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Le processus « Procure-to-Pay »

Le secret d’un système P2P automatisé, efficace et flexible

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Qu’est-ce que le Purchase-to-Pay ?

Le Purchase-to-Pay est un ensemble de processus qui couvre le cycle d’achat de bout en bout, de la demande initiale d’achat jusqu’à la facturation et au paiement des biens et services reçus. En optimisant ces processus, vous pourrez atteindre vos objectifs de transformation numérique.
 
Les solutions logicielles qui gèrent ce type de processus sont appelées « Purchase-to-Pay » ou « Procure-to-Pay » (P2P).
 
Les solutions P2P couvrent plusieurs processus :
  • Achats de biens et services – De la demande d’achat à la réception en passant par l’approbation et la commande. Elles permettent d’éliminer les achats non autorisés et de garantir le contrôle de la dépense.
  • Ressources externes – Accès rapide aux informations concernant l’embauche de votre personnel temporaire.
  • Gestion des budgets - Un aperçu en temps réel des budgets avec des tableaux de bord et des rapports clairs pour un contrôle budgétaire complet.
  • Factures fournisseurs - Enregistrement, validation, rapprochement et approbation de paiement automatisés pour les factures avec ou sans bon de commande.
Grâce à l'intégration de ces composants dans un logiciel P2P unique, l'ensemble du processus devient automatisé, collaboratif et rationalisé. Il assure une piste d'audit complète et enregistre l'historique des achats pour une analyse ultérieure des dépenses.

Les bonnes pratiques Purchase-to-Pay (P2P)

Le P2P fait le lien entre la Finance, les Achats et les opérationnels, et apporte de la valeur dans tous les domaines. Lorsque nous examinons l'impact du P2P dans chaque domaine, il est clair qu'il s'agit de la pièce maîtresse de votre stratégie de pilotage des dépenses :


 

Comment parvenir à un processus P2P automatisé, efficace et flexible

Une bonne solution P2P est basée sur l'automatisation : un système électronique permet aux employés de toute l'entreprise de parcourir en ligne les sources d'approvisionnement telles que les catalogues et les sites web pour trouver, puis demander ou acheter, l'article ou le service dont ils ont besoin auprès d'un fournisseur agréé.

La demande d'achat sera comparée aux règles de l'entreprise en fonction de la personne qui fait la demande, du coût, de la catégorie de dépenses et d'autres critères. Pour l’approbation, la demande sera acheminée électroniquement au bon gestionnaire. Des bons de commande seront automatiquement générés pour les demandes approuvées. Lorsque la facture arrive, elle sera comparée électroniquement à ce qui a été commandé et reçu, et aux conditions contractuelles applicables.






Les meilleures solutions P2P traitent la grande majorité des factures « de bout en bout », tout en lançant une résolution automatique basée sur les workflows pour toute exception. Une fois autorisées, les factures sont transmises à la Comptabilité fournisseurs pour paiement.

Découvrez comment Dura Vermeer parvient à piloter son cycle P2P grâce à l’automatisation de ses processus de facturation.
 
L’amélioration de vos processus P2P existants grâce à l’identification des possibilités d'économies au sein de votre organisation et en employant une approche modulaire de l'automatisation, vous permettra de concentrer vos efforts sur les domaines où le besoin est le plus immédiat.

Téléchargez ce guide pratique pour vous lancer dans l’optimisation de votre processus P2P. 
 
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