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VolkerRail améliore le
pilotage de ses dépenses
et de ses fournisseurs, tout
en réduisant les coûts de
traitement des commandes

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Construction

Nombre d’employés
1 200

Client depuis
2014

Objectifs

  • Standardiser l’ensemble du processus de commande jusqu’au traitement des factures.
  • Obtenir plus de visibilité sur les engagements et les dépenses directes.    
  • Interfacer l’outil à l’ERP existant.

Ce que la solution apporte

  • Les employés peuvent commander auprès de fournisseurs présélectionnés.
  • Un tableau de bord clair fournit une vue d’ensemble des volumes d’achats.
  • Les commandes sont passées conformément aux directives et procédures d’entreprise grâce à un flux d’approbation automatisé.

Bénéfices

  • Réduction drastique de la charge administrative.
  • Réduction de 5 % sur les dépenses indirectes totales.
  • Le flux d’approvisionnement et de dépenses est entièrement automatisé permettant aux Achats d’appuyer leurs décisions sur des données chiffrées.
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Profil

De la maison passive à la construction de la plus grande écluse du monde, le groupe VolkerWessels gère l’ensemble de son activité en interne. Passé d’une entreprise familiale à un groupe de construction international, le groupe est aujourd’hui coté en bourse et emploie 16 000 personnes. Il est présent aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, en Amérique du Nord et en Allemagne.

L’organisation décentralisée a laissé la place à une grande autonomie au sein de VolkerWessels. Le groupe s’est développé en organisation composée de 120 sociétés d’exploitation locales qui agissent comme des entreprises indépendantes. Les entités VolkerWessels ont chacune leurs responsabilités en matière de résultat et de marché, tout en faisant partie d’un important réseau interne. VolkerRail appartient à la division Infrastructure Pays-Bas et est en charge de la gestion de l’infrastructure néerlandaise. Gérant à l’origine principalement des projets ferroviaires, désormais la société également en charge de projets d’écluses, de ponts et d’aéroports. Au total, l’entreprise emploie environ 1 200 personnes. 

Objectifs

Comme beaucoup d’acteurs du secteur de la construction et de l’infrastructure, VolkerRail avait besoin de réduire ses coûts et de mettre en place des processus plus efficaces. Depuis son entrée en bourse en 2017, le groupe avait besoin de plus de transparence et de synergie dans les achats. C’est Lucas ten Brinke, aujourd’hui directeur des achats chez VolkerRail et VolkerWessels Infra-ICT, Asset.Insight et coordonnateur du département achats, qui était en charge de cette mission, instaurant une nouvelle devise : « La transparence amène le contrôle. Le contrôle amène la sensibilisation aux coûts. Et la sensibilisation aux coûts permet de réaliser des économies ». Il a alors cherché à optimiser son processus d’achat. « Quand j’ai rejoint l’organisation, j’ai voulu effectuer une cartographie des dépenses. Mais nous ne savions ce que nous avions acheté qu’à la réception de la facture », déclare Ten Brinke. « Il n’y avait pas suffisamment de visibilité sur les étapes en amont : de la demande d’achat à la livraison en passant par la validation de la commande. » 

Il a donc fallu optimiser tout le processus. En harmonisant et en optimisant les procédures d’achats, l’entreprise a pu mieux contrôler le flux de commandes et les dépenses effectuées par les employés. La normalisation des différentes étapes a permis de mieux contrôler l’information et d’apporter plus de visibilité, notamment sur les engagements et les demandes d’achats. L’objectif était d’automatiser l’ensemble du processus de commandes du groupe jusqu’au traitement des factures et de passer toutes les commandes dans un seul outil. L’effort portait plus particulièrement sur les dépenses d’achats indirects, comme l’équipement de bureau ou les vêtements de protection pour les mécaniciens. Pour les achats de production, VolkerRail disposait déjà de systèmes ERP et voulait s’assurer que les commandes seraient validées dans le nouvel outil.

Ce que la solution apporte

Au terme du processus de sélection, Proactis est apparu comme la meilleure solution. Pour Ten Brinke : « La décision a été prise sur la base de notre expérience en tenant compte de notre situation spécifique et du fait que la plateforme pouvait se connecter à nos systèmes d’applications. La maturité de la solution nous a également inspiré confiance. Proactis est interfacé avec notre ERP et les employés de VolkerRail peuvent commander les produits et services spécifiques à chaque projet via ces deux outils. La validation des commandes devait passer par le système RH ce qui a rendu la mise en œuvre complexe, mais nous sommes actuellement très satisfaits de la solution. »

Grâce à la solution Proactis, les employés peuvent passer leurs commandes en ligne, à partir de n’importe quel appareil, sur tous les catalogues validés. Les commandes sont ensuite transmises aux fournisseurs sélectionnés. Il y a donc moins d’étapes dans le processus. En plus de simplifier la demande d’achats et de faire gagner du temps, l’entreprise économise sur ses coûts de gestion. Les flux d’approbation permettent de s’assurer que les achats sont effectués conformément aux politiques d’entreprise et évitent les achats sauvages. L’entreprise a une meilleure maîtrise de ses budgets ce qui mène à un meilleur pilotage des dépenses et plus de visibilité sur les engagements en cours. Cela contribue à une plus grande sensibilisation aux coûts dans l’entreprise.

Bénéfices

« Nous avons fait de grands progrès dans notre processus d’approvisionnement », explique Ten Brinke. « Notre département achats a été très remarqué dans le groupe et j’en suis très fier ». En un clic, le département achats peut savoir combien d’articles par catégorie d’achats ont été commandés – des matériaux de constructions aux chaussures de sécurité - et l’état des budgets. Il est possible de savoir quels employés se réfèrent aux accords fournisseurs. Pour Ten Brinke, « Si vous donnez de la visibilité, les employés joueront le jeu ».  

Ten Brinke estime que VolkerRail a déjà pu économiser au moins 5 % des dépenses indirectes totales et réduire considérablement la charge administrative. L’accompagnement de l’équipe projet a permis aux utilisateurs d’adopter rapidement le nouvel outil. « La solution fournit des informations de pilotage précieuses pour obtenir plus de visibilité sur les flux de dépenses et permet de valider la conformité avec les procédures d’achats et les contrats. »

Grâce aux tableaux de bord, les processus peuvent continuer à être optimisés et les Achats peuvent orienter les négociations avec les fournisseurs en fonction des besoins des employés. En conclusion, pour Ten Brinke : « Les Achats sont plus impliqués dans la négociation d’accords-cadres et dans la gestion des contrats et des fournisseurs. L’approvisionnement devient plus stratégique. Nous pouvons maintenant mieux discuter avec les fournisseurs de la façon dont ils peuvent nous apporter plus de valeur ajoutée dans des domaines tels que l’innovation, le développement durable et des technologies avancées. »