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Le pilotage des achats par la donnée, clé d’une planification efficace et de décisions pertinentes

Avec l'évolution des marchés, une gestion efficace de l'information est rapidement devenue indispensable à la maîtrise de la dépense et du résultat financier. De nombreuses entreprises s’appuient sur le pilotage des achats par la donnée – sourcing stratégique, réduction des coûts et maîtrise de la supply chain.

Pour maximiser le retour sur investissement (ROI), l’efficacité et la création de valeur durable pour votre organisation, votre équipe doit pouvoir accéder à une information complète. Par exemple, avoir accès aux données des activités d'achat et d'approvisionnement, de la transaction à l’analyse globale, vous donnera une visibilité complète de la dépense, quasiment en temps réel, et vous permettra de prendre des décisions plus pertinentes.

Associée à votre système ERP et/ou d'autres solutions métier, cette approche vous permettra de visualiser, d'analyser et de synthétiser des informations jusqu'alors fragmentées et cloisonnées.

L'intégration transparente avec des solutions financières/ERP comme Infor SunSystems, Unit4, Sage ou SAP (parmi beaucoup d'autres) renforce les processus "Source-to-Pay" et les encapsule plus profondément dans votre organisation : données fournisseurs consolidées, réponses plus rapides aux questions sur les factures fournisseurs et transformation de commandes achats en factures (PO-flip) contribuant à l’efficacité du traitement des factures. Toutes ces activités créent de nombreuses données qui, combinées, donnent une parfaite visibilité.

La qualité de votre activité dépend de la qualité de vos données. Il est donc essentiel de s'assurer qu’Achats et Finance classifient les données de la même manière. Par exemple, il est essentiel d'avoir accès à des informations détaillées sur les achats passés, présents et futurs. Les Directeurs achats s’appuient sur ces données pour renforcer et affiner la supply chain, ayant plus de visibilité et d’informations sur les organisations qui la composent. Un meilleur accès aux données permettra d'améliorer la stratégie, et ainsi de prévoir, de planifier et donc de mieux organiser. Bien que de nombreuses informations soient disponibles – sur la dépense, les transactions, les cycles de sourcing, les délais, etc. – ces données sont rarement intégrées. Les Achats ont une place privilégiée pour fournir à l’entreprise une vue d'ensemble de ses activités.

Dans l’environnement actuel, des données exploitables doivent être disponibles immédiatement, sans devoir attendre qu'elles soient extraites dans un rapport. C'est là que l'intelligence artificielle (IA) entre en jeu. Elle peut analyser la situation en matière de sourcing ou d'approvisionnement et ses résultats probables, ce qui permet de gagner du temps, d'améliorer la conformité et de réduire les risques.

Les outils de gestion classiques n'ont ni la couverture, ni la puissance de la nouvelle génération de solutions de gestion de la dépense. C'est pourquoi directeurs achats et dirigeants d’entreprises du monde entier peuvent dépasser la seule réduction des coûts et transformer les achats en un outil stratégique créateur de valeur réelle et durable.

Pour Gary Simon, directeur général du Modern Finance Forum et leader du Forum de la finance moderne sur LinkedIn, « Les données relatives aux achats (montants, livraisons, sources et substituts) doivent être planifiées en fonction des prévisions de ventes, parfois sur de très longues périodes suivant les secteurs d'activité. Pénuries et retards peuvent avoir un impact important sur la rentabilité et des décisions stratégiques. De plus en plus, la planification intégrée des activités (IBP), c'est-à-dire la fusion des données opérationnelles provenant, par exemple, des systèmes d'approvisionnement et de commandes clients avec les prévisions financières, est essentielle pour évaluer la qualité des prévisions à court terme et des scénarios de planification long terme ».
 
C’est souvent un objectif difficile à atteindre, les équipes projet de gestion des dépenses se heurtant à une série d'obstacles majeurs en matière de données :
  • Données disparates : Les données de la dépense sont généralement stockées dans une multitude de systèmes, qui ne communiquent pas toujours entre eux, feuilles de calcul Excel de la comptabilité fournisseurs et de la gestion financière, outils ERP, e-procurement et P-cards.
  • Non qualité : les données relatives aux dépenses sont souvent incohérentes en raison d'erreurs, de doublons, d’informations manquantes lors de la saisie ou d'une grande quantité de données catégorisées dans "divers". Ces données peuvent également être anciennes ou refléter différentes versions d’une même réalité.
  • Incohérence des informations produits : Les noms et les codes des fournisseurs, des produits et des services peuvent être enregistrés de manière incorrecte, ce qui ajoute de la confusion et limite le pouvoir de négociation avec les fournisseurs.
  • Analyse limitée : L'analyse de profils de dépenses multi-dimensionnels est difficile, les outils d’analyses généralistes étant peu pertinents.
Mais les meilleures solutions de pilotage de la dépense peuvent permettre de surmonter ces obstacles. Les outils modernes assurent la mise à disposition constante des bonnes informations, au bon moment, avec une vision complète des performances financières et opérationnelles de votre organisation. Ils peuvent agréger, nettoyer, valider, catégoriser et analyser chaque information produite par vos systèmes transactionnels. L'enrichissement des données fournisseurs peut également permettre d'ajouter des codes issus de normes standard, pour que produits et services soient correctement catégorisés. Vous disposez alors d’une vision limpide de vos dépenses. Chaque profil d’analyse vous montrera où renforcer le flux d’approvisionnement et assurer son adéquation aux besoins.

Dans un monde piloté par la donnée, les tâches complexes peuvent être traitées rapidement et efficacement par l’automatisation.

Découvrez comment la visibilité des dépenses, de la transaction à l'analyse globale, fait de Proactis un outil de soutien inestimable à la prise de décision stratégique et tactique.