe la commande ou le gestionnaire du budget) ou à un service. Les comptes de coûts peuvent être affectés à des produits et/ou à des catalogues, de sorte que lorsque la personne qui passe commande sélectionne un produit ou un catalogue, la catégorie de coûts est automatiquement saisie.


Approuver les demandes rapidement et avec précision
Vous gérez les autorisations de commande, les stocks et les budgets et vous assurez que les employés respectent les procédures d’achat. Vous définissez la procédure d'approbation dans le logiciel selon le type de produit, le centre de coûts et le montant de la commande et un workflow garantit que les commandes sont toujours approuvées conformément aux règles internes d'approvisionnement. Le système garantit que tous les utilisateurs ont une vue d'ensemble du statut de leur demande d’achat.


Créer et passer des commandes simplement
Une fois que la demande a été approuvée, elle est automatiquement convertie en commande. La flexibilité de la solution permet de séparer une demande en plusieurs commandes, en fonction du nombre de fournisseurs dans la demande. Chaque commande reçoit un numéro de commande unique qui correspond à la demande d’achat et peut être reliée à votre système financier. Toutes les commandes sont saisies automatiquement sur le bon compte et rattachées au centre de coûts approprié.

Donnez plus de flexibilité à vos employés pour gérer leurs achats.


Évaluer systématiquement les livraisons
Vous pouvez saisir les livraisons même partielles dans le logiciel, ainsi que la condition de livraison. Cela vous permettra de savoir quelles livraisons sont incorrectes ou défectueuses. En indiquant ces données de manière systématique et complète, vous disposez d'informations essentielles pour améliorer l’approvisionnement et la gestion des achats opérationnels.

Simplifier le processus d'achat au quotidien en assurant la conformité et le contrôle 

Avec le logiciel de gestion des achats Proactis, vous pourrez :

  • Maîtriser l'ensemble de votre processus d’achats opérationnels.
  • Permettre aux employés de passer leurs commandes sur catalogues ou sur des sites fournisseurs approuvés.
  • Bénéficier de procédures d'approbation plus rapides et conformes aux règles et politiques d’entreprise.
  • Disposer d’une organisation et de procédures transparentes.
  • Améliorer vos relations fournisseurs.
  • Évitez les achats inutiles.
  • Mieux exploiter les contrats négociés avec les fournisseurs
  • Réduire les risques de non-conformité.
  • Favoriser l’adoption grâce à des fonctionnalités conviviales.
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