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Numérisation et enregistrement de factures

Réduisez les coûts et augmentez le traitement « straight-through » grâce au logiciel de scan et de saisie des factures

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Nous comprenons vos enjeux en matière de facturation

  • Le traitement manuel prend beaucoup de temps, est sujet aux erreurs et coûte cher.
  • Le temps et les coûts augmentent lorsque les factures arrivent sans informations fiables.
  • Les erreurs commises lors de la saisie des données sont chronophages pour le gestionnaire qui doit les traiter.
  • Vous avez du mal à améliorer la qualité de votre processus administratif de facturation.
  • Vous avez du mal à éviter les factures et les paiements en double.


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Casestudie

Nous avons 
​la solution

Proactis Invoice Capture résout l'un des plus gros goulots d'étranglement du département Comptabilité fournisseurs et permet de réaliser des gains d'efficacité en aval, jusqu'au paiement des factures.
 
Vous pouvez traiter, demander dans les temps la validation auprès du bon gestionnaire de budget, payer et enfin, archiver toutes vos factures rapidement et sans erreur grâce à une intégration complète avec votre système Proactis Purchase-to-Pay existant ou tout autre outil de comptabilité, ERP ou achat.



 

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Ce que vous pouvez faire
Saisie intelligente de documents et de données

Invoice Capture transforme les factures papier et PDF en documents électroniques prêts à être traités. Il capture une image numérisée du document, extrait toutes les informations clés, crée un enregistrement électronique et donne un accès instantané à l'image électronique de la facture. La saisie manuelle des factures est éliminée, le processus de résolution des exceptions est simplifié et le fichier des factures électroniques qui en résulte est prêt pour une comparaison ou une approbation automatisée.


Une gamme complète de méthodes de facturation électronique

Augmentez encore l'efficacité en éliminant complètement le recours aux factures papier avec n'importe quel type ou profil de fournisseur. Vous pouvez choisir l'approche qui convient le mieux à chaque fournisseur, y compris les fournisseurs à volume élevé/fréquent, ainsi que les fournisseurs à faible volume/peu fréquents. Il s'agit notamment du transfert de fichiers eInvoice dans divers formats courants tels que XML ou UBL 2.0. Invoice Capture exporte les informations de facture capturées vers votre système cible afin qu'elles puissent être codées, autorisées et approuvées par le personnel de votre service comptabilité fournisseurs.


Comparaison automatique avec les commandes d'achat

La solution peut traiter les postes individuels de facture, ce qui est une condition du rapprochement automatique des commandes. En intégrant le logiciel à vos systèmes achat et finance, vous pouvez augmenter considérablement la capacité de traitement électronique des factures.


Vérification efficace et précise

La solution fournit à chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs une boîte de réception séparée qui ne contiendra que les factures dont l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs est responsable. Ainsi, le travail peut être partagé entre différents employés sans risque de fournir un accès non autorisé.

Accélérer et automatiser le traitement de vos factures 

Avec Proactis, 
vous pourrez :

  • Réduire vos besoins en main-d'œuvre pour le traitement des factures.
  • Améliorer le temps de cycle grâce au traitement fluide.
  • Accroitre la précision du traitement des factures.
  • Réduire la perte de factures et de tracas administratifs.
  • Eviter les factures et paiements en double.
  • Avoir une vision claire du statut de chaque facture d'achat.
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