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Une approche par étape pour continuer ou adapter le traitement automatique des factures

Le contexte actuel contraint les entreprises et leur département Finance à s’adapter. Le temps ne s’arrête pas, les contraintes financières doivent être respectées et l’activité maintenue autant que possible. Maintenir et adapter ses opérations de comptabilité fournisseurs est essentiel.

Mais comment faire évoluer dans le climat actuel votre mode de fonctionnement pré-pandémie vers une gestion efficace des factures ? Bonne nouvelle ! Ce projet qui peut être mis en place à travers une série de petites étapes et peut être généralement réalisé sans changement majeur pour vos systèmes existants :

1. Analysez votre processus actuel
Identifiez comment les factures transitent dans votre entreprise. Par exemple qui les réceptionne ? Comment arrivent-elles au service comptabilité ? Comment sont-elles approuvées ? Quelle est la durée moyenne de prise en charge pour paiement ? L’objectif est d’identifier où se situent les goulots d’étranglement et les retards, et combien cela coûte. Cela vous permettra sans doute d’identifier comment améliorer vos procédures actuelles.

2. Harmonisez les règles d’entreprise chaque fois que c’est possible
Prenez le temps de définir les procédures pour le traitement des commandes et des factures sans commande – c’est-à-dire vérifier des doublons et les erreurs de calcul, les règles de rapprochement, les procédures pour la résolution d’écarts, les procédures de réclamation et de validation. Clarifiez au sein de votre organisation comment les factures doivent être traitées. Cela vous aidera à orienter vos processus actuels.

3. Automatisez
De nombreux outils peuvent être mis en place rapidement pour automatiser le traitement des factures. Mais vérifiez auparavant qu’ils répondent bien à vos exigences. L’utilisation d’un outil de gestion des factures vous permettra de réceptionner, traiter et payer vos factures où que vous soyez.

Vous devriez vous fixer comme objectif d’avoir une procédure de gestion des commandes unique et cohérente, indépendamment de tous les modes de saisie de facture initialement en place. Tous ceux dont la comptabilité fournisseurs repose sur des procédures papier et manuelles sont mis à rude épreuve. Pourtant, il est possible d’instaurerune gestion complètement automatisée des factures avec peu ou pas d’intervention manuelle.

Vous pouvez aussi commencer par vous appuyer sur les factures électroniques déjà disponibles en utilisant des options de scan, océrisation et saisie pour enregistrer vos factures électroniques. Si nécessaire, la mise en place peut se faire de manière progressive en mettant en place des factures électroniques avec vos clients les plus importants ou par le biais d’un business network. Ces méthodes vous aideront efficacement à passer plus efficacement vers un traitement automatisé des factures.

4. Donnez plus d’autonomie à vos fournisseurs et la possibilité d’accorder un rabais pour paiement anticipé 
Une fois que toutes les factures sont traitées électroniquement, il n’y a qu’un pas pour tenir vos fournisseurs informés du statut de leurs factures. Et maintenant que vous avez la possibilité de traiter vos factures plus rapidement, vous serez même en mesure de bénéficier des avantages supplémentaires proposés par vos fournisseurs en contrepartie d’un paiement rapide ou anticipé. Une fois que les procédures de traitement des factures sont maîtrisées, c’est une source non négligeable d’économies dans la durée et/ou un soutien important envers vos fournisseurs.

5. Capitalisez sur les informations pour mieux sourcer
Le traitement automatisé des factures aidera votre service achat à améliorer en quelques jours ses activités de sourcing. D’abord, grâce à la saisie électronique des paiements, les Achats disposeront d’informations d’analyse plus justes pour pouvoir consolider la base fournisseurs. Ensuite, si vos fournisseurs savent que vous payez à temps ou que vous disposez d'un mécanisme de paiement anticipé des factures, et que vous permettez à vos fournisseurs de gérer facilement leurs comptes clients, ils seront plus enclins à vous accorder des remises et des conditions préférentielles.

Chacune de ces étapes agit sur un périmètre bien défini et apporte des avantages supplémentaires. Des entreprises comme VolkerRail ont montré que les coûts directs et indirects générés par le traitement manuel des factures papier pouvaient être évités. Il existe des solutions de dématérialisation et d’automatisation de traitement des factures, accessibles et faciles à implémenter avec votre système financier. Les avantages vont au-delà de la réduction de coûts et vous permettent de bénéficier des avantages d’un pilotage précis de la dépense et de la mise à disposition des informations pour que votre entreprise reste compétitive.

Automatiser le traitement de vos factures vous permettra de maintenir l’activité de votre entreprise. Les solutions de Spend Management de Proactis peuvent vous aider!

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