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Des mesures essentielles pour les achats stratégiques

Comment rendre votre organisation plus performante ? Il n'y a pas de solution miracle, mais en impliquant les personnes clés, vous pouvez transformer la façon dont vous achetez et payez vos biens et services.

Des gains hors de portée
Une enquête Proactis menée auprès de décideurs de diverses organisations a mis en lumière une statistique intéressante : Près d'un tiers estime qu’améliorer les capacités d'analyse leur offrirait les meilleures chances de générer des gains rapides et directs.

En d'autres termes, des gains rapides étaient possibles... mais hors de portée.

En plus des retours rapides, les décideurs étaient également conscients du fait qu’il y avait d'autres bénéfices à tirer : 77 % des personnes interrogées ont estimé qu'il y avait soit « d'importantes » soit « de nombreuses » possibilités d'amélioration de la gestion de leurs achats stratégiques.

Ce n'est pas une surprise. De nombreux professionnels de la Finance et des Achats ont bien conscience que des améliorations pourraient être apportées dans la recherche et la gestion de la relation fournisseurs ainsi que dans la gestion des contrats - mais ils manquent d'outils pour le démontrer et pour appliquer efficacement les changements clés.

Travailler dans le flou ?
Les achats stratégiques sont parfois complexes, en particulier lorsque des informations essentielles sont conservées en silos dans l'entreprise, dans des fichiers Excel et sous format papier.

Cela empêche de répondre aux questions de base : Combien dépensons-nous pour le produit A ? Lequel de nos fournisseurs offre le meilleur niveau de service ? Et quels sont les domaines les plus exposés aux risques et aux défaillances en matière de conformité ?

Ce n'est qu'en obtenant des réponses claires et fiables à des questions comme celles-ci que les organisations peuvent prendre des décisions mieux ciblées, renforcer leur agilité et réussir à l’ère du digital.

Une analyse plus approfondie montre un excédent de budget achats
L'analyse des achats de plus de 3 200 exercices a également révélé que les équipes achats constatent généralement un surplus d'environ 7 % de leur budget annuel, et que l'activité achats aboutit en moyenne à des contrats qui ne sont consommés qu’à 93 % du budget initial alloué. Plus d'un processus achat sur dix (13 %) ne consomment pas de contrat du tout. Cette étude indique qu’il existe un « excédent implicite » conséquent pour les équipes achats, qui sont de plus en plus sollicitées pour réduire les coûts mais aussi pour apporter de la valeur ajoutée stratégique à l’entreprise.

Les facteurs affectant la prise de décision diffèrent clairement d'une équipe à l'autre, mais la plupart peuvent être définis dans le cadre d’une stratégie d'entreprise cohérente. L’objectif principal est-il de préserver de la trésorerie ou existe-t-il des opportunités d'investissement dans l'entreprise ? Ce n'est là qu'un exemple, mais il montre à quel point les responsables Achats et Finance peuvent tirer bénéfice d'une collaboration plus étroite.

Partager les points de vue
L’étude Proactis a montré un fait surprenant : de nombreuses organisations manquent encore d’objectifs partagés par les directions fonctionnelles. Dans 46 % des entreprises, les directions financières ne collaborent pas avec les directions des achats.

Si les connaissances métier du Directeur Achats ne sont pas partagées avec l’expertise de contrôle de la dépense du Directeur Financier, les organisations n’ont pas de vision cohérente. Il y a un risque qu'elles perdent de vue l’objectif et répètent les mêmes erreurs dans le processus « Purchase-to-Pay » (P2P).

Toutefois, lorsque les directions financières travaillent en étroite collaboration avec leurs homologues achats, les politiques d’approvisionnement deviennent plus efficaces (et par conséquent améliorent considérablement le processus de contrôle des factures en aval), les négociations contractuelles acquièrent de la rigueur et le suivi des fournisseurs devient précis. Ces changements positifs impactent directement les résultats financiers.

Mettre en pratique les bonnes idées
Il est également essentiel que les directeurs financiers utilisent leur pouvoir d’influence pour obtenir un soutien global aux initiatives stratégiques des achats. Malheureusement, ce n’est le cas que pour moins d'un tiers (32 %) des entreprises, selon l'étude de Proactis.

Les directions financières en particulier doivent s’associer aux directions Achats pour choisir et promouvoir l’utilisation des bons systèmes qui mèneront à une analyse de la dépense efficace. Sans solutions et processus agiles disponibles en ligne, aucune des deux parties ne disposera des outils nécessaires pour identifier les axes d’amélioration et augmenter significativement les résultats. Un choix unilatéral de système amène souvent à l’échec de tous.

Néanmoins, dotés des bonnes solutions, la Finance et les Achats peuvent parvenir à automatiser les actions répétitives, éliminer les tâches redondantes, partager les informations clés et assurer la conformité à la politique de l’entreprise. Ils disposent alors des informations fiables dont ils ont besoin, ainsi que des outils nécessaires pour optimiser les processus P2P et les processus de la comptabilité fournisseur.

La collaboration est source de valeur
La collaboration étroite entre la Finance et les Achats à un niveau stratégique peut être l’étincelle dont naitra la performance : efficience accrue, vision cohérente et politiques efficaces. Une approche partagée de la politique d’achats stratégiques est clairement la voie à suivre.