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"Grâce à Proactis, nous disposons d’un outil unique pour gérer nos catalogues et traiter commandes et factures électroniques en toute transparence."

Lors de l'événement Proactis ReThink '19 organisé à Bruxelles au début de l'année, nous avons rencontré Alexander Graff, Head of Corporate Business chez Schweitzer Fachinformationen, pour parler de la façon dont l'entreprise travaille avec Proactis depuis plus de 12 ans. Schweitzer Fachinformationen s’appuie sur les solutions Proactis pour gérer le contenu de son catalogue qui propose plus de 35 millions d’articles, ainsi que pour l’échange de documents commerciaux.

Proactis : Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre entreprise ?

Alexander Graff : Schweitzer Fachinformationen est un fournisseur de produits d’information professionnels qui fonctionne par le biais d’un réseau de librairies spécialisées et de librairies universitaires juridiquement indépendantes. Nous opérons dans 24 villes en Allemagne. Nous travaillons avec des systèmes d'approvisionnement depuis plusieurs années. D'ailleurs, nous avons commencé notre programme d’e-procurement en 2001, nous avons donc une longue expérience !

Proactis : Qu'est-ce qui a changé au fil des années ?

Alexander Graff : En un mot, le mode de consommation. La façon dont on achète et vend des biens et des services s'est radicalement transformée. Il y a quelques années, il fallait convaincre les utilisateurs d'utiliser les systèmes et les plateformes électroniques pour effectuer leurs achats. Aujourd’hui, avec Amazon, Google, Apple, eBay, la possibilité d’acheter en ligne est devenue incontournable. Nous voulions offrir la même expérience à nos utilisateurs professionnels, tout en respectant les contraintes en matière de transparence, de contrôle et de workflows d’approbation… ce dont les plateformes B2C n’ont pas à se soucier.

Proactis : Et quels défis avez-vous rencontrés ?

Alexander Graff : Notre principal défi a été de rapprocher les deux mondes. Faciliter le processus d'achat pour le consommateur tout en respectant les politiques et les processus achats de l'entreprise. Nous devons être en conformité avec chacune des sociétés de notre réseau, avec les clients et avec les processus d'approvisionnement standard. Nous devons également être disponibles en permanence sur leur plateforme d’achat, pouvoir recevoir les commandes envoyées et envoyer les factures de sorte qu'elles puissent être traitées.

Proactis : Comment Proactis vous a aidé ?

Alexander Graff : Proactis est la plateforme que nous utilisons pour proposer le contenu de nos catalogues aux clients. Nos catalogues contiennent 35 millions d'articles, c’est un volume conséquent. Grâce à Proactis, nous disposons d’une plateforme qui permet aux acheteurs de trouver facilement ce qu’ils cherchent. La solution Proactis nous aide également à gérer les contenus et à diffuser les informations à l’ensemble de la société.

Nos catalogues sont disponibles en punch out pour permettre aux acheteurs de trouver leurs articles facilement, les ajouter dans leur panier, puis passer commande sur une plateforme unique. Nous n'avons pas besoin de créer des connexions pour chaque client, nous avons une seule connexion en place, nous leur indiquons où passer commandes et les où les recevoir.

Proactis : Quels sont les avantages de cette solution ?

Alexander Graff : Nous sommes connectés à une plateforme unique qui nous donne accès à tous nos utilisateurs, clients, employés de clients, organisations et entités juridiques et sociétés affiliées. Nous avons un point d'accès unique dans un environnement de plus en plus complexe.

Nous sommes également en mesure d’offrir une plateforme, une connexion unique, pour les échanges de commandes et de factures électroniques, au lieu de devoir créer plusieurs interfaces, ou même plusieurs processus, avec différentes entités juridiques. Nous échangeons maintenant des documents tels que des bons de commande et des factures via un workflow automatisé grâce au Business Network Proactis.

Proactis : Pourquoi avez-vous choisi de mettre en place une plate-forme d’e-procurement comme Proactis ?

Alexander Graff : A mon sens, il est impossible de travailler dans un grand groupe sans utiliser un système d'e-procurement. Grâce à Proactis, nous disposons désormais d’un outil unique pour gérer nos catalogues et passer commande en ligne, directement accessible par nos utilisateurs. Et nous pouvons traiter les commandes et les factures électroniques en toute transparence.

Non seulement les clients veulent s’affranchir du travail fastidieux de rapprochement des factures, mais vous avez tout à fait intérêt à mettre en place un système de commande électronique pour vous éviter d’avoir à re-saisir les commandes dans votre système. Tout devrait être automatisé pour limiter les coûts, les procédures et la charge administrative de votre entreprise.