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Lier la Finance et les Achats par un processus intégré

Chris Doxey, auteure, consultante contrôle interne et maîtrise des risques et présidente de Doxey Inc.

La collaboration entre les départements Finance et Achats permet de générer plus d’économies, d'avoir une meilleure vision d’ensemble pour bien orienter ses décisions, de mieux planifier et de mieux comprendre son écosystème fournisseurs. Même si ces fonctions sont dissociées, la relation entre les deux est étroite. Le rôle des Achats consiste essentiellement à suivre les dépenses de l’entreprise en tenant compte des spécifications, des besoins et des contrats. La Finance se concentre sur le contrôle de gestion, les budgets et la diffusion d’informations financières précises en temps voulu.

Les responsabilités de chacune de ces fonctions évoluent. Ainsi on a pu voir récemment des exemples comme la mise en place de partenariats avec la direction générale, la direction financière et d’autres services internes, mais aussi la recherche de sources locales, durables et éthiques, ou encore la collaboration avec les fournisseurs pour créer de nouveaux produits et services, le tout en cherchant à optimiser les coûts pour l’entreprise.

Le défi du partenariat de processus
Tout ce qui concerne la gestion des dépenses (le processus Source-to-Pay de bout en bout) évolue. Le marché continue de croître, les attentes des personnes impliquées dans le processus sont plus élevées. Sans surprise, la mission des gestionnaires achats se complexifie à chaque nouvelle commande. Les achats sont de moins en moins considérés comme une simple série de transactions d'offre et de demande. Le processus lui-même constitue en réalité un avantage stratégique et un catalyseur de croissance pour les entreprises.

Heureusement, la technologie évolue au rythme des changements mondiaux. S’il existe une multitude de systèmes disparates qui lient les processus spécifiques d'approvisionnement et de paiement, seuls quelques outils couvrent la gestion des dépenses de bout en bout. De nombreuses organisations disposent actuellement d’un patchwork de processus, de systèmes et de réseaux qui créent finalement des frictions entre la Finance et les Achats.

Établir un partenariat de bout en bout 
Le processus de gestion de la dépense couvre les fonctions d’achats, de réception et de comptabilité fournisseurs. Appliqué au seul domaine financier, il mettra l'accent sur les processus financiers. Appliqué aux achats, il sera axé sur le processus d’approvisionnement. Que faut-il donc faire pour mettre en place un processus véritablement intégré et transformé ? 
  1. Approche fonctionnelle : Certaines entreprises ont mis en place des stratégies de gestion de la dépense qui relèvent fonctionnellement du directeur financier ou du directeur achats. Cette organisation peut fonctionner à condition que des mesures et des objectifs communs soient établis.
  2. La virtualisation : Certaines organisations ont mis en œuvre une stratégie « virtuelle » dans laquelle les relations hiérarchiques n'ont pas d'importance, mais les comportements sont régis par un ensemble commun de résultats et d’indicateurs de performance ainsi que des responsabilités bien définies.
  3. Les contrôles internes : La plupart des organisations établissent des contrôles internes pour le processus de bout en bout parce qu'elles se rendent compte que les contrôles ne sont pas efficaces dans une approche en silo. Le concept du Spend Management garantit que les dépendances et les interdépendances sont définies et comprises car elles ont un impact considérable sur l'efficacité et le contrôle des opérations.
  4. La digitalisation du processus Source-to-Pay : Souvent, le pilotage des dépenses résulte tout naturellement d'un projet de transformation digitale. Pour mettre en œuvre un processus de transformation, les équipes finance et achats s’alignent pour définir et déployer la solution. De nombreuses solutions d’automatisation actuelles apportent un nouvel éclairage sur les données et leur analyse.
Réussir sa transformation 
Dans notre monde actuel hyperconnecté, les entreprises ont besoin de l'avantage concurrentiel apporté par les technologies numériques. La majorité des entreprises a encore tendance à digitaliser « à la carte », c'est-à-dire un réseau par-ci, un ERP ou un système comptable par-là, ce qui se traduit par un patchwork de processus. La transformation numérique nécessitera une action plus agressive – encouragée par la collaboration achats-finance – pour se concentrer sur l'identification et la résolution des failles dans le processus et sur la construction d’un partenariat solide.

Il existe également des failles dans le traitement des paiements. Une étude Goldman Sachs a établi que toute nouvelle transaction nécessite une douzaine d'étapes administratives, ce qui pousse 65 % des directeurs financiers à considérer le traitement de la comptabilité fournisseurs comme une activité coûteuse et laborieuse. C'est ce qui incite à la création de centres de services partagés ou à l’externalisation de la comptabilité fournisseurs. De plus, certains systèmes automatisent les processus de commande et de paiement, mais pas la facturation. Dans d’autres cas, le processus de paiement transite par l’ERP, indépendamment à la fois des bons de commande et des factures.

La digitalisation de la gestion des dépenses permet de réduire le risque de traiter des factures en double, de payer un montant erroné ou de payer une facture au mauvais fournisseur car les données sont partagées lors du processus de facturation et de demande d’achat. L’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs réduit les risques financiers éventuels pour l'entreprise car les factures sont payées à temps, ce qui a une incidence sur la comptabilité générale.

Connecter l’acheteur et le fournisseur grâce à des technologies qui transforment un bon de commande en facture permet à l’acheteur d'envoyer un bon de commande par voie électronique à un fournisseur, puis au vendeur de convertir le bon de commande en une facture électronique. Le vendeur peut alors renvoyer immédiatement la facture au service comptabilité. Ce processus clarifie la responsabilité et donne une meilleure visibilité sur les données fournisseurs pour une prise de décision précise et rapide.

En résumé
La complexité générée par des solutions disparates et cloisonnées a un double impact sur la gestion de la dépense :
  • Il y a un manque d'intégrité des données.
  • Les processus peuvent être trop complexes et redondants.
Des systèmes et des services désolidarisés créent un environnement chaotique où il est impossible pour les acheteurs et les fournisseurs de disposer rapidement de rapports et d’analyses précis. Les entreprises peuvent réduire cette complexité en tenant compte des recommandations ci-dessus et en intégrant l’importance d’un partenariat entre la Finance et les Achats, essentiel pour la réussite de l’entreprise.