Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Optimiser les processus financiers grâce à l’automatisation

Chris Doxey, auteure, consultante contrôle interne et maîtrise des risques et présidente de Doxey Inc.

L'impact pour l'entreprise d’un processus de Spend Management (gestion de la dépense) est important et évolue de fonctions isolées à un processus unique permettant d’automatiser les achats et la comptabilité fournisseurs, et des fonctions analytiques qui apportent de la valeur ajoutée supplémentaire. Cette évolution fait écho aux besoins et objectifs des entreprises de réduire les coûts et réaliser des gains de productivité, en cette période économique.  

La gestion des dépenses n'est plus considérée comme une fonction de « back-office », mais comme une fonction à très forte valeur ajoutée car elle apporte de nouvelles opportunités de sourcing stratégique, plus de contrôles et d'automatisation, et des partenariats commerciaux qui peuvent à la fois réduire considérablement les risques et améliorer le fonds de roulement.  

Par exemple, dans le cas d'une clôture financière, lorsque le processus est automatisé, il y a de bonnes chances que les transactions soient plus justes et respectent les délais imposés. Pourquoi ? Parce que toutes les activités qui sont intégrées dans la période de clôture sont régies par des dates butoirs prédéfinies pour garantir une communication précise des résultats.

Exemples de solutions d'automatisation
Il existe plusieurs types de solutions d'automatisation de la gestion des dépenses

Facturation électronique
La facturation électrique réduit considérablement les délais de traitement entre la réception et le paiement en éliminant la « latence courrier » et le « flottement entre bureaux ». De plus, avec le raccourcissement des délais d'approbation, les responsables financiers ont une plus grande capacité, non seulement à profiter des remises existantes, mais aussi à en créer de nouvelles. Cela a suscité un grand intérêt pour des solutions qui fluidifient et optimisent la fonction comme la facturation électronique, le paiement électronique et la gestion des remises.

Les solutions de e-Invoicing permettent aux organisations d'échanger des bons de commande et des factures par voie électronique, d'utiliser des outils de workflows avancés pour le traitement des approbations, et de payer électroniquement les factures approuvées. Ces solutions s'intègrent aux autres systèmes d’information de l'entreprise et applications existantes. Les principaux avantages de la facturation électronique sont les suivants :

  • Réduction des coûts de comptabilité fournisseurs en réduisant les impressions papier.
  • Qualité du rapprochement de factures et des rapports grâce aux données par ligne de factures électroniques.
  • Réduction des retards de paiement.
  • Réduction importante de la consommation de papier qui implique un processus plus respectueux de l'environnement.
  • Réduction des demandes sur le statut des factures.
  • Amélioration des processus en éliminant les problèmes liés à la gestion papier : oubli ou perte de facture, duplication ou paiement excessif de factures ou encore retards de paiement.
  • Amélioration du processus d'audits car les services comptables peuvent rapidement donner accès aux factures en réponse aux demandes d'audit interne et externe. 
Intégration à l'ERP
Une meilleure intégration avec vos systèmes ERP, financiers et autres systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement peut améliorer l'automatisation de la gestion des dépenses en éliminant les étapes inutiles entre acheteurs et fournisseurs. Des informations importantes comme l'adresse du fournisseur, les informations de commande ou de réception et les données de comptabilité générale sont synchronisées entre le logiciel et l’ERP ou le système de comptabilité fournisseur de l'organisation avant que les factures approuvées ne soient sauvegardées et traitées dans le système.

Portails des fournisseurs
Les portails de fournisseurs ou les marketplaces sont des environnements interactifs en ligne auxquels les fournisseurs peuvent accéder 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. Ces portails permettent aux organisations de mettre à la disposition des clients et des fournisseurs des informations toujours à jour. Certains améliorent les relations avec les fournisseurs avec des fonctions de libre-service, offrant ainsi plus efficacement un meilleur service. Un processus auparavant manuel et fastidieux peut désormais être automatisé, ce qui réduit les risques et les coûts. Par exemple, les équipes comptables n’ont plus besoin de répondre aux questions sur les fournisseurs ou les factures - toutes les informations sont disponibles dans le système. 

Robotic Process Automation (RPA) 

Les processus manuels de traitement de factures fournisseurs sont répétitifs, chronophages et exigent généralement une importante implication des employés. C'est pourquoi la robotisation des processus (RPA) permet parfaitement d’automatiser la gestion de la comptabilité fournisseurs. 

Comme toute solution d'automatisation, la RPA n'est pas une réponse universelle, mais la technologie peut aider les entreprises à rationaliser la gestion financière pour améliorer l'efficacité et le contrôle opérationnel. Voici quelques éléments dont vous devrez tenir compte si vous envisagez une solution de RPA. 
  • Facturation non standard : Les factures que les entreprises reçoivent de leurs fournisseurs arrivent parfois encore sous plusieurs formats différents : en format papier, en format Word, en document pdf joint à un email - voire même par fax. Les formats des factures n'étant pas toujours homogènes, les entreprises qui ne disposent pas de logiciels d'automatisation ont souvent du mal à les traiter chaque fois de la même manière.
  • Données non structurées : L'équipe financière d'une entreprise est chargée de transférer les données des différents formats de factures dans la base de données de l'entreprise. La comptabilité fournisseurs est également en charge de traiter manuellement tout écart entre la réception, le bon de commande et la facture, ainsi que d'approuver les paiements. 
  • Résolution des erreurs de rapprochement : La résolution des erreurs est une tâche conséquente et fastidieuse pour la Comptabilité. Cela inclut de traiter les écarts dans le montant des achats ou les erreurs d’informations fournisseurs entre divers documents essentiels comme la facture et le bon de commande. En automatisant la plupart de ces rapprochements manuels, vous pouvez réduire le temps passé par les équipes à vérifier les informations et traiter les exceptions, ce qui signifie qu'ils peuvent se concentrer sur des responsabilités financières plus essentielles.
  • Forte évolutivité : Les workflows de comptabilité fournisseurs basés sur de la RPA peuvent être répliqués ou réutilisés dans différents services et entre différents sites, ce qui permet d’évoluer rapidement. Le nombre de robots actifs peut être augmenté ou réduit sans frais supplémentaires. 

Résumé

Les entreprises qui vont de l’avant constatent l'impact de la gestion des dépenses sur l'organisation. L'allégement des processus manuels peut accélérer les différents processus évoqués. L'automatisation contribue également à réduire les charges et à suivre avec précision les engagements. Des solutions existent pour y arriver.