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Gestion des notes de frais

Gestion des dépenses du personnel, du reçu à la comptabilité

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Nous comprenons vos enjeux en matière de gestion des dépenses de personnel

  • Le traitement des dépenses prend beaucoup de temps et de papier et manque souvent de l’autorisation appropriée.
  • Les reçus sont souvent perdus ou endommagés.
  • Les coûts sont souvent imputés aux mauvais comptes ou aux mauvais départements.
  • Les reçus doivent être conservés pendant un certain nombre d’années pour être en conformité avec les exigences fiscales.
  • Le nombre croissant de réclamations sans justificatif.
  • Les employés sont souvent frustrés par le processus ou par les retards de remboursement.


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Casestudie

Nous avons 
​la solution

Proactis Expenses digitalise entièrement le processus de demandes de remboursement et de classement des dépenses, ce qui permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de permettre aux employés de soumettre leurs demandes de remboursement de manière simple et précise. Cela améliore la gestion en minimisant le processus d'autorisation et en offrant un accès instantané aux rapports de synthèse.
 
Grâce à l'application Proactis Expenses, les employés travaillant à distance ou en déplacement peuvent soumettre leurs dépenses facilement. La solution est également ultra-flexible et permet de traiter plusieurs sinistres à tout moment.
 

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Ce que vous pouvez faire
Numérisez vos dépenses

Proactis Expenses permet aux employés de demander recevoir leurs factures numériquement, les formulaires de demandes de remboursement appartenant désormais du passé. Au lieu de conserver les reçus sur papier, les employés n'ont qu'à prendre une photo du reçu à l'aide de l'application pour smartphone et à les enregistrer en un clic dans un aperçu en ligne. Les superviseurs peuvent ensuite approuver ou rejeter la demande dans l’aperçu et, grâce à la communication directe avec le système financier, rationaliser l'ensemble du processus.


Paiement plus rapide des dépenses

Les employés peuvent gérer toutes les actions relatives à leurs demandes de remboursement directement dans l'application : l'enregistrement des dépenses, le kilométrage et autres remboursements, mais aussi l'accès aux vus d’ensemble et au statut de la demande. Le statut des demandes de remboursement peut être consulté sur l’application mobile, ainsi que les directives sur les dépenses. La solution est avantageuse pour l'employé car ses demandes de remboursement sont payées plus rapidement. Comme l'application peut également être utilisée hors ligne, les dépenses à l'étranger peuvent être facilement récupérées et les reçus en devises étrangères sont directement convertis en euros ou dans la devise souhaitée.


Obtenez un aperçu en temps réel

La solution permet de connaître en temps réel les dépenses en cours. En répartissant les coûts entre les catégories et les projets, vous pouvez obtenir un aperçu plus précis et plus rapide des possibilités d'économies potentielles. En allouant des budgets à des catégories spécifiques, il devient plus facile de contrôler les coûts. De plus, tous les reçus sont conservés pendant 10 ans, ce qui répond aux exigences fiscales.


Rendre le processus de remboursement des dépenses rapide, équitable
et conforme 

Avec Proactis, 
vous pourrez :

  • Avoir un aperçu de toutes les dépenses en cours.
  • Disposer d’un stockage en ligne sécurisé pendant 10 ans.
  • Respecter totalement les exigences en matière fiscale.
  • Accéder à tout moment et en tout lieu via les applications iPhone et Android.
  • Simplifier les procédures sans qu'il soit nécessaire de conserver les reçus papiers.
  • Mettre en place des connexions avec votre système financier.
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