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Gérer la relation fournisseurs en période de crise

Souvent, la gestion et le contrôle de la relation fournisseurs est à la charge de plusieurs personnes au sein de l’organisation.

Pourtant cela ne devrait pas être le cas, surtout en période de crise.

Les périodes difficiles nécessitent des mesures strictes de contrôle des coûts. Un premier réflexe peut consister à vouloir réduire les charges de personnel - cela semble correspondre à une économie immédiate. Mais vous serez bien plus efficace en réduisant les coûts là où il y a de réelles économies à faire, c’est-à-dire dans votre base de données fournisseurs.

De nombreuses entreprises cherchent actuellement à identifier de nouveaux fournisseurs. Pourtant beaucoup devraient commencer par consolider les relations déjà établies. La constitution d'une base de fournisseurs solide n'est peut-être pas votre priorité pour le moment, mais le maintien à jour de votre base doit l’être en tout cas.

Qui est en charge de la relation avec les fournisseurs ?
Demandez dans votre entreprise qui est en charge des relations fournisseurs et vous obtiendrez diverses réponses : les opérationnels qui interagissent directement avec les fournisseurs, le service juridique parce qu'il est responsable des contrats, les chargés de qualité parce qu'ils veillent à la conformité des produits et services des fournisseurs dans des secteurs critiques de l'entreprise, et même l'équipe commerciale parce que les fournisseurs peuvent apporter un service ou un produit complémentaire essentiel.

En réalité, tous ont une part de responsabilité à certaines étapes clés du cycle de vie de la relation fournisseurs. Il n'existe probablement pas de stratégie globale pour tirer parti de l’efficacité et des avantages financiers d'une gestion proactive des fournisseurs, mais un manque de visibilité peut devenir un frein pour l'entreprise.

Gérer les fournisseurs et automatiser la relation fournisseurs
L'absence de répertoire centralisé signifie qu’un même fournisseur peut être enregistré plusieurs fois, ou que les fournisseurs ne disposent pas d’un portail fournisseur qui leur permet de gérer la facturation ou le suivi. L'entreprise réagit après coup plutôt que de gérer les fournisseurs de manière proactive. Non seulement cela augmente le coût de chaque étape d'approvisionnement, mais cela met en péril toute l’organisation.

La mise en place d'un système automatisé de gestion des fournisseurs dans l'ensemble de l’entreprise afin d’optimiser la gestion des données et de bénéficier des avantages de coûts et d'efficacité d'une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs peut s’avérer déterminante.

Le classement automatisé des fournisseurs et des biens et services permet à chacun de trouver ce dont il a besoin, à partir des contrats établis par catégorie. L'automatisation évite d’avoir à mettre à jour manuellement un répertoire fournisseurs, et par conséquent d’en éliminer les coûts de gestion. Le service comptable s’épargne une “chasse au papier” fastidieuse pour se concentrer sur la facturation et les encaissements.

Une gestion efficace de la relation fournisseurs apporte une multitude d'avantages :

Pour le dirigeant de l’entreprise :
  • Meilleure rentabilité grâce à la réduction des coûts.
  • Avantage concurrentiel grâce à une chaîne d'approvisionnement plus solide.
  • Réduction du risque.
Pour la Finance :
  • Réduction du coût d’achat des biens et services.
  • Réduction des coûts opérationnels à la comptabilité fournisseurs, aux Achats et dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Meilleure gestion de la trésorerie.
Pour les Achats :
  • Renforcement des relations avec les fournisseurs.
  • Plus de valeur ajoutée, réduction du risque.
  • Plus de temps pour les activités de sourcing stratégique et de développement des fournisseurs.
Collaborez avec vos fournisseurs et innovez en matière de réduction des coûts
Examinez la structure des coûts et envisagez avec vos fournisseurs de nouvelles manières de les réduire. Evaluez les différentes options de paiement et les différentes manières de gérer les stocks. Ne vous contentez pas du statu quo. La période actuelle exige des approches nouvelles. Vous pourriez même bénéficier de conditions de paiement anticipées de la part de vos fournisseurs, ou accélérer le paiement de vos fournisseurs.

En payant à temps, ou en disposant d'un système de paiement anticipé des factures qui simplifie la comptabilité fournisseurs, vos fournisseurs peuvent être plus enclins à vous accorder des remises et des conditions avantageuses.

Même si cela semble encore lointain et incertain, nous reviendrons à une activité normale, mais peut-être avec des pénuries. Cela signifie que certains fournisseurs devront très probablement choisir qui ils approvisionneront en priorité. Il est utile de garder cela en mémoire et de bâtir des relations solides au cas où la situation se complique. Faites de votre entreprise un partenaire privilégié.

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