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Gestion des factures

Rationalisez le traitement de vos factures et obtenez un aperçu en temps réel de vos dépenses

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Nous comprenons vos enjeux en matière de gestion des factures

  • Le traitement des factures est une activité qui nécessite une importante saisie manuelle.
  • Il est difficile de traiter rapidement toutes les factures qui proviennent de fournisseurs avec des volumes de commandes très variables.
  • Un processus inefficace entraîne des surcoûts et des paiements erronés ou en retard.
  • La visibilité sur les données de facturation est limitée.
  • Vous avez besoin d’automatiser le processus de gestion des factures pour réduire le risque d’erreur et gagner en efficience.


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Casestudie

Nous avons 
​la solution

Grâce au module de gestion de factures fournisseurs (Invoice Management), vous pouvez automatiser le traitement de vos factures et réduire les coûts. La gestion de vos factures se retrouve grandement simplifiée, de la réception jusqu’au paiement. Vous gagnez de la visibilité en temps réel sur votre activité financière et accédez aux informations clés dont vous avez besoin pour orienter vos décisions.
 
En optimisant l'ensemble du processus de la réception jusqu’au paiement et grâce au rapprochement à 2 ou 3 voies, vous pouvez générer un flux de trésorerie, réduire les risques et améliorer la productivité.

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Ce que vous pourrez faire
Dématérialiser et stocker chaque facture au bon endroit
Proactis Invoice Management vous aide à obtenir et à garder le contrôle sur l'ensemble du processus de facturation : enregistrement, rapprochement et paiement. Le logiciel réduit la charge administrative et vous pourrez traiter les factures problématiques plus rapidement. Les factures sont importées électroniquement par les fournisseurs. Il en va de même pour les factures papier qui peuvent également être reçues et traitées en toute simplicité.


Traiter rapidement les factures problématiques
Le logiciel rapproche automatiquement les factures de la demande d'achat existante (bon de commande et réception). Il calcule ensuite le sous-total pour chaque commande, le montant de la TVA et le montant total sur la base des données de la commande. Si les documents correspondent, la facture sera automatiquement approuvée. En cas de problème, les factures sont envoyées à l'employé responsable par le biais d'un workflow avec toutes les informations complémentaires. S’il n’y a pas de bon de commande identifié, le système envoie la facture pour approbation au gestionnaire du budget.


Simplifier et automatiser la validation de paiement
Une fois le rapprochement effectué, les factures approuvées peuvent être immédiatement transmises pour paiement. Le logiciel s'assurera que l’approbateur reçoit la demande de paiement et qu’il transmet les informations de facturation au système comptable existant. Les informations financières, telles que le centre de coûts et le numéro de compte sont déjà renseignées à partir du bon de commande. Les factures bonnes à payer peuvent également être traitées dans un batch de fichiers et envoyées à la banque.


Automatisation et visibilité en temps réel pour un reporting précis et une piste d’audit fiable 

Avec Proactis, 
vous pourrez :

  • Digitaliser et dématérialiser l’ensemble du processus de facturation.
  • Accéder facilement aux factures grâce aux informations de commande et de livraison.
  • Traiter et payer les factures plus rapidement.
  • Traiter vos factures de manière totalement transparente, sur une seule plateforme.
  • Résoudre plus efficacement les erreurs de facture.
  • Disposer d’une piste d’audit fiable pour un reporting financier précis.
  • Réduire la charge de travail administratif.
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