Menzis améliore son processus Purchase-to-Pay avec Proactis

Profil

Secteur :
Assurances 

Nb d’employés :
1,700+ 

Client depuis :
2007

Objectifs

  • Meilleur contrôle de la dépense grâce aux approbations préalables dans le processus de commande et une parfaite prise en compte des contraintes.
  • Processus Purchase-to-Pay uniforme et transparent pour tous les achats non liés aux soins.
  • Meilleur contrôle des quantités commandées, des fournisseurs et des conditions d’achat.

Ce que la solution apporte

  • Tous les contrats sont désormais regroupés en un seul endroit, avec des notifications lorsqu’ils arrivent à échéance.
  • L'approvisionnement et la gestion des factures dans l'entreprise sont désormais automatisés et intégrés grâce à une plateforme unique et complète pour la gestion des contrats et des fournisseurs, les commandes (y compris l'embauche de personnel externe) et le traitement des factures.
  • Toutes les informations nécessaires au pilotage sont accessibles grâce aux tableaux de bord.

Bénéfices

  • Le nombre de factures à traiter est passé de 20 000 en 2009 à 8 000.
  • Le nombre de fournisseurs actifs est passé de 2 800 à 1 600.
  • Le traitement des factures ne nécessite plus que 1,5 ETP.
Avec Proactis, notre équipe financière a pu faire grandement évoluer les procédures d'achat et de traçabilité.

Responsable des achats chez Menzis

Profil

Les origines de la compagnie d'assurance maladie Menzis remontent à 1836, lorsqu'un groupe de médecins, pharmaciens et dentistes d'Arnhem a pris l'initiative progressiste de créer une caisse d'assurance maladie : La Société de la Précaution. Celle-ci est devenue Menzis, qui emploie aujourd'hui plus de 1 000 personnes.

Aujourd'hui, l'entreprise cherche des réponses intelligentes aux défis actuels. « Avec les clients, les municipalités, les prestataires de soins de santé, les associations de patients et d'autres partenaires, nous travaillons dur pour proposer des soins abordables et accessibles », déclare Janneke Vollaers-Schepers, responsable des achats chez Menzis. L'entreprise compte deux sections : Menzis et Anderzorg : « Nous proposons des services d’assurances de base et complémentaires dans l'ensemble des Pays-Bas ». Menzis compte 2,3 millions de clients.
Menzis améiliore son processus Purchase-to-Pay avec Proactis

Objectifs

En 2007, avant l'arrivée de Janneke Vollaers-Schepers, Menzis avait déjà acheté la solution de gestion des contrats de Proactis. « Nous souhaitions stocker des contrats existants dans un répertoire central. Cela signifie que vous pouvez également mettre en place des notifications lorsque les contrats arrivent à échéance. Par exemple, pour résilier un bail qui arrive à échéance. », poursuit Mme Vollaers-Schepers.

« Lorsque je suis arrivée à Menzis, le service des achats était loin de maîtriser tous les flux d'achat. La première chose que j'ai faite est de cartographier tous les achats à partir du système comptable. La mise en place du service Achats a également entraîné la nécessité de maîtriser le processus de commande et de facturation, de pouvoir contrôler les quantités commandées, auprès de quel fournisseur et dans quelles conditions à partir des contrats. En outre, nous voulions fluidifier le rapprochement de facture par le biais d'un processus d'approbation. »
Processus Purchase-to-Pay uniforme et transparent pour tous les achats non liés aux soins.

Ce que la solution apporte

Menzis a commencé à travailler sur ce sujet en 2012. Le service des achats s’est développé et l'approvisionnement a été centralisé. « Jusque-là, nous avions beaucoup de personnes qui passaient leurs commandes directement. Ils prenaient le téléphone et appelaient leurs propres fournisseurs. Ce n'était pas avantageux, car nous ne bénéficions généralement d’aucun avantage économique, ni d’aucune visibilité sur ce qui était acheté, et le traitement des factures était souvent inefficace. ». Les départements Achats et Finance se sont mis d'accord et ont travaillé sur la forme que devrait prendre le processus Purchase-to-Pay. « Nous avons bien vu que la mise en œuvre de Proactis aurait un impact positif sur l'ensemble de l'organisation. Nous avons pu rallier les gens à notre cause pour lever les résistances initiales. ». Chaque acheteur devait pré-enregistrer la demande d’achat dans le système pour qu'elle puisse être approuvée. Les avantages de cette démarche se manifestent plus tard dans le processus, puisque la facture peut ensuite facilement être rapprochée du bon de commande. « Nous avons donc dû être clairs, et consulter les principaux groupes d'utilisateurs et les gestionnaires tout au long du processus. ».

De même, les nouveaux fournisseurs ne peuvent être saisis dans le système qu'avec l'approbation du service des achats. « Nous consultons les utilisateurs. Pouvons-nous regrouper des fournisseurs ? Avons-nous besoin d'autres fournisseurs ? Ce genre de choses. ». Si les bons de commande approuvés correspondent aux factures, ils peuvent être automatiquement transmis pour paiement. Les Achats et la Finance ont donc une vue d'ensemble de tous les achats non liés aux soins. « Avec cette nouvelle approche, nous avons accès à de précieuses informations de gestion que nous rendons totalement visibles grâce à des tableaux de bord. Cela se base sur des rapports trimestriels et des indicateurs de performance clés que nous avons défini. En principe, nous n'acceptons pas qu'il manque un bon de commande à une facture. Dans certains cas, on ne peut pas l'empêcher, mais s'il n'y a pas de bon de commande, nous commençons à discuter avec l'entreprise. ».
Toutes les informations nécessaires au pilotage sont accessibles grâce aux tableaux de bord.

Bénéfices

Les chiffres parlent d'eux-mêmes. De 20 000 factures en 2009, l'entreprise est passée aujourd'hui à un peu plus de 8 000. Le nombre de fournisseurs a également été réduit de 2 800 à 1 600. Le volume d’achats sans bon de commande est très faible, soit 8 %. Auparavant, il fallait 6 personnes pour saisir les factures. La charge de travail représente aujourd’hui 1.5 ETP. Plus de 95 % des dépenses sont effectuées dans le cadre de contrats avec des livraisons présélectionnées et engagées de manière centralisée. « Je suis fière de ce que nous avons réalisé dans ce domaine, en collaboration avec le service financier et Proactis", déclare Mme Vollaers-Schepers.

De plus, le recrutement de travailleurs temporaires à horaires flexibles est également pris en charge par la plateforme Proactis. « Ceux-ci sont préapprouvés dans un contrat par le gestionnaire du budget chez Menzis et le fournisseur. Les travailleurs temporaires remplissent eux-mêmes électroniquement leurs heures et leurs dépenses, qui sont ensuite approuvées par un responsable.

Comme ce processus est entièrement automatisé, cela permet d'économiser beaucoup de travail administratif. Sur la base des feuilles de temps approuvées, nous envoyons nous-mêmes la facture au fournisseur. Ensuite, et après approbation, la facture peut entrer automatiquement dans le processus de paiement. Nous appliquons et encourageons le principe de l'autofacturation ». 

Janneke Vollaers-Schepers conclut : « Au fil des ans, nous avons réellement évolué avec Proactis vers un processus de commande et de facturation plus professionnel. Néanmoins, l'optimisation et la garantie du processus d'achat et de paiement nécessitent une attention permanente. Il faut rester attentif. ».
Le nombre de fournisseurs actifs est passé de 2 800 à 1 600.
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