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Best practice : Les 5 règles d'or pour concilier les enjeux de la Finance et des achats et faire des économies

Dans le contexte économique actuel, les organisations Achats et la Finance en entreprise sont plus que jamais sollicitées. Le cœur des préoccupations consiste à gagner en efficacité et de faire des économies. Concilier les enjeux des services achats et des directions financières devient source de profit. Pourtant, aligner les aspects stratégiques, financiers et opérationnels relève souvent du défi pour l’entreprise. C’est pourquoi nous détaillons ici 5 règles d’or qui permettent de générer réellement des gains d’efficacité

1-    Valider le besoin avant d’engager la dépense
Il est indispensable de définir précisément le besoin en amont et de vérifier l’adéquation avec la demande. Pensez à impliquer les différents acteurs de l’entreprise pour valider les aspects techniques, financiers et règlementaires avant d’engager la dépense. L’objectif est de faciliter la demande d’achat en mettant en place les bons circuits d’approbation, de permettre la transparence des demandes établies et de réduire ainsi considérablement les achats dissidents ou sauvages. Il faut ici faciliter les échanges et le travail d’équipe, canaliser l’information pour pouvoir l’analyser et mettre à disposition des modes opérationnels simples et ergonomiques pour engager une dépense sous contrôle.

2-    Segmenter les achats pour définir les priorités de négociations
Tous les besoins ne sont pas adressés de la même façon. En fonction de la complexité, de la nécessité d’organiser l’achat en projet ou encore selon le type d’interaction avec les fournisseurs, l’approche pourra être différente et il est important de savoir comment travailler dans chaque cas. Regrouper l’ensemble des informations dans un système central et ordonné permet d’avoir une vue instantanée sur ses fournisseurs et ses produits ou services, mais aussi sur la performance fournisseur

En facilitant l’accès à la recherche et la navigation, l’entreprise augmente les capacités de l’acheteur et de toutes les fonctions concernées par les achats et peut ainsi adapter les segmentations aux pratiques de négociations. C’est pourquoi nous parlons volontiers d’utilisateur augmenté

3-    Créer une relation gagnante avec les fournisseurs
La crise nous a démontré à quel point il est essentiel d’établir de bonnes relations avec ses fournisseurs. L’entreprise ne doit pas se limiter à la recherche de son propre profit mais veiller à mettre en place une collaboration gagnante en partageant de la donnée et en facilitant les échanges d’informations. La dématérialisation des factures pour automatiser le rapprochement commande-facture, le paiement anticipé des fournisseurs pour faciliter les flux de trésorerie et développer de nouvelles sources de revenus, des réflexions conjointes pour améliorer l’approvisionnement sont autant de pistes à exploiter.

4-    Digitaliser les processus e-procurement
Le besoin de digitalisation est aujourd’hui bien intégré par les entreprises, en particulier dans une période comme aujourd’hui où le télétravail prend une place plus importante. Fournir aux utilisateurs l’accès à des informations à jour, où qu’ils soient, sur différents supports et en toute sécurité, n’est plus seulement une option. 

Mais comme pour tout projet de digitalisation, il est essentiel d’avoir en amont une vision claire et précise de toutes les données pour avoir une bonne compréhension et projection de ce que l’outil pourra ou devra permettre de faire. Le travail pédagogique est important dès le lancement du projet pour initier les utilisateurs finaux, quels qu’ils soient, afin qu’ils y voient leur intérêt et non pas une contrainte.

Les gains générés par une solution web, disponible et sécurisée sont réels selon le périmètre et les caractéristiques de l’entreprise et toujours mesurables. Afin d’estimer les gains potentiels, vous pouvez réaliser une étude de rentabilité, qui vous aidera à mieux définir vos besoins et votre objectif. Nous estimons qu’il est généralement possible de gagner l’équivalent de 4% à 7% du montant total des achats en quelques mois

5-    Suivre l’activité et piloter la performance 
Cela semble évident, mais sans les bons rapports, tableaux de bord et indicateurs de performance, vous ne pourrez pas mesurer la performance des services achats et encore moins leur impact sur les résultats de l’entreprise. Ces informations clés sont autant d’aides permettant d’être réactif ou d’anticiper. Vous pourrez suivre en un regard et en temps réel le statut des budgets et le volume d’engagement grâce à un accès facilité à des données stratégiques, fiables et dans un emplacement unique.

Il devient alors possible d’améliorer des éléments essentiels comme la performance de chacun, le temps de traitement, les interactions et la capacité de prendre des décisions.

Il existe aujourd’hui des solutions complètes et standardisées qui couvrent l’ensemble du cycle de la dépense du sourcing jusqu’au paiement. Ces solutions, flexibles et modulables s’adaptent à toutes les entreprises quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour voir comment Proactis peut vous accompagner dans votre démarche d’amélioration des processus achats et finance.