Objectifs
L'évolution des besoins en termes de soins et d’aide médicalisée nécessite d’effectuer des dépenses plus justes et de renouveler radicalement le système de santé. Cela a un impact majeur sur les activités et les opérations des prestataires de soins médicaux. Careyn a dû s’adapter à ces changements, en mettant en œuvre des mesures visant à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts. Chez Careyn, les clients sont au centre des préoccupations : de quoi ont-ils besoin pour recevoir les meilleurs soins possibles ? C'est pourquoi les professionnels de santé de l'organisation ont été regroupés en équipes de soins indépendantes, qui sont au cœur de l'organisation. Ce système a été conçu dans le but de fournir rapidement aux équipes les produits et services dont elles ont besoin pour accomplir leur travail : par exemple, de la nourriture, des équipements pour l'incontinence, des services de nettoyage, mais aussi des aides à la réadaptation.
L'objectif était d'harmoniser les processus de commande et de facturation dans toute l'organisation afin de garantir que tous les achats soient effectués à partir des contrats négociés actuels et en utilisant une plateforme d'achat unique. L’optimisation des processus et des lignes de produits ainsi que la réduction des coûts d'achat constituaient un objectif majeur. À ce stade, l'organisation avait deux options : optimiser ses systèmes existants ou faire un pas en avant et choisir une solution d'e-procurement qui couvre l’ensemble du cycle d'achat. C'est pour cette raison que Careyn a choisi Proactis.
Grâce à cette nouvelle approche, Careyn a pu mieux gérer son processus d'achat tout en maîtrisant mieux ses dépenses et les performances fournisseurs.
Ce que la solution apporte
Avec les solutions Proactis, les équipes ont accès à l’outil de commande en ligne depuis leur ordinateur et peuvent commander directement sur catalogue des produits standards qui sont ensuite transmis de manière centralisée à des fournisseurs recommandés.
Pour Martijn Moerman, responsable des achats chez Careyn, la transparence et l'efficacité des processus sont un avantage important de la nouvelle méthode de travail. La solution facilite la commande de produits sur place et permet également d’avoir plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses administratives. Les factures peuvent être traitées plus rapidement et simplement grâce au rapprochement automatique des commandes qui ont été préenregistrées dans le système. Cela réduit le risque d’erreur et la charge administrative. L’outil permet aussi aux acheteurs de diffuser les nouveaux contrats fournisseurs à l’échelle de l'organisation.
Bénéfices
Grâce aux solutions Proactis, les salariés achètent au prix juste et disposent d’un bon niveau d’information fournisseurs. La mise en place d'un processus optimisé permet de suivre en temps réel les dépenses et de surveiller les achats dissidents.
L’entreprise peut ainsi mieux veiller au respect des processus et des contrats. Cela permet d’améliorer en continu les processus et de mieux adapter les contrats fournisseurs pour répondre aux besoins internes. D’après Martijn Moerman : « Grâce aux nouvelles méthodes de travail mises en place et supportées par la plateforme Proactis, les achats contribuent significativement aux objectifs de l'organisation. »