Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Déployer une solution de spend management efficace alignée avec votre ERP

Le spend management est un ensemble de processus d’entreprises structurés qui permettent d’augmenter la visibilité et le contrôle des dépenses à l’échelle de l’organisation pour l’achat de biens et de services. Mais peut-on mettre en œuvre une solution de spend management efficace sans avoir besoin de remplacer au préalable son système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) existant ?

Vous pouvez tout à fait déployer une solution de spend management très efficace sans impacter vos outils financiers et ERP déjà en place. Il est même très utile d'utiliser une solution d’e-procurement complémentaire, qui sera accessible par des utilisateurs internes et externes à votre organisation, pour gérer les processus qui ne sont pas couverts par l’ERP. Un SI achats permet de gérer des informations sur les fournisseurs, les appels d’offres, les contrats et les catalogues, et complète les informations standard saisies dans l’ERP. 

Nous avons identifié pour vous les dix questions essentielles à se poser pour mettre en place une solution de spend management efficace qui s’interface avec votre ERP existant. 

En premier lieu, demandez-vous quel est votre objectif ? Le spend management permet d’obtenir plus de contrôle et de visibilité sur la manière dont votre organisation achète ses produits et services, et de réduire le coût total ainsi que le coût du processus d’achat. Mais comment faire compte tenu de la quantité de biens et de services achetés chaque année dans l’entreprise, la multitude de fournisseurs et le nombre de personnes impliquées dans le processus d’achat ? 

Quelles sont les actions à mener en priorité pour générer des économies supplémentaires et quels sont les processus concernés ? Pour parvenir à une stratégie de spend management efficace, il faut combiner deux processus opérationnels :  le Source-to-Contract qui crée des opportunités d'économies en identifiant les bons fournisseurs et en établissant des contrats avantageux à l’échelle de l’organisation, et le Purchase-to-Pay qui permet de bénéficier d’économies réelles en incitant les employés à effectuer des achats sur la base des accords préalablement négociés avec les fournisseurs.

Il vous faudra également identifier précisément les personnes concernées aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation et définir les fonctionnalités nécessaires parmi les principaux éléments de paramétrage d’un outil de spend management (ou e-procurement). 

Toute solution de gestion des achats mise en place devra avant tout répondre aux besoins individuels des différentes catégories d’utilisateurs. Quels sont les facteurs clés de succès du projet ? Le taux d’adoption par les employés et par les fournisseurs, la couverture complète du processus d’achat (Source-to-Contrat et Purchase-to-Pay), l’expérience et l’expertise du partenaire pour la mise en place d’une solution spend management sont autant d’éléments déterminants pour mesurer la réussite de votre projet. 

Beaucoup d’entreprises déjà équipées d’une ERP s’interrogent également sur l'impact d’un SI achats sur les systèmes existants. Les processus de spend management et les solutions d’e-procurement se situent généralement en dehors du champ d’application de l’ERP (gestion des commandes et des demandes d’achats, gestion des projets achat). De ce fait, la mise en place d’un outil de gestion des achats impacte peu les outils déjà en place. Les informations transiteront d’un système à l’autre de manière transparente. En tant qu’éditeur intégrateur de solution Spend Management, Proactis a le savoir-faire nécessaire pour une intégration rapide et adaptée à vos besoins. 
Qu’il s’agisse du processus Purchase-to-Pay ou Source-to-Contract, les informations contenues dans l’outil d’e-procurement viennent compléter les informations souvent moins complètes de l’ERP (référentiel fournisseurs, catalogues produits, etc.).

Pour éviter un projet long et coûteux, vous pouvez segmenter le déploiement de votre solution de Spend Management en mini-projets plus facilement gérables et dont chaque étape fera l’objet d’un retour sur investissement. En décomposant chaque étape par catégories de dépenses, de processus d’entreprise et entité du groupe, vous pourrez suivre de près chaque projet, en mesurant les résultats et en apportant des améliorations au fur et à mesure. 

Vous obtiendrez par ailleurs des résultats rapides et durables en intégrant la relation entre les cycles Purchase-to-Pay et Source-to-Contract. Vous pourrez ainsi faire évoluer ces deux processus en parallèle, chacun permettant d’optimiser davantage les coûts tout au long du processus.  

Par où commencer ? 
La plupart des projets de Spend Management réussis sont le fruit d’un effort conjoint entre la Finance et les Achats. Les premières étapes sont identiques à tout autre projet déployé à l’échelle de l’organisation :
1.    Mettez-vous d’accord sur les objectifs communs avec la direction.
2.    Définissez un business case pour vous lancer.
3.    Identifiez comment gérer, mesurer et améliorer votre projet pour atteindre vos objectifs (cf. business case). 
4.    Segmentez en étapes pour alléger l’effort. 

Vous trouverez plus d’informations dans notre guide pratique sur les dix questions que vous vous posez le plus souvent pour le déploiement d’une solution de spend management efficace alignée avec votre ERP. 

Télécharger le livre blanc.