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Les étapes clés de l’automatisation du traitement des factures

Qu’est-ce que l'automatisation du traitement des factures ? Où commence-t-elle et où finit-elle ? Quelles sont les étapes du processus à automatiser ?
 
Le concept de base est simple : il s'agit de traiter toutes les factures de manière standard, sous format électronique, ce qui permet de traiter un maximum de factures de bout en bout sans intervention humaine ou presque et de rendre la communication nécessaire à la gestion des exceptions aussi rapide et claire que possible.

Les principales étapes de l'automatisation du traitement des factures :

Numérisation et enregistrement des factures
La première étape consiste à transformer toutes les factures reçues en documents électroniques standard qui seront utilisés tout au long du processus de traitement des factures. Si nécessaire, les factures papier peuvent être saisies manuellement, mais ce processus peut être simplifié grâce à la numérisation OCR qui est facilement accessible. Les factures électroniques provenant de réseaux commerciaux, de portails fournisseurs et d'autres solutions doivent elles-aussi être converties en format standard.

A fil du temps, différentes méthodes de numérisation des factures peuvent être utilisées pour réduire le volume des factures saisies manuellement. Contrairement à une idée fréquemment reçue, il est important de noter que la seule numérisation des factures génère nettement moins d’économies que l’optimisation complète du processus de traitement des factures une fois qu’elles ont été numérisées. La numérisation et la facture électronique ne sont que des étapes préparatoires et ne contribuent guère, à elles seules, à réduire les coûts. Les véritables opportunités d’économies résident dans l'automatisation des étapes suivantes.

Validation et codification des factures
Un traitement manuel des factures lors de cette étape peut être très chronophage et mobiliser beaucoup de ressources. En outre, des erreurs fréquentes peuvent fausser les informations financières et d’achats. Grâce à l’automatisation de ce processus, le logiciel utilise les informations de la facture telles que l'ID du fournisseur, le numéro de commande, le numéro de contrat, les codes article, etc. pour déterminer automatiquement les catégories d'achat et les comptes correspondants dans la comptabilité générale. Les solutions intelligentes peuvent même « apprendre » à coder les factures afin de réduire le nombre d'interactions humaines nécessaires. Par exemple, l’outil peut à partir des numéros de téléphone d'une facture télécom complexe déterminer quel service doit être facturé. L’automatisation de cette étape permet également de repérer les doublons de factures évidents et moins évidents. 

Là encore, le traitement manuel des factures peut être complexe et cette étape peut être « sautée » lorsque la Comptabilité fournisseurs est pressée par le temps ou n'a pas accès aux bonnes informations. En automatisant cette étape, les factures avec bons de commande sont comparées électroniquement aux bons de commandes et réceptions dans votre système achats, tandis que les factures sans bon de commande sont rapprochées des contrats. Les factures valides sont automatiquement validées pour paiement.

Certains détails des factures comme les frais de transport et les taxes peuvent rendre la tâche plus difficile, mais un bon système apportera la solution et permettra de définir des écarts tolérés par l'utilisateur qui permettront d'approuver automatiquement un nombre important de factures valables.

Résolution des écarts et approbation
Il y aura toujours des factures nécessitant une approbation spécifique. Même avec un rapprochement automatisé, certaines factures feront l’objet d’une vérification particulière, d’un litige éventuel avec un fournisseur avant ajustement ou approbation.

La clé lors de cette étape est le workflow. Un processus automatisé permettra à la Comptabilité fournisseur de faire suivre rapidement les factures aux bonnes personnes par email, parfois même de manière totalement automatique. La facture et toutes les informations associées sont instantanément disponibles pour le gestionnaire. Les approbations simples sont généralement validées en un seul clic. L'ensemble du processus prend généralement quelques minutes ou quelques heures tout au plus, plutôt que des jours ou des semaines.

Autorisation de paiement
Une fois que les factures sont bonnes à payer, elles sont transmises directement au système financier pour le calendrier de paiement sur la base des facteurs habituels tels que la date d'échéance et la date d'escompte. Les factures arrivent à ce stade bien plus tôt qu’avec un traitement manuel. Les politiques de gestion de trésorerie peuvent être mises en place et des économies peuvent être générées grâce à des escomptes. De plus, cela permet d’éviter le risque d’erreur induit par une re-saisie.

Communication avec les fournisseurs
En automatisant vos processus, vos fournisseurs peuvent consulter le statut des factures en libre-service via un portail sécurisé. Non seulement cela réduit la charge de travail de la comptabilité fournisseurs mais cela rassure également les fournisseurs qui sont alors plus disposés à proposer des escomptes. Associé à cela le temps que vous faites gagner à vos fournisseurs en évitant les retards de paiement, vous avez toutes les cartes en main pour vos négociations futures avec les fournisseurs.

Il ne faut pas sous-estimer l’importance de bonnes relations avec vos fournisseurs.

Rapports et analyses
Enfin, l’automatisation du processus de traitement des factures permet de réaliser toutes sortes de rapports et d'analyses, ce qui est impossible lorsque les factures sont traitées manuellement. Les factures sont saisies, validées et codées électroniquement. Les gestionnaires financiers ont une meilleure visibilité des besoins de trésorerie à court terme, ce qui permet de mieux gérer le fonds de roulement. Les Achats disposent de meilleures informations pour l'analyse des dépenses, la négociation des contrats et la gestion des relations fournisseurs.

Au-delà d’automatiser ces étapes du processus de traitement des factures, il est essentiel de veiller aux points suivants pour optimiser véritablement la gestion de factures :
  • Un système de classement flexible - Les enregistrements de factures et les informations associées telles que les documents scannés doivent être consultables et traitables tout au long de leur cycle de vie. La capacité à rechercher, organiser, trier et filtrer ces informations selon des critères spécifiques à votre organisation est la clé de la productivité.
  • Une architecture ouverte - Afin d'introduire un « moteur de traitement des factures » décrit ci-dessus sans qu'il soit nécessaire de remplacer les systèmes financiers et achat existants, la solution doit être conçue de manière à pouvoir accéder ou importer facilement les informations de vos systèmes en place.
  • Une interface utilisateur intuitive - Même si les rouages internes de l'automatisation de vos factures peuvent être assez sophistiqués, la solution doit être facile à appréhender et à utiliser par la Comptabilité fournisseurs et les autres utilisateurs. Par exemple, le rapprochement à trois voies peut nécessiter 20 à 30 tests différents. La solution doit faciliter la résolution des écarts et permettre de prendre les mesures appropriées en un ou deux clics seulement. La conception d'une interface utilisateur intuitive est primordiale pour l’adoption de la solution par les utilisateurs.
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