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Générer des économies grâce à la collaboration Achat-Finance : les 4 étapes clés

Mieux comprendre et exploiter le rôle des achats dans le pilotage de la dépense.

La Finance a généralement pour mission de maîtriser les coûts tout en consolidant l’organisation. Pour y arriver, vous avez peut-être décidé d’automatiser le traitement des factures fournisseurs. Comme la plupart des responsables financiers aujourd’hui, vous êtes sans doute très attentif à la gestion et au suivi des dépenses.

Contrôler et garder de la visibilité sur votre processus de la demande d’achat au paiement (Purchase-to-Pay ou encore P2P) constitue un grand pas vers la maîtrise de la dépense, incluant une meilleure gestion des budgets et la conformité avec les politiques achat de l’entreprise.

Mais le bénéfice majeur à retirer d’un pilotage efficace de la dépense est la possibilité de réduire concrètement le coût des biens et services achetés par l’entreprise en augmentant le volume de dépenses sous contrôle grâce aux achats sur contrat et auprès de fournisseurs référencés.

Les quatre étapes décrites ci-dessous peuvent être mise en place en quelques mois et vous permettront d’obtenir des gains rapides significatifs :
 
1. Mettre en place un répertoire centralisé des fournisseurs :
En utilisant une solution de gestion des achats pour créer un répertoire centralisé des fournisseurs - et les processus pour le tenir à jour – vous disposez d’une base d’information qui vous permet d’améliorer tout l’approvisionnement. Non seulement, vous disposez d’une vue unique sur vos fournisseurs – comme c’est déjà sans doute le cas pour vos clients – mais une tel répertoire électronique centralisé vous permet également de :
  • Réduire le temps consacré aux mises à jour.
  • Améliorer la productivité des Achats et de la Comptabilité fournisseurs.
  • Catégoriser la base fournisseurs pour une meilleure analyse des dépenses.
  • Améliorer l'efficacité des systèmes financiers existants grâce aux données fournisseurs.
  • Préparer le terrain pour la gestion des données en libre-service par les fournisseurs.
2. Améliorer le processus de revue des contrats et de qualification des fournisseurs :
Les processus de qualification des fournisseurs et de revue des contrats sont essentiels pour maintenir une base fournisseurs solide tout en réduisant les risques. Mais cela peut s’avérer chronophage. Une solution de gestion des achats efficace optimise les processus pour :
  • Identifier les risques fournisseurs afin de pouvoir les éliminer.
  • Réduire les risques et les coûts associés par la suite.
  • Améliorer la productivité des Achats en automatisant l’évaluation de la performance fournisseurs, ainsi que le processus de revue des contrats.
3. Rationnaliser la base fournisseurs et établir des contrats-cadre :
Une fois que le répertoire fournisseurs est créé, que les fournisseurs sont classés par catégorie pour pouvoir analyser efficacement les dépenses et les risques, et qu’il existe un processus de revue et d’évaluation fournisseurs, vous pouvez vous attaquer à ce qui sera probablement votre principal « quick win » : la rationalisation des fournisseurs.

Combien de fournisseurs avez-vous dans votre base fournisseurs ? Êtes-vous en mesure d’identifier le nombre de fournisseurs par catégories ? Pour la plupart des catégories, un nombre trop élevé de fournisseurs peut signifier que vous diluez votre capacité d’achat et perdez l’effet volume dont vous pouvez bénéficier à l’échelle de l’entreprise en groupant vos commandes auprès d’un nombre plus restreint de fournisseurs. Pour les catégories critiques, un nombre insuffisant peut au contraire signifier un risque élevé.

En utilisant les informations de votre répertoire fournisseurs ainsi que l’historique des dépenses et d’autres données provenant de votre outil comptable, un projet de rationalisation de la base fournisseurs vous permettra de :
  • Réduire le coût global d’achat des biens et services en négociant des tarifs plus avantageux et une meilleure qualité de service, en regroupant vos achats auprès d’un seul ou de quelques bons fournisseurs par catégorie.
  • Mettre en place des contrats cadre avec des fournisseurs privilégiés.
  • Limiter le risque pour les catégories où c’est nécessaire en évitant d’être dépendant d’un seul fournisseur.
4. Déployer un portail fournisseurs
L’un des meilleurs outils pour réduire les dépenses administratives à court et à long terme est de déployer un portail fournisseurs. Grâce à un portail en ligne sécurisé, vous pouvez considérablement améliorer vos échanges avec les fournisseurs :
  • Faciliter l’engagement fournisseurs en permettant aux potentiels fournisseurs d’être référencés en répondant directement aux questionnaires en ligne.
  • Simplifier l’intégration et l’on-boarding des fournisseurs en leur permettant de saisir ou de charger eux-mêmes les informations relatives à leur profil et leur catalogue.
  • Accélérer le sourcing en permettant aux fournisseurs de consulter et de télécharger les appels d’offres en cours, de répondre directement en ligne et de consulter le statut d’attribution des marchés.
  • Réduire la charge de travail de la Comptabilité fournisseurs en permettant aux fournisseurs d’accéder directement à leurs informations comptables.
  • Réduire la charge de travail des Achats en permettant aux fournisseurs de mettre à jour eux-mêmes leurs profils et leurs catalogues.
Certains de ces « quick wins » s’appliquent sans doute à votre organisation. Si vous les avez déjà bien en main, vos meilleures opportunités d’économies dépendent peut-être d’une meilleure gestion des contrats ou de l’optimisation de vos processus d’approvisionnement. Une solution de gestion des achats efficace vous permettra d’identifier les prochaines possibilités d’optimisation et de mettre en place l’approche intégrée qui conviendra le mieux à votre organisation.

Pour aller plus loin, découvrez les 5 questions clés que les DAF doivent aborder avec la direction des achats pour mieux comprendre et exploiter le rôle des Achats dans le pilotage des dépenses.