La société de gestion immobilière CBRE améliore ses résultats grâce à la solution de pilotage des dépenses de Proactis

Profil

Secteur :
Gestion de biens immobiliers

Nb de biens en gestion :
5.000+

Valeur des biens gérés :
45+ milliards €

Volume de services :
330+ millions €

Utilisateurs P2P :
500+

Objectifs

  • Fournir aux gestionnaires de biens immobiliers le meilleur rapport qualité-prix pour l'achat de produits, services, équipements et autres pour la gestion des installations.
  • Assurer le contrôle des dépenses et le suivi budgétaire lors de la commande et non de la facturation.
  • Maintenir le contrôle et la visibilité sur les achats dans les filiales et en centrale.

Ce que la solution apporte

  • Fluidifier le traitement des factures et les validations de paiement par la comptabilité fournisseurs.
  • Permettre une gestion précise des dépenses et un reporting à l'échelle du groupe.
  • Garder une visibilité complète sur les dépenses effectuées et les dépenses prévues.

Bénéfices

  • Une procédure Purchase-to-Pay (P2P) cohérente pour tous les biens en gestion, impliquant environ 500 employés.
  • Amélioration du contrôle budgétaire pour les gestionnaires de sites.
  • Hausse considérable du volume de transactions gérées à effectif constant.
Ce n'est pas un mince exploit de mettre en place un système d'approvisionnement unique qui nous permet de gérer plus de 5 000 propriétés différentes en tant qu'entités distinctes. Mais ce faisant, nous disposons désormais de l'un des meilleurs systèmes de contrôle des dépenses de notre secteur. Nous pensons que Proactis nous offre la plateforme parfaite pour garantir que nous sommes à l'avant-garde de la création de valeur à partir des achats et du contrôle de la gestion des dépenses Traduit avec www.DeepL.com/Translator (version gratuite).

Responsable des achats, gestion des biens et des actifs, CBRE Ltd.

Profil

CBRE Ltd. est la plus grande société de prestation de services immobiliers au monde, avec plus de 40 000 employés, au service des gestionnaires, investisseurs et locataires de biens immobiliers répartis dans le monde entier. Le service de gestion des biens et des actifs de la société au Royaume-Uni fournit aux gestionnaires des prestations de gestion de baux, comptabilité, gestion des risques, gestion des installations et d'approvisionnement pour des bâtiments commerciaux, notamment des centres commerciaux, des immeubles de bureaux et des zones industrielles. L'équipe gère plus de 5 000 biens, soit 19 millions de mètres carrés, et fournit des services à 21 500 locataires.

La société perçoit des loyers et des charges de plus de 3,2 milliards d’euros chaque année. En termes d'approvisionnement, les dépenses annuelles approchent 344 millions d’euros, avec plus de 8 000 fournisseurs et plus de 150 000 factures par an
La société de gestion immobilière CBRE améliore ses résultats grâce à la solution de pilotage des dépenses de Proactis

Objectifs

Lorsque les propriétaires immobiliers confient à CBRE la gestion de leurs biens, ils s’attendent à bénéficier de l’expertise CBRE en la matière et des connaissances locales pour exploiter et maximiser la valeur de leur investissement sur le long terme tout en réduisant le risque financier. Cela nécessite, entre autres, un contrôle étroit des dépenses de services tels que le nettoyage, l'entretien, la sécurité, l'aménagement paysager et de tous les achats nécessaires pour maintenir le bien en excellent état et prêt à la revente. Cela exige également une gestion attentive d'un large panel de fournisseurs, ainsi que le paiement correct et rapide des factures. Les propriétaires et les bailleurs qui reçoivent et paient les services attendent une comptabilité claire, précise et efficace de toutes les dépenses d'exploitation.

L'équipe de direction du service Property and Asset Management a reconnu la nécessité de se doter d'un système complet d'approvisionnement et de traitement des factures pour le groupe, un système permettant d’accompagner les hausses d'activité et capable de fournir un excellent service client.
Maintenir le contrôle et la visibilité sur les achats dans les filiales et en centrale.

Ce que la solution apporte

CBRE a travaillé avec Proactis pour mettre en œuvre une solution d'approvisionnement de bout en bout qui pouvait à la fois être déployée rapidement, et fournir un cadre pour un système complet de gestion des dépenses pour l'ensemble des biens.

La solution Proactis a amélioré l'efficacité des achats tout en permettant au groupe d'enregistrer et de contrôler avec précision les dépenses de chaque entité. Le système offre également un contrôle et une visibilité non seulement sur les dépenses effectuées, mais aussi sur les dépenses prévues. Cela améliore considérablement le contrôle financier et la valeur ajoutée pour les clients et bailleurs.

Le fait que Proactis soit disponible en SaaS a été déterminant. Cela signifiait que l'équipe de CBRE pouvait se concentrer sur le déploiement et l'utilisation de l’outil, et laisser les équipes Proactis gérer les opérations techniques quotidiennes. La mise en œuvre a été très rapide, le déploiement total dans l’ensemble des sites ayant été réalisé en seulement neuf mois. Le système est maintenant utilisé par plus de 500 employés, du personnel du bureau en centrale jusqu’aux opérationnels sur site, et intégré à quinze systèmes financiers différents au sein de CBRE.
Fluidifier le traitement des factures et les validations de paiement par la comptabilité fournisseurs.

Bénéfices

Grâce aux règles de workflow et d'autorisation de Proactis, la plupart des achats sont effectués directement par les employés habilités. Si l'achat dépasse une valeur donnée, risque de dépasser le budget ou est non conforme, il est automatiquement redirigé vers un responsable pour approbation.

Les gestionnaires de site chargés de la gestion des dépenses de leur établissement apprécient particulièrement l’outil Proactis pour ses capacités de contrôle et de visibilité complète sur les budgets.

Le système contribue à fluidifier le traitement des factures. De nombreuses dépenses sont nécessairement engagées sur factures uniquement - par exemple les factures de téléphone, accès aux services et taxes. CBRE utilise Proactis avec ses plus gros fournisseurs, tels que les compagnies de téléphone, ainsi que pour les achats internes de CBRE, et a mis en place la facturation électronique avec les fournisseurs de services publics. Jusqu'à 50 % des factures sont désormais reçues, traitées et payées par voie électronique. Ce système, auquel s'ajoutent le rapprochement automatiquement des bons de commande et les workflows de validation pour vérifier la réalisation de prestation, a considérablement réduit la gestion papier et a permis au service de comptabilité fournisseurs de mieux contrôler la mise en paiement.

CBRE dispose également maintenant d’une visibilité sur le suivi des fournisseurs : type d’achat, montant dépensé, réception, etc. Cela permet à l'équipe d'identifier et de résoudre les problèmes de manière proactive, et d’optimiser le suivi et la gestion des contrats.
Une procédure Purchase-to-Pay (P2P) cohérente pour tous les biens en gestion, impliquant environ 500 employés.
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