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Le Point | Spend management : un gisement d’économies trop peu exploité

Aider les entreprises à gagner en productivité et à faire des économies grâce à une meilleure gestion de leurs dépenses : c’est la promesse des solutions de spend management. Entretien avec Olivier Jung, Directeur du marché France chez Proactis, une suite logicielle qui accompagne les entreprises de l’identification des fournisseurs à la gestion des factures.

Qu’est-ce que le spend management, et à quoi ça sert ?
Le spend management désigne l’ensemble des processus de gestion des achats et de pilotage de la dépense dans l’entreprise.

C’est un catalyseur de croissance parce que toute entreprise doit effectuer des achats pour exercer son activité, qu’il s’agisse de fournitures pour les employés ou de pièces industrielles.

En fonction de la maturité de l’entreprise, différents processus peuvent être mis en place, mais il est important de garder le contrôle sur les achats et d’éviter de laisser les employés lancer des commandes sans vérifications préalables. Par exemple, un employé qui a besoin d’un nouvel équipement va pouvoir accéder, via une plateforme en ligne, à une sélection de fournisseurs validés en amont par la direction des achats.
Cela permet de s’assurer que chaque commande est conforme aux politiques internes, à la réglementation ou aux engagements RSE. Quand certaines catégories d’achats font l’objet de contrats spécifiques, ces accords-cadres peuvent être utilisés à l’échelle de l’entreprise pour bénéficier de l’effet volume. En rationalisant son panel de fournisseurs, l’entreprise développe une relation de qualité avec des fournisseurs fiables.

Les solutions Spend Management Proactis couvrent le processus source-to-pay, c’est-à-dire les étapes de recherche et de sélection de fournisseurs, la gestion des contrats, la gestion des demandes d’achats, l’envoi de commandes et la collecte ainsi que le rapprochement automatique des factures. Proactis permet également de créer une marketplace interne : les employés accèdent via une plateforme aux contrats/catalogues négociés par les Achats. L’option de paiement accéléré permet ensuite d’anticiper le paiement en échange d’escompte.

La digitalisation et l’automatisation des processus autour de la dépense génèrent des gains de productivité importants :
– Les achats disposent d’outils pour sourcer, gérer les contrats et suivre la relation fournisseurs ;
– Le service juridique peut centraliser la gestion des documents contractuels ;
– Les employés passent commande facilement pour les biens et services dont ils ont besoin ;
– La comptabilité n’a pas à courir derrière les factures et/ou les approbations ;
– La finance a une visibilité en temps réel sur le volume de dépenses.
Longtemps, les solutions de gestion des achats s’adressaient aux entreprises avec d’importants volumes d’achats. Le développement des solutions standard en mode Saas les a rendues plus accessibles aux ETI et PME, qui ont pris conscience qu’elles avaient aussi intérêt à rationaliser leur processus d’achats.

Quels sont les enjeux, dans un contexte de crise sanitaire ?
Une gestion efficace des dépenses améliore la résilience des entreprises et leur confère davantage d’agilité. Aujourd’hui, les crises – qu’elles soient économiques ou sanitaires – sont souvent systémiques. Elles touchent donc les entreprises, mais aussi leurs fournisseurs.
Dans ce contexte, la capacité des entreprises à gérer ses fournisseurs et sécuriser la chaîne d’approvisionnement devient critique. Les acheteurs ont besoin d’outils pour sélectionner, suivre et évaluer les fournisseurs. Avec ce type de solutions, ils bénéficient en plus d’un réseau professionnel existant et peuvent lancer des appels d’offres ou des enchères en quelques clics.

Pour beaucoup d’entreprises, l’enjeu consiste à réduire les coûts. L’outil de gestion des achats permet de contrôler les achats et suivre la dépense avec précision. Les employés sont guidés vers les fournisseurs référencés, peuvent comparer les articles sur la base d’informations mises à jour par les fournisseurs, validées par les achats, en tenant compte d’indicateurs complémentaires comme la performance fournisseur ou des critères RSE.

La crise a aussi mis en évidence la nécessité de digitaliser. Le traitement comptable implique souvent encore la gestion manuelle de factures papier. Automatiser ces processus a permis aux entreprises de maintenir l’activité en assurant celle des fournisseurs.  Certains clients ont pu anticiper les paiements pour soutenir la trésorerie de leurs fournisseurs. Cela permet de sécuriser la chaîne d’approvisionnement et d’encourager une relation partenariale.

Quels sont les défis pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leur gestion des dépenses ?
Pour réussir sa transformation digitale, il faut commencer par établir ses objectifs et communiquer de façon claire auprès des équipes. Miser sur des solutions ergonomiques, standardisées et faciles à prendre en main favorise l’adoption.

Nous préconisons une approche par étape. Par exemple, si l’objectif est de renforcer la conformité, la première phase du projet consiste à répertorier tous les contrats fournisseurs au même endroit. Cela va ensuite permettre de travailler sur la base fournisseurs, puis sur la partie opérationnelle : comment acheter sur ces contrats ?

L’apport des technologies numériques est colossal. Mais la multiplication des solutions peut s’avérer contreproductive. C’est pourquoi nous recommandons de privilégier une solution bout-en-bout qui couvre l’intégralité du processus achat-finance, en s’assurant que l’outil s’intègre de manière transparente avec les logiciels ERP et comptable.
Pour que le projet fonctionne, les différents départements de l’entreprise – achats, finance, juridique, etc. – doivent collaborer pour mettre en place les circuits d’approbation adéquats et optimiser la gestion des dépenses. D’où l’intérêt d’une solution unifiée comme Proactis qui adresse l’ensemble des besoins de chaque partie prenante.

En conclusion, il y a plus d’avantages à digitaliser la gestion des dépenses que de défis à surmonter. Avec un bon accompagnement, les bénéfices de l’utilisation de solutions de spend management couvrent rapidement l’investissement.

Article dans Le Point,