Accompagner le changement lors de la mise en place d’un outil de gestion de la dépense

Quand on apporte des changements à une organisation, il est essentiel de réunir dès le départ toutes les chances de succès. Un projet de déploiement d’une solution de gestion des achats ne peut être réussi que si l’outil est adopté par l'ensemble des utilisateurs, parce qu’il permet aux collaborateurs de passer plus facilement commande, aux gestionnaires de suivre et d'approuver les demandes d’achat et aux directions opérationnels de piloter les dépenses. Une entreprise peut consacrer du temps à optimiser les processus internes et déployer un nouvel outil de gestion des dépenses, sans accompagnement au changement dès les premières étapes, le projet a de grandes chances d’échouer.
 
Voici quelques-unes des principales raisons qui font échouer un projet de gestion des achats :

  • Les utilisateurs manquent d'informations sur les fonctionnalités et la configuration du nouvel outil ; cela génère des inquiétudes et de la frustration de ne pas être impliqué dès le début.
  • L'absence de plan de migration de l'ancien vers le nouveau système peut entraîner de la confusion pour la gestion des factures déjà payées, un risque de duplication des commandes et des factures, et une augmentation des dépenses hors contrat.
  • En l’absence de documentation ou de support de formation disponibles pour les nouveaux utilisateurs le système n'est pas ou est mal utilisé.
  • Les utilisateurs ne savent pas utiliser le système correctement, ce qui entraîne des frustrations et risque de générer de nouvelles mauvaises habitudes ou des comportements de contournement de l’outil. La mise en place d’un guide interactif qui accompagne l’utilisateur dans ses premiers pas à travers l’outil est un moyen facile pour s’assurer de la bonne la prise en main et accélérer l’adoption


Adopter une nouvelle solution technologique est relativement facile lorsque la bonne stratégie est en place. C'est le changement d’habitude qui nécessite d’instaurer un nouvel état d'esprit et une nouvelle approche dans les directions financières, achats et opérationnelles. Il faut parfois du temps pour enclencher un nouveau processus ou un implémenter un nouvel outil. C'est dès ce moment que doit commencer la gestion du changement, et à tous les niveaux de l'entreprise : la gestion du projet, la préparation des équipes, la définition des indicateurs et même la stratégie de communication.
 
La communication est essentielle pour réussir la conduite du changement. Informez dès le début sur ce qui est prévu et communiquez tout au long du processus. Les collaborateurs peuvent réagir à différentes formes de communication, variez donc la façon dont les informations sont diffusées et présentées. Mettez en place une stratégie de "communication du changement" pour accompagner la mise en œuvre.
 
Utilisez une approche étape par étape dans la conduite du changement. Préparez un planning en posant des jalons pour chaque étape et déployez progressivement le nouveau processus. Les collaborateurs ont parfois des habitudes bien ancrées, si bien qu'un changement radical risque d’être contre-productif, et de freiner l’adoption.
 
Quelle que soit l'approche utilisée, certains collaborateurs seront résistants au changement soit parce qu'ils ne sont pas convaincus de la nécessité du changement ou soit parce qu'ils sont habitués à leurs tâches et processus quotidiens. Mais en faisant dès le début la promotion du projet et de ses avantages pour l'entreprise et les collaborateurs, les employés les plus réticents seront plus réceptifs le jour du lancement, voire même curieux de voir le nouvel outil.
 


Il est important de soigner toute résistance au changement. Anticipez les défis et traitez les objections que vous pourriez rencontrer de la part des différentes parties prenantes avant qu'elles n’arrivent. Elaborez à l’avance les plans de formation des nouveaux utilisateurs et des utilisateurs historiques, et documentez les procédures avant la mise en œuvre de la solution. Impliquez les équipes dès le début du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
 
Avec sa solution de gestion des achats et de pilotage des dépenses, Proactis porte une attention toute particulière à l'adoption et l'expérience utilisateur. Plus concrètement, Pour l'approvisionnement, cela implique de créer une expérience d'achat similaire au B2C et une interface intuitive qui guide spontanément l'utilisateur vers ce donc il a besoin tout en lui permettant de passer commande en quelques clics. Les employés n'ont plus besoin de naviguer entre les catalogues et les sites fournisseurs pour gérer l’approvisionnement, ni de perdre du temps à transmettre la demande d'achat et demander la validation. Tous les contenus et fournisseurs référencés et qualifiés par les achats sont immédiatement disponibles et les commandes se font dans le respect des procédures internes et règlementaires.

Pour aller plus loin : Le guide interactif Lemon Learning est disponible dans la solution Proactis.

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