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GPOMag | Le spend management ou l'art de piloter les dépenses en entreprise

Maîtriser coûts et dépenses représente un défi majeur pour les entreprises. À l’heure où la plupart d’entre elles sont touchées par la crise économique et sanitaire, le pilotage des dépenses apparaît comme un enjeu critique et essentiel pour disposer d’une visibilité globale sur les biens et services achetés et ainsi réaliser des économies substantielles.

Cela n’est cependant pas si simple car le large éventail de biens et de services qu’une organisation achète au cours d'une année est phénoménal ! Sans compter la diversité des personnes impliquées au sein de l’entreprise et en dehors.

Une gestion des achats globale au service de la réduction des coûts
Le pilotage de la dépense – aussi appelé Spend Management - est un ensemble de processus d’entreprise structurés améliorant la gestion et la visibilité sur les dépenses réalisées pour l’achat de biens et services au sein d’une organisation.

Les solutions de pilotage de la dépense permettent de réduire considérablement les coûts en s’assurant que seuls sont achetés les biens et services réellement nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et ce auprès de fournisseurs référencés par celle-ci et avec le meilleur rapport qualité/prix. Elles permettent également de réduire considérablement le temps, les efforts et les coûts du traitement des factures par la comptabilité fournisseurs, tout en générant des gains d'efficacité pour les responsables achats des organisations. 

Les solutions de pilotage de la dépense sont particulièrement efficaces en complément de n'importe quel système de gestion financière ou ERP. Elles couvrent en effet un périmètre plus large et intègrent des processus d’entreprise qui sont souvent en dehors de la zone de couverture de l’ERP, tels que la prise en compte des opérations en amont de l’édition du bon de commande ou de la facture, ou encore l’utilisation de données sur les fournisseurs, appels d’offres, contrats et catalogues non intégrés dans les ERP.

Du fait que les processus opérationnels diffèrent les uns des autres et que la plupart des utilisateurs ne soient pas experts des solutions de pilotage de la dépense, les outils d’e-Procurement modernes ont été élaborés pour simplifier les processus et guider les collaborateurs de manière intuitive, étape par étape. Ces solutions été conçues pour limiter les points de contact avec les systèmes financiers et opérationnels de base, et les rendre non invasifs grâce à une parfaite intégration dans l’environnement existant.

L’identification et la réalisation d’économies via le Source-to-Pay
Partie intégrante du pilotage de la dépense, les processus Source-to-Contract et Purchase-to-Pay forment le Source-To-Pay et représentent les piliers du Spend Management.

D’une part, le processus Source-to-Contract génère des opportunités d’économies en permettant aux acheteurs d’identifier les bons fournisseurs avec lesquels ils pourront établir des accords contractuels avantageux sur lesquels une entreprise peut s’appuyer pour réaliser ses achats. Ces achats peuvent alors s’effectuer dans toute l’entreprise à des prix plus bas et auprès de partenaires qui présentent moins de risques. Les fonctions couvertes par ce processus comprennent l’identification et la sélection des fournisseurs ainsi que la gestion de la relation fournisseurs et des catalogues ainsi que des contrats. Le Source-to-Contract est pris en charge par les acheteurs et category managers qui travaillent avec l’intégralité des collaborateurs de l’entreprise pour faire correspondre les sources d'approvisionnement en biens et services répondant aux besoins de l'entreprise.

D’autre part, le processus Purchase-to-Pay (également appelé Procure-to-Pay ou P2P) permet de générer des économies en guidant les collaborateurs afin qu’ils réalisent leurs achats en s’appuyant sur les accords négociés avec les fournisseurs. Idéalement, les collaborateurs auront toujours la possibilité d'acheter ce qui correspond le mieux à leurs besoins tout en donnant la priorité aux fournisseurs avec lesquels des contrats sont établis.

Autre avantage d’un processus P2P optimisé : la fluidification et l’accélération du traitement des factures, la réduction du risque d’erreur comptables voir la génération d’économies supplémentaires grâce aux options de paiement accéléré en contrepartie d’escompte. Les fonctions de ce processus commercial comprennent donc la demande d'achat, l'autorisation, le traitement des factures et l'autorisation de paiement.

Un investissement total des collaborateurs et des fournisseurs
Pour une entreprise, maîtriser ses dépenses nécessite non seulement la collaboration des directions Achats et Finance, mais aussi une forte implication des collaborateurs et des fournisseurs. Un système d’e-achats doit permettre aux salariés de trouver et d’acheter facilement ce dont il a besoin en restant en conformité avec la politique achat. Pour cela, l’expérience utilisateur doit être simple et efficace, à l’image des sites de vente en ligne de type B2C. Le contenu des catalogues et la redirection vers les offres négociées avec les fournisseurs sont également essentiels à l’adoption d’un outil d’e-achats.

De leur côté, les fournisseurs ont besoin d’interagir facilement via le système de gestion des achats des entreprises que ce soit pour mettre à jour leurs catalogues ou encore mettre en avant certains produits.

Plus que jamais, les entreprises doivent poursuivre leurs investissements pour maintenir leurs activités tout en gardant un contrôle et une parfaite maitrise des dépenses. Les solutions de Spend Management offrent aux collaborateurs un cadre leur permettant d’effectuer des achats en adéquation avec la politique de l’entreprise. Tandis que les fonctions achats pourront mieux rationnaliser les coûts et réaliser des économies, la direction financière bénéficiera alors elle aussi de plus de visibilité sur les achats et d’une meilleure maîtrise de la dépense globale d’entreprise.

Article dans GPOMag, par Olivier Jung, Directeur Proactis France.