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Mettre en place un plan d’amélioration continue des processus, pourquoi, comment ?

Toute organisation, quels que soient sa taille ou son secteur d'activité, doit veiller à l'amélioration continue de ses processus. Dans la majorité des entreprises, les contraintes budgétaires sont importantes et elles doivent produire plus avec moins de moyens (moins de personnes, moins de ressources). La démarche d'amélioration continue permet à une entreprise non seulement de simplifier ses processus, mais aussi de réduire le gaspillage et d'optimiser les flux de travail.

La consolidation et la maîtrise des dépenses deviennent de plus en plus importantes et chaque département de l’entreprise doit surveiller étroitement leurs coûts.
 
L'amélioration continue des processus est un grand sujet d’actualité. Forbes souligne que l'amélioration continue est une démarche qui caractérise les entreprise « modèles » et que toute organisation devrait « adopter une démarche d’amélioration continue pour renforcer l’efficacité de ses opérations ». Le groupe Hackett a également déclaré récemment que « l'amélioration continue des processus est essentielle à une entreprise pour maintenir sa rentabilité et son avantage concurrentiel ».
 
L'objectif principal de l'amélioration continue des processus est d'apporter des changements progressifs qui généreront plus de valeur sur le long terme en se demandant s'ils répondent toujours aux objectifs de l'entreprise. Des améliorations de processus peuvent être apportées à tous les niveaux de l’organisation, y compris dans le domaine de la gestion de la dépense et des achats.
 
Une récente enquête Proactis a révélé que moins de 25 % des organisations estiment avoir des processus d'achat bien établis, tandis que les trois quarts restants voient encore des possibilités d'amélioration considérables. Pourtant, un processus d’achat stratégique non optimisé empêche de réaliser des économies substantielles grâce à des contrats fournisseurs négociés, et ajoute des tâches administratives à l’équipe. 
 
Une démarche d’amélioration continue des processus améliore les bénéfices et la productivité dans l’entreprise, augmente la qualité et la satisfaction des fournisseurs tout en réduisant les coûts et en garantissant une meilleure cohérence des données. Grâce au Spend Management, vous pouvez réduire le risque de non-conformité des fournisseurs, améliorer la visibilité et le contrôle financier, disposer d’une base fournisseurs étendue et optimisée, et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
 
Dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue, voici les processus qui peuvent être améliorés :
 
Adoption de la technologie
L’adhésion à un nouveau processus ou un nouvel outil est un facteur clé de succès pour l’organisation. L’interface intuitive et ergonomique des solutions Proactis permet aux employés d'effectuer de manière autonome les achats récurrents en toute conformité. Les gestionnaires, les responsables achats et même les fournisseurs utilisent l’outil en toute simplicité et de manière consolidée pour commander, acheter, facturer et approuver.
 
Réduction de la durée du cycle
Réduire le temps de traitement nécessaire jusqu’au paiement d'une facture permet aux acheteurs et à la comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Grâce aux solutions Proactis, vous pouvez réduire le coût direct du traitement de vos factures en automatisant le cycle de facturation fournisseurs, de la réception jusqu'à l’autorisation de paiement. Vous pouvez même éliminer totalement le papier et mettre en place un processus de facturation numérique rapide et précis.
 
Améliorer la visibilité
Pour faciliter la prise de décision à tous les niveaux de l’organisation, il est essentiel de garder une bonne visibilité sur les coûts, de la transaction d’achat jusqu’à l'analyse de la dépense. Les solutions Proactis vous donnent cette visibilité nécessaire.
 
Conformité
Pour optimiser réellement chaque processus, tous les employés doivent être en mesure de garantir la conformité à chaque étape du processus d’achat. Mais si l’outil ne dispose pas de contrôles automatiques intégrés, il est peu probable que les politiques et procédures soient totalement respectées. Les étapes de validation et de vérification directement intégrées dans les solutions Proactis permettent de garantir la conformité des achats, des budgets et des politiques d'approbation dans toute l'organisation.
 
Gestion des contrats
Vous devez vous assurer que les achats sont effectués sur contrat auprès de fournisseurs référencés. Le suivi de ces contrats est chronophage et fastidieux. Proactis vous allège la tâche en vous permettant de créer un nouveau contrat chaque fois que vous intégrez un nouveau fournisseur. Grâce aux modèles de contrat standard, vous n’aurez qu’à faire des modifications mineures, ce qui vous évitera d’avoir à rédiger de toute pièce des nouveaux contrats.
 
Ce ne sont là que quelques exemples de démarche d’amélioration continue que les solutions Proactis vous aident à mettre en place. Vous aurez alors tous les outils pour accroître votre productivité, améliorer la qualité et la cohérence de vos données et réduire vos coûts.