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Trois façons d'améliorer la résilience des entreprises pour la Finance et les Achats

Pour survivre à la pandémie, les entreprises ont dû faire preuve de résilience. Nombre d'entre elles ont appris à faire face à l'inconnu, à s’adapter et à tirer les leçons pour leurs futurs plans de continuité. Les équipes Finance et Achats peuvent à leur tour contribuer à améliorer la résilience de l'entreprise, et ce de plusieurs manières. 

1. Collectez les données 
Lorsqu’elles sont bien gérées, les données des équipes Finance et Achats peuvent donner une vision en temps réel des dépenses. En période de crise, avoir de la visibilité permet de prendre des décisions éclairées pour gérer la situation. 

Pour cela, la Finance et les Achats doivent catégoriser les données de la même manière. La donnée est souvent ce qui pose problème aux équipes : données dispersées lorsque les systèmes ne sont pas connectés, ou inexactes, informations et codification incohérentes, ou encore capacités d'analyse limitées. De plus en plus, l'IA aide à résoudre certains de ces problèmes en analysant le contexte de sourcing ou d'achat et les résultats les plus probables. Cela permet de gagner du temps, d'améliorer la conformité et de réduire les risques. 

Enfin, utiliser des solutions numériques axées sur les données pour avoir une vision claire de l'approvisionnement et des achats, permet d’ordonner la donnée. Cela contribue à permettre aux entreprises de prendre des décisions d'achat plus stratégiques en période de stagnation et de faire preuve d'une meilleure résilience en période de crise. 

2. Anticipez les périodes difficiles
Je ne connais pas un secteur dont la logistique n'ait pas été perturbée à un moment ou à un autre, que ce soit par la pandémie ou par le Brexit, et nous avons tous en tête les images du blocage du canal de Suez. Les entreprises qui peuvent s'adapter lorsqu'elles rencontrent des difficultés dans leur chaîne d'approvisionnement, et qui ont mis en place un plan de continuité des activités, seront plus aptes à gérer les impacts. 

Si les équipes chargées de l'approvisionnement anticipent les difficultés, ne serait-ce qu'en diversifiant la chaîne d'approvisionnement ou en réduisant la dépendance à l'égard d'un fournisseur, les répercussions sur l'entreprise peuvent être limitées. Lorsqu’il existe un groupe de fournisseurs disponibles, il est possible d’ajuster le recours à certains fournisseurs en cas de défaillance de l’un ou de l’autre. 

Pour la Finance, cela permet notamment d'éviter une augmentation imprévue du coût d’achat. Par exemple, les chaînes d'approvisionnement du secteur de la construction ont récemment été perturbées par des pénuries de ciment, de bois et de verre. Ainsi lorsqu’un fournisseur est défaillant, les entreprises peuvent éviter de payer des coûts potentiellement plus élevés en s’adressant à un autre fournisseur.    

3. Communiquer en interne
Si les équipes Finance et Achats peuvent parfois anticiper les perturbations, lorsque les processus et les plans de continuité ne sont pas partagés avec ceux qui sont amenés à les utiliser, ils perdent rapidement de leur efficacité.

Alors que le télétravail se prolonge, les employés sont-ils informés à la bonne manière d'acheter des fournitures de bureau à domicile ? Les employés ont-ils facilement accès aux contenus (catalogues, contrats et/ou sites web des fournisseurs) des biens et services spécifiques disponibles auprès des fournisseurs référencés ? Les processus d'intégration des nouveaux fournisseurs sont-ils clairs, et existe-t-il un répertoire central où les employés peuvent enregistrer et ajouter ces informations ?

La conformité à tout moment aux protocoles achat et finance est essentielle - si les protocoles ne sont pas suivis, cela génère un risque d’erreurs et de dépenses hors contrat. Lorsque des achats dissidents sont effectués, la Finance perd en visibilité sur les dépenses. Or la visibilité est essentielle pour faire face aux perturbations. 

De plus, l'impact financier des employés qui font appel à des fournisseurs non référencés et qui achètent hors contrat est considérable. Ne pas recourir aux accords négociés empêche de bénéficier d’opportunités d'économies importantes. Il est par d’autre part possible que de nombreux achats soient effectués auprès de fournisseurs qui n'ont pas été correctement qualifiés, générant de fait un risque élevé de non-performance de non-conformité, voire même de fraude fournisseur. 

En permettant aux employés de rechercher et de sélectionner l'article ou le service qui répond le mieux à leurs besoins, auprès de fournisseurs référencés, on optimise le processus d'achat pour l'employé et on augmente considérablement les achats sur contrat.

Bien souvent, une organisation résiliente ne le sera que tant que sa technologie et ses employés le sont aussi. Disposer d'une technologie adaptée et agile est nécessaire pour les entreprises modernes et tournées vers l’avenir. La formation et l’information des collaborateurs est un élément essentiel à retenir pour les directions Finance et Achats.