Menzis améliore son processus Purchase-to-Pay avec Proactis

Profil

Les origines de la compagnie d'assurance maladie Menzis remontent à 1836, lorsqu'un groupe de médecins, pharmaciens et dentistes d'Arnhem a pris l'initiative progressiste de créer une caisse d'assurance maladie : La Société de la Précaution. Celle-ci est devenue Menzis, qui emploie aujourd'hui plus de 1 000 personnes.

Aujourd'hui, l'entreprise cherche des réponses intelligentes aux défis actuels. « Avec les clients, les municipalités, les prestataires de soins de santé, les associations de patients et d'autres partenaires, nous travaillons dur pour proposer des soins abordables et accessibles », déclare Janneke Vollaers-Schepers, responsable des achats chez Menzis. L'entreprise compte deux sections : Menzis et Anderzorg : « Nous proposons des services d’assurances de base et complémentaires dans l'ensemble des Pays-Bas ». Menzis compte 2,3 millions de clients.

Ce que la solution apporte

Menzis a commencé à travailler sur ce sujet en 2012. Le service des achats s’est développé et l'approvisionnement a été centralisé. « Jusque-là, nous avions beaucoup de personnes qui passaient leurs commandes directement. Ils prenaient le téléphone et appelaient leurs propres fournisseurs. Ce n'était pas avantageux, car nous ne bénéficions généralement d’aucun avantage économique, ni d’aucune visibilité sur ce qui était acheté, et le traitement des factures était souvent inefficace. ». Les départements Achats et Finance se sont mis d'accord et ont travaillé sur la forme que devrait prendre le processus Purchase-to-Pay. « Nous avons bien vu que la mise en œuvre de Proactis aurait un impact positif sur l'ensemble de l'organisation. Nous avons pu rallier les gens à notre cause pour lever les résistances initiales. ». Chaque acheteur devait pré-enregistrer la demande d’achat dans le système pour qu'elle puisse être approuvée. Les avantages de cette démarche se manifestent plus tard dans le processus, puisque la facture peut ensuite facilement être rapprochée du bon de commande. « Nous avons donc dû être clairs, et consulter les principaux groupes d'utilisateurs et les gestionnaires tout au long du processus. ».

De même, les nouveaux fournisseurs ne peuvent être saisis dans le système qu'avec l'approbation du service des achats. « Nous consultons les utilisateurs. Pouvons-nous regrouper des fournisseurs ? Avons-nous besoin d'autres fournisseurs ? Ce genre de choses. ». Si les bons de commande approuvés correspondent aux factures, ils peuvent être automatiquement transmis pour paiement. Les Achats et la Finance ont donc une vue d'ensemble de tous les achats non liés aux soins. « Avec cette nouvelle approche, nous avons accès à de précieuses informations de gestion que nous rendons totalement visibles grâce à des tableaux de bord. Cela se base sur des rapports trimestriels et des indicateurs de performance clés que nous avons défini. En principe, nous n'acceptons pas qu'il manque un bon de commande à une facture. Dans certains cas, on ne peut pas l'empêcher, mais s'il n'y a pas de bon de commande, nous commençons à discuter avec l'entreprise. ».