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Comptabilité fournisseurs : analysez vos indicateurs clés

Commencez par vous poser les questions suivantes :
  • Combien y a -t-il de personnes (ou ETP) dans votre service de comptabilité fournisseurs ?
  • Combien de factures traitez-vous par an ?
Vous obtenez ainsi le nombre de factures traitées par an par personne/ETP.
 
Selon les analystes, un service comptable performant traite entre 27 097 (APQC) et 42 000 (Hackett Group) factures entrantes par an par ETP. L’écart est important et il convient de rester prudent sur ces chiffres. Mais cela constitue une bonne base de réflexion. 
 
Avec Proactis, les entreprises traitent entre 40 000 et 90 000 factures par ETP et par an.
 
L’efficacité du traitement des factures fournisseurs varie beaucoup en fonction du secteur, de la taille de l'entreprise, du type de factures et du degré de digitalisation des processus. Ainsi le coût de traitement des factures est plus élevé pour les entreprises ayant un volume important d’achats non stockés. A l’inverse, 60 % des entreprises les plus performantes ont mis en place des workflows pour automatiser leurs processus de traitement des factures fournisseurs. 
 
La dématérialisation des factures, obligatoire à partir de 2023, constitue un bon point de départ pour automatiser le traitement des factures et optimiser l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs.
 
Identifiez :
  • Quel est actuellement le pourcentage de factures électroniques (OCR, EDI, XML, PDF, Excel, Self-billing, PO-Flip, PCards, etc.) ? 
  • Quel est le délai de traitement des factures (vérification, saisie comptable, rapprochement commandes-factures, processus d’approbation et validation de paiement) ?
  • Quel type de factures recevez-vous (avec ou sans bon de commande, rapprochement à 2 ou 3 voies) et comment sont-elles traitées ? etc.
Vous évaluez ainsi la charge administrative pour le traitement des factures, ainsi que les économies potentiellement déjà réalisées grâce à la digitalisation.
 
Il faut également tenir compte de la manière dont ces factures sont transmises : les factures électroniques sont-elles envoyées directement dans une solution dédiée ou recevez-vous des factures par emails qui doivent ensuite être saisies et enregistrées manuellement ? Cela a une incidence sur l’efficacité de votre processus comptable. 
 
D'après une étude Forrester, voici les principales difficultés rencontrées par les entreprises :
  • L’absence de digitalisation : certains services comptables ne disposent pas des outils nécessaires pour optimiser leurs processus. 47 % des personnes interrogées reçoivent plus de la moitié de leurs factures au format papier, 26 % les rapprochent manuellement des bons de commande ou autres documents justificatifs et 42 % ont besoin d’une signature papier pour l'approbation. Toutes ces tâches manuelles augmentent les coûts et les délais de traitement des factures, en plus d’être sources d’erreurs.
  • Des procédures d'achat non respectées : le traitement des écarts ou des factures sans bon de commande est chronophage. En améliorant le rapprochement des factures, il devient possible de traiter bien plus que 5 000 factures par ETP par an.
  • Des catégories d’achats complexes : le séquençage classique commande-réception-facture ne peut pas s’appliquer à tous les achats de biens et de services. Les entreprises qui achètent beaucoup de services ont des étapes supplémentaires de vérification manuelle. Par ailleurs, de nombreuses directions financières demandent la création du bon de commande « après coup » afin d’effectuer un rapprochement à 3 voies : cela répond aux besoins du système financier mais retarde le traitement des factures sans réellement améliorer le contrôle des achats.
Associer un e-procurement à la facture électronique double vos chances de succès. En incitant dès maintenant vos fournisseurs à recourir à la facture électronique, vous vous affranchissez de la saisie manuelle. Un outil de gestion des achats vous permet de réduire les écarts de factures et donc le temps consacré à la résolution. La combinaison des deux vous permet d’arriver à une gestion « no touch », c’est-à-dire, le traitement automatisé des factures de bout en bout, de la validation au paiement, sans intervention manuelle.

D’après les analystes, les entreprises qui ont automatisé le traitement des factures ont :
  • réduit le délai de traitement des factures de 51 %
  • gagné plus de visibilité sur le statut des factures et des workflows (+30 %)
  • réduit leurs coûts de comptabilité fournisseurs de 12%.
Accélérez le traitement de vos factures en réduisant vos coûts et la complexité grâce aux solutions Proactis d’automatisation du traitement des factures fournisseurs.