Laissez vos employés gérer leurs achats

Nous avons vu récemment que les outils d’automatisation de la comptabilité fournisseurs permettent de recevoir, traiter et payer les factures, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez ce qui est particulièrement important dans la situation actuelle.

Une fois que l’entreprise a mis en place ces solutions de gestion des commandes et factures fournisseurs pour s’assurer du bon déroulement des opérations d’achat, de validation et de rapprochement automatique des commandes et des factures, l’étape suivante consiste à donner aux employés un accès facile aux informations (catalogues, contrats et/ou sites fournisseurs) pour qu’ils puissent acheter les biens et services auprès de fournisseurs recommandés.

Donner aux employés la possibilité de rechercher et de sélectionner facilement les produits ou services dont ils ont besoin permet d’optimiser les procédures d’achats et d'augmenter le volume des dépenses sur contrat, tout en réduisant les achats dissidents.

Dans de nombreuses entreprises, les informations fournisseurs sont insuffisantes et les employés se retrouvent à devoir effectuer des achats en dehors du système en place. C’est d’autant plus vrai lorsqu’ils travaillent à distance. Et cela anéantit tout le travail des Achats d’identification des fournisseurs et de négociation des accords. En période de crise, les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses. L’une des premières étapes consiste à éviter la saisie manuelle et les coûts de gestion supplémentaires.
 
Le coût des achats dissidents ou effectués auprès de fournisseurs non référencés est généralement significatif et de nombreuses opportunités d’économies se perdent lorsque les achats se font hors contrat ou sont éparpillés sur de multiples fournisseurs. Le risque est également important que de nombreux achats soient effectués auprès de fournisseurs non qualifiés, ce qui accroit le risque de non-livraison, de non-conformité ou même de fraude.

Un outil de spend management améliore le pilotage de la dépense et facilite les achats sur contrat. Il permet aux employés d’accéder facilement à l’ensemble des catalogues fournisseurs validés et de trouver rapidement ce dont ils ont besoin pour maintenir l’activité.

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