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Roll Group parvient à maîtriser totalement ses dépenses grâce au traitement automatisé des factures

Executive overview

Profil

Secteur
Logistique

Nombre de factures entrantes
10 000 par an

Client depuis
2014

Opérations
Internationales

Objectifs

  • Fournir une solution pour le suivi des factures à travers toutes les filiales dans le monde.
  • Remplacer le traitement manuel d’un grand volume de factures papier.
  • Integration transparente du logiciel de comptabilité Twinfield.

Ce que Proactis a apporté

  • Proposition de piste d’audit complète.
  • Réduction des factures papier.
  • Allègement de la charge administrative de sorte que les salariés ont pu se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Bénéfices

  • Toutes les factures sont accessibles électroniquement ce qui élimine quasiment tout risque d’erreur.
  • Les factures peuvent êtes approuvées n’importe où dans le monde.
  • Les workflows automatisés ont permis d’augmenter à la fois l’efficacité et la conformité.
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Profil

Roll Group est un leader dans les solutions spécialisées de levage et de transport. Au sein du groupe, l’unité RollDock gère une flotte de bateaux ultra-modernes qui disposent d’installations de chargement et de déchargement uniques et assurent le déroulement de toutes sortes de transports de charges lourdes partout dans le monde. Roll-Lift propose des solutions innovantes et technologiquement avancées de technologies de levage, de transport et d’installation sur site. Le groupe opère partout dans le monde et dispose de filiales aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, aux Etats-Unis, à Singapour et en Australie.

Chaque année Roll Group reçoit environ 10 000 factures établies dans 30 monnaies différentes, qui sont ensuite traitées par le siège social aux Pays-Bas. Une croissance internationale rapide a rendu le traitement des factures plus difficile. Afin d’améliorer le contrôle, la transparence et l’efficacité, l’entreprise a cherché une solution sûre et scalable pour le traitement de ses factures. Les salariés devaient pouvoir y accéder de partout à n’importe quel moment. L’intégration du logiciel de comptabilité Twinfield était également un critère déterminant.

Objectifs

Roll Group voulait améliorer son Spend Management dans toute l’entreprise. C’est pour cette raison que l’entreprise a choisi une solution unique de traitement des factures et de gestion des approbations pour tous les services dans l’organisation. Le nouvel outil devait remplacer le traitement manuel d’une grande quantité de factures papier qui passait d’une personne à l’autre. En raison du manque de transparence de l’audit trail, il devenait plus difficile de savoir si une facture avait été autorisée ou pas par un responsable. Il arrivait que les factures soient égarées et échues au moment où elles refaisaient surface.

Le service financier n’avait pas de moyen efficace pour suivre le statut des factures de toutes les implantations mondiales ni de demander l’autorisation auprès du manager en charge. Roll Group voulait obtenir plus de contrôle sur ses dépenses et une vue d’ensemble claire de ses engagements financiers. L’entreprise espérait pouvoir atteindre cet objectif grâce à l’optimisation du traitement des factures et de la gestion des approbations.

Ce que Proactis a apporté

Grâce à la nouvelle solution, Roll Group dispose d’une seule plateforme qui permet de gérer la totalité du processus de traitement des factures, y compris la gestion des approbations. Les factures entrantes sont désormais numérisées grâce au module « scan & capture » et saisies dans l‘outil. Les autorisations sont rattachées au centre de coût et les factures directement envoyées au manager grâce aux flux d’approbation automatiques. Grâce à la parfaite intégration avec le système Purchase-to-Pay, les factures validées sont automatiquement transférées dans l’outil comptable.

Afin d’obtenir une vision claire des engagements financiers, Roll Group utilise également le module « Contract Management » pour l’enregistrement et le suivi des contrats longue durée (leasing). Le fait que les accords long-terme n’aient besoin d’être saisis qu’une seule fois tout au long du processus réduit la charge administrative et améliore l’efficacité.

Bénéfices

La nouvelle solution cloud permet un traitement des factures transparent et plus de contrôle au service financier. En quelques clics, il est désormais possible de consulter le statut d’une facture et de connaître les personnes en charge. Toutes les factures sont disponibles électroniquement ce qui exclut quasiment tout risque d’erreur. L’intégration des processus de validations dans des workflows automatiques améliore non seulement l’efficacité, mais aussi la conformité.

En fin de mois ou d’année, le service financier dispose d’une vision claire, complète et détaillée des dépenses, des factures entrantes et des demandes d’engagement. La charge de travail administrative et le temps passé au traitement des factures a considérablement réduit. Les factures peuvent désormais être scannées et soumises au responsable en 2 jours, cela va même souvent encore plus vite. Et comme l’outil est accessible en ligne, les factures peuvent être approuvées de n’importe où dans le monde.