La continuité des activités : le traitement de la comptabilité fournisseurs

En période trouble comme aujourd’hui, certaines entreprises sont mieux équipées que d’autres pour maintenir le déroulement de leurs opérations. Et si le “business as usual” semble parfois compliqué, il devient envisageable quand on dispose du bon niveau de planification et de support.

Nous avons vu récemment que dans le contexte actuel, une bonne gestion de sa chaîne d’approvisionnement et des risques qu’elle implique est absolument essentielle pour la santé financière et la performance de l’entreprise. Mais ce n’est pas tout. Les fournisseurs, déjà sous pression, ont besoin de procédures de paiement rapide, facile et sans interruption pour assurer la continuité de leurs services.

Ce phénomène est bien connu de nombreuses entreprises.

Ceux qui s’appuient sur des procédures manuelles de traitement de factures papier pour leur comptabilité fournisseurs doivent faire face à une problématique nouvelle : comment assurer la réception des factures ou la validation des commandes, comment obtenir les approbations nécessaires, comment payer les fournisseurs ? Voilà quelques-unes des questions qui se posent désormais. Dans le meilleur des cas, le travail devient fastidieux. Dans le pire des cas, les fournisseurs ne sont plus payés et c’est l’ensemble de la chaine d’approvisionnement qui se retrouve perturbé.

Un outil d’automatisation de la comptabilité fournisseurs signifie que vous pouvez recevoir, traiter et payer vos factures où que vous soyez. De tels outils d’automatisation de la comptabilité fournisseurs contribuent largement au plan de continuité d’activité : 
  • Traitez vos factures à tout moment, où que vous soyez : vous pouvez continuer de traiter vos factures, du moment que vous disposez d’une connexion internet.
  • Payez vos fournisseurs de manière sécurisée et dans les temps : vous contrôlez qui vous payez, comment vous les payez et à quelle échéance. Vous pouvez même bénéficier de conditions avantageuses pour paiement anticipé et établir une bonne relation avec vos fournisseurs.
  • Ne soyez pas dépendant du papier : toutes vos factures et documents associés sont saisis et enregistrés numériquement. Vous vous épargnez une charge importante de traitement de factures papier.
  • Bénéficiez d’informations en temps réel : vous disposez d’une visibilité en temps réel sur vos opérations financières et avez à disposition les informations clés nécessaires à la prise de décision.
  • Encouragez vos fournisseurs au paiement électronique : avec la solution adéquate, vos fournisseurs acceptent sans difficulté d’opter pour le paiement électronique. Cela signifie par ailleurs que les paiements peuvent se faire de n’importe où, de manière plus sécurisée, plus rapide et à moindre frais.
  • Collaborez – quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous pouvez traiter les écarts et demander les approbations de factures.
Si vous n’avez pas besoin d’automatiser votre comptabilité fournisseurs, vous aurez sans doute des difficultés à assurer votre plan de continuité d’activité. Les solutions de Spend Management comme Proactis sont là pour vous aider !

Contactez-nous pour en savoir plus
X